USO DEL FODA/DOFA/DAFO PARA IMPLEMENTAR EL PUNTO 4.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN - ISO 9001:2015, 45001, 14001
Quizá te ha pasado que quieres implementar un sistema de gestión ya sea de calidad seguridad o de medio ambiente basado en las Normas ISO y te topaste con la siguiente frase: "Contexto de la organización" y a lo mejor no sabes bien de qué es lo que se trata. Acá te vamos a explicar cómo debes trabajar este punto la Norma ISO para poder iniciar la implementación de tu sistema de gestión. Así que bueno... ¡Adelante!
En el punto 4.1 de la norma ISO nos menciona: “La organización debe determinar las
cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su
dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados
previstos de su sistema de gestión…”
Vamos a empezar primero con la definición de lo
que es el "Contexto" ¿A qué nos referimos? o ¿A qué se refiere la
norma cuando habla de "contexto"?
“Contexto”,
es el entorno de todo aquello que rodea la organización y también todo aquello
que está dentro de la organización.
Al hablar de "Organización" estamos hablando de la empresa, viene a ser la
empresa o el lugar donde tú quieres implementar este sistema de Gestión.
Cuando la norma nos dice: "Determinar", nos pide conocer ¿Cuáles
son los factores? y también ¿Qué es lo que se va a hacer? porque no se trata
solamente de identificar las cuestiones internas y externas, sino que más
adelante vas a tener que plantear una estrategia para tratar dichas cuestiones.
Para verlo de forma ilustrativa, vamos a ver el
siguiente gráfico:
Vamos a explicar este gráfico.
Por ejemplo, si tenemos la EMPRESA XXX (ya sabemos que al hablar de contexto estamos hablando de todo el entorno; todo aquello que rodea y también lo que está dentro de la empresa). Esta EMPRESA XXX tiene cuestiones internas que están dentro de su organización; y también tiene cuestiones externas que están al exterior de la empresa. Dentro de las cuestiones internas tenemos al as FORTALEZAS y las DEBILIDADES, y en las cuestiones externas tenemos a la OPORTUNIDADES Y AMENAZAS.
FODA O
DOFA PARA ABORDAR LAS CUESTIONES EXTERNAS E INTERNAS.
Vamos a explicar esta herramienta que nos va a
ayudar a abordar este punto en las Normas ISO. El FODA es una herramienta muy
importante, muy conocida a nivel mundial y que también es de gran utilidad para
abordar estos puntos. Recordemos que el FODA nos habla acerca de las FORTALEZAS,
OPORTUNIDADES, DEBILIDADES y AMENAZAS.
Volviendo al ejemplo mostrado anteriormente en el
gráfico (EMPRESA XXX) en las cuestiones internas tenemos FORTALEZAS, algo que
nos hace fuerte dentro de la empresa; y también tenemos OPORTUNIDADES que están
en el exterior, que están fuera de la empresa y que quizás no se han aprovechado.
También dentro de la empresa podemos tener las DEBILIDADES, las cosas que no
estamos haciendo bien; y en el exterior tenemos a las AMENAZAS es decir, todo
aquello que pueden afectar la estabilidad o desempeño de la empresa.
¿Cómo
hacer el FODA?
Antes que nada debemos comenzar por la
capacitación al personal, ellos son los que nos van a retroalimentar a nosotros,
porque una cosa es lo que nosotros podamos ver como implementadores (pero de
repente no tengo el tiempo suficiente en la empresa) desde nuestro punto de
vista y otra cosa es el punto de vista de la gran mayoría. La mayoría puede
identificar fortalezas, debilidades, amenazas muy distintas a las nuestras. Es por
eso necesario recopilar dichas informaciones, como ya mencionamos debemos capacitar
al personal en el uso y correcto llenado de esta herramienta porque muchos de
ellos no tienen la familiarización con esta herramienta; algunos quizás han
escuchado en sus estudios algo del FODA pero nunca lo han aplicado nunca lo han
desarrollado; entonces, es bueno primero comenzar por la capacitación.
Vamos a ver una guía de preguntas que más o menos
nos ayudarán a determinar las fortalezas y amenazas dentro de nuestra
organización. Esto se lo pueden pasar a manera de ejemplo a los trabajadores
para recopilar las informaciones.
Viendo la guía de ejemplo, respecto a las FORTALEZAS
hay unas preguntas que nos pueden ayudar a responder cuáles son las fortalezas;
por citar: ¿cuáles son las mayores virtudes de mi organización? Esta es una
pregunta que nos va a ayudar identificar alguna actividad en especial en la
cual somos muy buenos ¿Qué cosas estamos o hacemos muy bien, que otras organizaciones
no? de repente otras empresas o la competencia no hace lo mismo que nosotros
muy bien, o nosotros hacemos algún artículo en especial mucho mejor que la
competencia. La empresa ¿es fuerte en el mercado en el segmento que desempeña?…
¿por qué? Los valores de la empresa, la localización, el precio, la calidad
entre otros; esos pueden ser puntos fuertes dentro de la empresa. Y referente a
las DEBILIDADES también tenemos ciertos cuestionamientos; estas preguntas nos
van a ayudar a desarrollar un poco mejor la matriz FODA, o que el personal
dentro de la empresa pueda tener una mejor guía del propósito de esta
herramienta.
Otro de los factores internos que podemos usar y tomar
en cuenta son las encuestas; revisar las encuestas de satisfacción personal (si
es que se han realizado). También es conveniente ver los bienes, ¿con qué
bienes contamos? esos también vienen a ser factores internos que también pueden
ser FORTALEZAS; o las capacidades del personal, los procesos ¿con cuántos procesos
contamos? si tenemos los procesos establecidos o de repente faltan; entonces,
esos son factores internos que nos pueden ayudar a evaluar. Los factores
externos que son los datos del entorno, las tasas de interés, las leyes, ¿cómo
está actualmente la industria donde me desempeño? ¿Está sufriendo cambios o no?
esos son datos de la industria. También referente a la competencia y los
clientes ¿Quiénes son nuestros principales clientes? identificar también a
nuestros competidores para saber cuáles son las amenazas que tenemos en el
entorno externo.
La recomendación para este formato es que debería de tener área, pero principalmente debe de ser manejado de manera reservada; porque… por decir ¿Qué es lo que pasaría si en debilidades uno de los trabajadores empieza de repente a decir cosas a despotricar en contra de la empresa? de repente los gerentes o aquella persona que tenga acceso o que pueda tener acceso a esa información pueda tomarlo a mal y tome represalias. Entonces, esto sí debería ser tratado de manera reservada y solamente por el encargado de calidad o de la persona que lo está elaborando y también hacerles el recordatorio al personal de que es de manera anónima para que ellos también se sientan en confianza de hablar las cosas que tienen que hablar. Bueno, este es un formato que les puede ayudar.
Las respuestas brindadas por el personal se pasan a un archivo en excel donde se les asignará una valoración.
En la mayoría de implementaciones que he realizado
he separado la recopilación de la información. Por decir acá hay algunas respuestas
del personal, los trabajadores y de las gerencias.
Para poder escoger los principales de entre todos estos puntos se le da una valor; en este ejemplo se les pidió a los colaboradores que escojan y marquen con una "X" aquellos puntos que ellos consideran más importantes, 5 de cada factor de entre las respuestas. De acuerdo a eso se le dio una escala de valoración y aquellos que estaban pasando se tomaron en cuenta, puesto que tenían mayor escala de valoración y el resto como eran repetitivos o de repente no tenía mucha escala de valoración entonces se les retiraba.
Luego de haber hecho esta selección de factores,
debemos ordenarlos y quedamos con una tabla como la que se ve en la siguiente
imagen:
Este filtro nos va a ayudar a hacer el FODA cruzado y acá ya vamos a determinar cuáles van a ser las estrategias que nosotros vamos a implementar. Porque no se trata solamente de identificar o determinar las cuestiones internas y externas sino también ¿Qué es lo que vamos a hacer con ellas? ¿Cómo vamos a abordarlas? y eso se tratará más adelante en otro punto de la norma.
Como mencionamos líneas arriba, hacer el FODA
cruzado nos ayuda a tomar decisiones. Por decir, si tenemos la siguiente FORTALEZA:
"amplia experiencia en el sector" y tenemos de OPORTUNIDAD:
"posibilidades de ampliar la cartera de servicios". Como estrategia
¿qué podemos poner?... una estrategia sería: "participar en licitaciones
con un nuevos clientes".
Como tenemos amplia experiencia en el sector; podemos y también tenemos posibilidades de ampliar la cartera de clientes, entonces como una estrategia, "participar en licitaciones con nuevos clientes", sería una estrategia adecuada para poder abordar esta fortaleza y también aprovechar esta oportunidad. Esto varía dependiendo de cada organización, es por eso que debemos también saber tomar las decisiones. Tenemos que tomar o establecer estrategias que se van a cumplir, porque en algunas organizaciones se establecen estrategias que no las van a cumplir o que son muy complicadas para que las cumplan y si estás empezando un sistema de gestión lo principal es que no te establezcas metas muy inalcanzables; que sean un reto sí, pero no que sean extremadamente utópicas (por decirlo de otro modo) o imposibles de cumplirlas. Que sean un poco más realistas, que sí demanden el esfuerzo del personal para que también se comprometan en el sistema de gestión, pero que sean un poco reales al momento de cumplirlas.
Luego que tú ya has establecido cuáles son tus cuestiones
internas y externas puedes generar un documento o declararlo en un documento
como el que está acá, a manera de ejemplo y que he denominado contexto de la
organización:
Aparte del FODA también puedes utilizar otra herramienta que es el PESTEL pero eso ya es para otro blog porque sería más extenso. El PESTEL es también un poco más "externo"; más para las cuestiones externas al entorno de la empresa; pero si es que ya hiciste el FODA con eso queda cubierto lo que es la comprensión del organización y su contexto como primera parte. Entonces, bueno con esto ya sin más que agregar, me despido.
Saludos cordiales,
Gestor Calidad - SSOMA
