Norma ISO, Punto 7.1.6: Conocimientos de la organización
Hola a todos nuevamente. El día de hoy vamos a hablar acerca de este punto tan importante de la Norma ISO referente Conocimientos de la organización. Te dejo enlace del video subido a mi canal de YouTube donde explico de este tema para que también puedas acceder a él.
Veamos a
continuación qué es lo que nos menciona la Norma ISO en este punto:
"7.1.6
Conocimientos de la organización
La
organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de
sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.
Estos
conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea
necesario.
Cuando
se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe
considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a
los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas.
NOTA
1 Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la
organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se
utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.
NOTA
2 Los conocimientos de la organización pueden basarse en:
a)
fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos
con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de
éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los
resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios);
b)
fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de
conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos)"
Para
poder interpretar este punto de la norma debes primero preguntarte: ¿Qué
conocimientos son necesarios para la operación de tus procesos?... ¿Ya lo pensaste?,
muy bien. Pueden existir muchos requisitos. Solo por citar unos ejemplo, podría
tratarse de contratos, clausulas específicas de los contratos, reglamentación
legal, normas técnicas internacionales, documentos o procedimientos de trabajo
que debes cumplir por parte del cliente o terceros, etc.
Una
vez identificados estos conocimientos, debemos de mantenerlos. Con esto nos
estamos refiriendo a que debemos de guardarlos o almacenarlos adecuadamente, si
es que estamos tratando con algún documento físico y en el caso de ser algún
documento virtual, debemos de almacenarlos en una base de datos adecuada.
También
nos está diciendo que debemos ponerlos a disposición del personal para que los
integrantes de la organización puedan acceder a estos conocimientos,
consultarlos cuando sea necesario o tenerlos en cuenta para la ejecución de las
operaciones y procesos.
Aquí
debemos de tener en cuenta también la privacidad del tipo de documento con el
que estás tratando. Si estamos hablando de contratos ¿Quién debe o quién puede
tener acceso a dicho documento? No todos los miembros de una organización
deberían tener acceso a todos los documentos. Eso depende de la privacidad de
los mismos y es algo que también debemos saber evaluar e identificar en
conjunto con los integrantes de la organización; porque como entenderemos,
existen algunos documentos o conocimientos críticos para algunas organizaciones
que si se llegara a filtrar o perder algunos documentos de gran interés, podría
representar incluso muy perjudicial para la organización.
Por citar un ejemplo: COCA COLA tiene conocimientos adquiridos a través de toda su
existencia como organización; y uno de los secretos mejor guardados de esta
marca es la fórmula secreta. Hay personas que conocen y saben de esta formula,
pero no todos tienen acceso a ella. ¿Es un conocimiento bien guardado? SI.
Es
por ello también tan importante que cuidemos de dichos documentos. El ambiente
físico de almacenamiento y cuidado debe ser el adecuado y controlado de
posibles robos de información o copias de documentos críticos. En caso de
tratarse de una base de datos, esta debe ser lo suficientemente capaz, adecuada
y protegida de algún ataque virtual. La copias virtuales o Back-Up también deben
estar contempladas para prevenir pérdida de esta información.
En
otro de los párrafos de este punto de la norma, nos menciona acerca de las
necesidades y tendencias cambiantes. Recuerda que estos conocimientos van
cambiando con el tiempo. Normalmente nos son estáticos. Conforme al pasar del
tiempo van encontrándose nuevos conocimientos o estos conocimientos se
renuevan. No todos tan frecuentemente o tan rápidamente como algunos. Pero es
de conocimiento general que los contratos tienen nuevas clausulas o reemplazan
algunas de estas clausulas, los requisitos van cambiando, las normas legales se
reemplazan por otras actuales; lo mismo pasa con las normas técnicas
internacionales que cambian de versión, los procedimientos se actualizan, y
esto es algo que vas a tener que controlar muy frecuentemente en tu
organización.
Existen
algunas formas de implementar este punto de la norma, lo más práctico que
suelen hacer algunas organizaciones, es implementar una mini biblioteca física
o virtual con registros de documentos, accesos o permisos controlados.
Y
para la actualización de dichos conocimientos, algunas organizaciones tienen
suscripciones a boletines legales, contratan algún asesoramiento legal externo
o interno donde les alertan de nuevas normas pertinentes al sector al que
pertenece la organización, o revistas técnicas donde también les alertan de
alguna nueva norma técnica o la actualización de la misma.
Existen
dos notas adicionales que nos deja la Norma ISO en este punto, donde nos
explica que: al hablar de conocimientos, no solo se está refiriendo a los
conocimientos externos también se está refiriendo a los conocimientos
internos. Por ejemplo: si en tu organización se elaboró un procedimiento de
trabajo. Eso vendría a formar parte del conocimiento de la organización, lo
mismo si se realizó un flujograma, un Mapa de riesgos, etc. Todo eso también
viene a ser material intelectual perteneciente a la organización y los
integrantes deben poder acceder a este conocimiento cuando sea necesario, con
el fin de lograr los objetivos planteados dentro de nuestro sistema de gestión.
Entre estos conocimientos también deben estar las "Lecciones
aprendidas" de los distintos proyectos ejecutados, ya sean
"positivas" o "negativas", participaciones de conferencias
en las que se haya estado presente, material didáctico adquirido o brindado por
los clientes y/o proveedores, etc.
Quiero
agradecerte por llegar hasta esta parte del blog y recordarte que puedes
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Sin
más que agregar, me despido y será hasta el próximo video... Saludos.
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