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martes, 26 de abril de 2022

CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA | REQUISITO 7.5.2 DE LA NORMA ISO

INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Saludos a todos nuevamente, el día de hoy vamos a revisar el apartado 7.5.2 de la Norma ISO correspondiente a la Creación y Actualización de la Información Documentada. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Sin mucho preámbulo, vamos a ver lo que nos dice la Norma ISO:

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:

a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);

b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);

c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

Antes de explicar la lectura de esta parte de la Norma, déjame formularte las siguientes preguntas:

* La documentación que tienes en tu Sistema de Gestión ¿Está correctamente identificada? ¿Tiene título, fecha de creación o actualización, número de versión y vigencia del documento?

* La documentación mencionada ¿está correctamente aprobada? ¿Quién o quiénes son la personas que aprueban dicha documentación? ¿Quién puede crear los documentos de gestión? ¿Qué tipos de documentos puede crear cada integrante de la organización?

Para la implementación de este punto de la norma, este tipo de preguntas son las que se deben responder.

Lo más común que se genera en una organización para implementar este punto es "El Procedimiento de Creación y Actualización de documentos del Sistema de Gestión"

En este tipo de procedimiento se detalla la forma en la que se codificarán los documentos para ordenarlos, el encabezado que tendrá cada procedimiento, el pie de página y la estructura que debe cumplir por cada tipo de documento.

Es decir, si se trata de un Plan de Gestión, nos debería mencionar los apartados de dicho documento como: ALCANCE, OBJETIVO, RESPONSABLES, RECURSOS, ACTIVIDADES, PROGRAMA, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES, entre otros. Lo mismo si se trata de un Procedimiento de trabajo o estándar de trabajo. En este procedimiento se debe detallar los apartados con los que debe de contar. De esta forma se tendrá un estándar de creación y se también una misma idea al momento de crear procedimientos, planes instructivos, directivas, etc, y no se escapen puntos importantes al momento de la creación de los mismos.

Y también nos debería decir detalles como el tipo de formato de hoja, tipo de letra y tamaño de texto a utilizar. Esto último es principalmente como parte estética del documento porque se ve que en varias organizaciones se comete el error de tener documentos con un tipo de letra especial y en otros documentos se comete una variación y aunque te parezca irrelevante, le quita seriedad a la documentación ver un tipo de letra, título, color de página, tipo de encabezado distinto en cada uno de los documentos que la organización presenta. Incluso podrían tomarlo como una copia traída de otra organización. Es por ello necesario que te tomes el tiempo de definir estos detalles para poder ordenar y manejar de mejor manera la información documentada en tu organización.

Si quieres saber más acerca de este punto de la norma puedes acceder al Blog explicativo del apartado 7.5.1 de la Norma ISO correspondiente a "Generalidades" dándole click aquí; y también puedes ver el video explicativo en YouTube haciendo click en la siguiente imagen:

Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:

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lunes, 18 de abril de 2022

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA | 7.5.1 GENERALIDADES

El día de hoy vamos a tratar este sub apartado de la norma Iso correspondiente al manejo de la información documentada. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Como sabrás, una de las mejoras que se evidencian al momento de implementar un Sistema de Gestión (ya sea de 9001, 45001 o 14001) es el Orden de la documentación.

Pero... antes debemos comenzar por explicar ¿Qué es la información Documentada?

Según la Norma ISO 9000 en su versión 2015 nos dice que la información documentada: "Es esa información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene".

Vamos a ver un ejemplo: Supongamos que en nuestra organización hemos identificado un proceso crítico, de vital importancia para la organización, entonces hemos decidido plasmarlo en un procedimiento de trabajo o estándar escrito de trabajo.

Ese procedimiento es una información documentada, ¿porqué? te estarás preguntando... simplemente porque es un documento el cual debemos de controlar (con esto de controlar me refiero a aquellos documentos que debemos de guardar, almacenar, cambiar o actualizar cada vez que se requiera). Esta información debemos también de mantener y cuidar en un medio físico como el papel, disco duro, CD o cualquier otro medio virtual como en una base de datos o en una nube.

¿Cómo podemos decidir si queremos documentar un proceso?

Para estos casos podemos plantearnos la siguiente pregunta: ¿existe la posibilidad o probabilidad de que el proceso no se lleve a cabo como se planificó? Si la respuesta es "afirmativa", entonces deberíamos de dejarlo documentado para de esta manera evitar el riesgo de que se cometan errores o desviaciones en el cumplimiento del proceso.

Antes de avanzar con este apartado de la Norma, déjame plantearte las siguientes preguntas:

* ¿Cómo manejas la información documentada?

* ¿Quién puede crear los documentos correspondientes al sistema de gestión?

* ¿Cómo los ordenas?

* ¿Cómo los identificas?

* ¿Qué tanto de esta documentación se difunde correctamente?

* ¿Cómo lo difundes?

* ¿Cómo cuidas que la información difundida sea pertinente? o ¿Está vigente?

Ya lo pensaste un poco... Bueno, ahora vamos a revisar lo que nos dice la norma en este apartado:

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;

b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA: La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:

— el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;

— la complejidad de los procesos y sus interacciones; y

— la competencia de las personas.

Como verás, la norma nos está pidiendo que evidenciemos la documentación requerida tanto por la Norma ISO, como también la documentación que la organización crea pertinente al Sistema de Gestión. Y también nos menciona que la cantidad y el tipo de documentos considerados van a variar dependiendo del tamaño de la empresa y la actividad que realicemos.

Es lógico que una gran empresa debe de tener mayor cantidad de documentos necesarios para realizar sus actividades, ya sean procedimientos, flujogramas, requisitos legales, etc, etc. a diferencia de una pequeña, mediana o micro empresa. Esto debido principalmente a la diferencia en la cantidad de personal y áreas existentes en su organización.

Cuál es la recomendación en este punto?

Para implementar lo correspondiente a este apartado, se recomienda contar con los siguientes registros:

* Listado de documentos vigentes, también conocido como "Lista maestra de documentos internos". Que vendría a ser el listado de todos los documentos generados por la organización.

* Listado de registros vigentes, que viene a ser el control de todos los registros generados como producto de las inspecciones o auditorías al sistema de gestión.

* Y el Listado de documentación externa controlada, también conocida como "lista maestra de documentos externos".

A continuación te mostraré algunos ejemplos de los formatos mencionados que puedes utilizar para llevar el control correspondiente en este punto de la norma:

Acá se muestra el formato de "Lista maestra de documentos internos"

Luego tenemos el modelo de formato de "Listado de registros vigentes"

Y por último la "lista maestra de documentos externos"

Cabe mencionar que en este blog sólo estamos tratando lo correspondiente al apartado 7.5.1 correspondiente a Generalidades y en un próximo video hablaremos acerca del apartado 7.5.2 correspondiente a "Creación y actualización de la información Documentada"

Bueno, sin más que agregar me despido esperando que hayas entendido este apartado de la norma y conmigo será hasta un próximo blog... Saludos

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miércoles, 8 de diciembre de 2021

7.4 Comunicación | NORMA ISO punto 7.4

Norma ISO, Punto 7.4: Comunicación

Bienvenidos a una nueva página de Blog donde vamos a hablar del punto 7.4 correspondiente a Comunicación. Recuerda que también puedes ver la explicación de este tema en formato de video que he subido en mi canal de YouTube haciendo click en el siguiente enlace:

Vamos a revisar qué nos dice la Norma ISO EN este punto:

"La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan:

a) qué comunicar;

b) cuándo comunicar;

c) a quién comunicar;

d) cómo comunicar;

e) quién comunica".

En este punto de la norma nos está pidiendo principalmente que ordenemos nuestras comunicaciones.

Como podrás entender a menudo es difícil ordenar las comunicaciones dentro de una organización; y suele ser recurrente encontrar que en algunas organizaciones, donde no se tiene un sistema de comunicación ordenado; cometan el error de difundir todos los documentos sin identificar el tipo de documento que se quiere comunicar, ni las áreas a donde va dirigido, o el personal pertinente que debe tener acceso a dicha información.

En otros casos, se encuentra organizaciones donde se desconoce por completo qué tipo de documentación poseen. Incluso en algunas auditorías se encuentra que hay procedimientos operativos o manuales que se han actualizado por orden de niveles jerárquicos superiores; pero el personal operativo (el personal que realiza la tarea) no tiene conocimiento de dichos cambios en el procedimiento. Lo que evidencia claramente que este punto de la Norma no se está gestionando adecuadamente.

En este punto de la Norma, lo importante es saber qué documentos son necesarios compartir con todos los integrantes de la organización. Como sabes, en la mayoría de organizaciones se tiene niveles jerárquicos y no todos los documentos deben ser conocidos o deben estar al alcance de todos los integrantes. Ya anteriormente en el punto 7.1.6 hablamos de los conocimientos de la organización, y pusimos énfasis en identificar cuáles son aquellos documentos o información que debe ser compartida por todos los integrantes y cual de esta información debe ser conocida solo por el personal de la Alta dirección u otros niveles jerárquicos. Te dejo el enlace para que puedas revisar acerca de este material en caso no lo hayas visto hasta el momento:

https://gestorisos.blogspot.com/2021/11/716-conocimientos-de-la-organizacion.html

Para ello, primero debemos determinar quiénes son las partes pertinentes, o cual tipo de información es de carácter privado o de información abierta.

Vamos a citar un ejemplo:

La "Política del Sistema de Gestión". Este es un tipo de documento que debe: "...estar disponible para las partes interesadas pertinentes (...)" (ver Norma ISO 9001:2015, punto 5.2, inciso c). Ese es el requisito que nos pide la Norma ISO.

Así como este tipo de documento (la Política del Sistema de Gestión), existen otros documentos que deben estar disponibles para todos los integrantes y existen otros que solo estarán disponibles para algunos miembros de la organización.

Vamos a citar otro ejemplo, pero esta vez utilizaremos una matriz de comunicaciones que nos va a servir como base para poder ordenar los documentos que se van a comunicar en la organización.

Como puedes observar existen dos tipos de comunicaciones: COMUNICACIONES INTERNAS que son aquellas que se van a dar entre el personal que integra la organización y un segundo tipo de comunicación que es la COMUNICACIÓN EXTERNA, que viene a ser la comunicación que se da con las personas externas a la organización, pueden ser CLIENTES, GOBIERNO, ETC.

Al costado tenemos una columna que nos pide que coloquemos el tipo de documento que se va a comunicar, luego tendremos que indicar el responsable de comunicar dicho documento, en la siguiente columna la parte interesada a quien va dirigida dicha información, en la siguiente columna la frecuencia y luego se debe colocar una equis para marcar la forma en que se comunicará dicho documento y al final se coloca el tipo de registro que evidenciará el cumplimiento de esta comunicación.

Como verás hay algunos ejemplos que ya están colocados, algunos de forma interna y otros correspondientes a la comunicación externa de la organización.

Estos son solamente ejemplos, como sabrás cada organización tiene distintos responsables, en este ejemplo se puede ver que la Política es comunicada por el Jefe inmediato pero en otras organizaciones es comunicada por el área de RRHH o quizá por el encargado de calidad o Seguridad, en caso de que exista un encargado.

De igual forma se debe indicar la frecuencia. En este ejemplo se ha colocado de manera sencilla que esta política se va a comunicar de manera continua, pero también podrías colocar el periodo de tiempo si es que se trata de algún otro tipo de documento. Por decir, en algunas organizaciones hay documentos que son renovados anualmente, si ese fuera el caso en tu organización; entonces se debe colocar más específicamente el periodo para que no genere suspicacias. En este caso se ha colocado que la frecuencia de comunicación de la política será continua o cuando se generen cambios, porque también hay organizaciones que su Política de Calidad, Medio Ambiente o SST se mantiene a través del tiempo y no necesitan cambiarla, entonces no habría necesidad de colocar anualmente, pero su difusión sí debe ser de manera continua para que el personal no se olvide de lo mencionado en la Política de la empresa.

Los medios de comunicación van a variar de acuerdo a las herramientas de comunicación que tenga disponible la organización. Adicional a estos ejemplos que se han colocado, se podría considerar también el uso de alguna nube como el Dropbox, que también sirve en algunas organizaciones para compartir documentación. Si cuentan con INTRANET, también se puede incluir la INTRANET. Pero no olvides que también se debe proteger la información de posibles pérdidas de información sensible, o copias malintencionadas; eso es algo que también se debe evaluar para no infringir requisitos legales o ganarnos conflictos legales.

Y para la parte externa se han colocado algunos ejemplos solo a manera de ejemplo. Ojo no es que se deba realizar siempre así de esta manera. Este tipo de comunicaciones las debes evaluar y establecer dentro de tu organización, de acuerdo a necesidad.

Bueno espero que esta información te sirva de ayuda y conmigo será hasta la próxima oportunidad.

Sin más que agregar, me despido y será hasta el próximo video... Saludos.

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sábado, 20 de noviembre de 2021

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

Norma ISO, Punto 7.1.5: Recursos de seguimiento y medición

El día de hoy Vamos a revisar el apartado 7.1.5 de la Norma ISO que nos habla acerca de los "Recursos de seguimiento y medición". Te recuerdo que si quieres ver el video explicativo de este tema puedes ir a mi página de YouTube en el siguiente enlace:

Vamos a ver lo que nos menciona en el

7.1.5.1 referente a "Generalidades"

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. La organización debe asegurarse de que los recursos proporcionados:

a) son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas;

b) se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua para su propósito.

La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito.

Recuerden que en un video anterior tratamos el punto 7.1.3 de la Norma ISO, en ese video hablamos acerca del requisito correspondiente a Infraestructura. En este punto es algo similar, sólo que con la diferencia que al hablar de recursos estamos abordando más específicamente de "los insumos que permitirán ejecutar las estrategias seleccionadas" (D. Alessio, 2008). Recuerda que toda organización debe establecer una estrategia para alcanzar una proyección a futuro (visión) y establecer los objetivos correspondientes (actividades) para alcanzar los resultados esperados de nuestro sistema de Gestión.

Para ayudarte a entender acerca de este punto, mejor hablaremos de la herramienta conocida como las "6M", esta herramienta de "6M" nos menciona los RECURSOS necesarios con que debemos contar y se compone de los siguientes puntos:

· Mano de Obra

· Máquina o Equipos

· Medio Ambiente

· Moneda o Capital

· Métodos y

· Materiales

Estos son los RECURSOS que nos menciona las 6M, son los más comunes y frecuentes y también son los que deberías de identificar dentro de las actividades que desarrollas para poder cumplir con este punto de la norma. Pueden estar descritos en cualquier tipo de documento que creas conveniente. Pero lo más común es que se plasme en un procedimiento.

En algunas organizaciones suelen describir los recursos como cantidad de personas para desarrollar una actividad (incluyendo la supervisión en caso amerite), la cantidad y tipos de equipos a utilizar, materiales o accesorios, el tiempo en el cual deben ejecutar dicha actividad, los pasos a seguir, y el área correspondiente.

En este punto de la norma específicamente nos está pidiendo identificar los recursos necesarios para garantizar los parámetros o mediciones que nos está solicitando el cliente.

También nos dice que debemos asegurar y mantener estos recursos. Con esto nos está solicitando que realicemos un seguimiento de este tipo de Recursos. Por ejemplo, en el caso de los materiales necesarios que se cuente con stock disponible y con respecto al personal, que se cuente con la Mano de Obra disponible y se realice seguimiento al ausentismo y deserción laboral.

Si deseas saber cómo elaborar un Procedimiento de trabajo escrito, te dejaré el video correspondiente a la elaboración de un procedimiento y Flujograma.

Ahora que ya explicamos este punto, vamos a revisar el siguiente sub-apartado de la Norma

7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones

Revisemos lo que nos dice la Norma

Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito, o es considerada por la organización como parte esencial para proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe:

a) calibrarse o verificarse , o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación;

b) identificarse para determinar su estado;

c) protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición.

La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito previsto, y debe tomar las acciones adecuadas cuando sea necesario.

En este punto de la Norma, nos menciona principalmente a los equipos de medición. Todo producto o servicio; en su mayoría, requieren de mediciones necesarias. Ya dijimos que se deben identificar los equipos necesarios para la elaboración, pero también deben estar identificados los equipos de medición que se deben contrastar o comparar para obtener las correctas medidas que nos solicitan los clientes.

Veamos un ejemplo: si yo brindo el servicio de instalación de un pozo a tierra y me solicitan que la medición final sea menor a 15 ohmios. Entonces para realizar dicha medición final del ohmiaje debo utilizar un Telurómetro. Este Telurómetro debe estar correctamente calibrado y debe establecerse el periodo de tiempo necesario para volver a realizar nuevamente su calibración, en este caso por un laboratorio autorizado que emita el certificado correspondiente a dicha comparación.

En otro inciso de este punto de la Norma, nos dice que debe identificarse, en este caso debemos hacerle el seguimiento mediante la asignación de un registro en almacén (número de almacén) donde se especifique la marca del equipo, número de serie y otros detalles que sean de relevancia para identificarlos cuando sea necesario.

Y por último, también nos dice que debe estar protegido contra ajustes, daños o deterioro. Como en el ejemplo mencionado (Telurómetro) se trata de un equipo que sale a campo de trabajo. En estos casos el equipo corre el riesgo de sufrir algunos daños como caídas o golpes. Por lo que se debería establecer un procedimiento para el tratamiento de este equipo. Podría tratarse de alguna protección adicional a la carcasa del equipo, o un procedimiento de cuidado que debe tener el telurómetro, o un almacenamiento especial, etc.

A continuación vamos a ver un formato que nos puede ayudar a realizar el seguimiento a las calibraciones de los equipos y el periodo de renovación de la calibración necesaria. El enlace para la descarga de este formato lo voy a dejar a continuación:

Pasemos a explicar dicho formato: en una de las columnas se muestra la descripción del equipo, en otra la marca, el modelo la serie, fecha de calibración, la frecuencia de calibración, el código de almacén asignado o también el código de calibración asignado en laboratorio, el monto y el mes asignado para que al final nos brinde un presupuesto anual necesario para cumplir con las calibraciones anuales. Este aspecto es importante porque nos brinda una idea del monto que deberá ser asignado para que se cumpla con las calibraciones y prevenir que no se afecte dicha actividad.

Espero haberte ayudado con la explicación de este punto de la norma ISO y si tienes alguna duda me lo puedes dejar en los comentarios. Si te ayudó este Blog no olvides suscribirte compartirlo y darle like... Nos vemos hasta la siguiente oportunidad… Saludos.

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lunes, 15 de noviembre de 2021

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

Norma ISO, Punto 7.1.4: Ambiente para la operación de los procesos

En este blog revisaremos el punto 7.1.4 de la Norma ISO concerniente al "Ambiente para la operación de los procesos". Vamos a dar un breve repaso de este punto, lo explicaremos y veremos la forma de implementarlo y cumplir con los requisitos que nos solicita. Si quieres saber más de este tema te invito a ver el video que subí en mi canal de YouTube, suscribirte y compartirlo con aquellas personas que necesiten saber más acerca de este tema.

Vamos a revisar lo que dice la Norma ISO en este punto:

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

NOTA Un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, tales como:

a) sociales (por ejemplo, no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos);

b) psicológicos (por ejemplo, reducción del estrés, prevención del síndrome de agotamiento, cuidado de las emociones);

c) físicos (por ejemplo, temperatura, calor, humedad, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido).

Estos factores pueden diferir sustancialmente dependiendo de los productos y servicios suministrados.

¿Qué nos está solicitando este punto de la Norma ISO?

Para mantener un ambiente que garantice la Calidad de los productos y servicios que se entregan de cara al cliente. Tenemos que evaluar todas las actividades que vamos a realizar para brindarles principalmente al personal que desarrolla los procesos, las condiciones de trabajo adecuadas.

Recuerda que estamos hablando de Calidad, pero en el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe garantizar la Salud del personal y en el caso del Medio Ambiente el cuidado del Medio Ambiente.

Con esto queremos referirnos al entorno que rodea al trabajador, todo el ambiente donde desarrolla las actividades. Recordemos que el ambiente de trabajo se compone de varios factores como el factor social, clima laboral y condiciones de infraestructura e implementos que lo rodean. Es por ello que en la norma están mencionados algunos factores como el ambiente laboral o clima laboral (también conocido por ese nombre), donde están incluidos los asuntos discriminatorios, los factores psicológicos, estrés laboral y factores emocionales de las personas. Otro punto mencionado en la nota es la infraestructura y ambiente que rodea al trabajo o la labor que desarrollan las personas como son: el ruido, calor, humedad, iluminación, aire, condiciones de salubridad, entre otros.

No tendría coherencia decir que tenemos un Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad o Medio Ambiente "adecuado" si en la práctica el personal siente que no cuenta con las condiciones mínimas de trabajo adecuadas para desarrollar una buena labor. Claro está, y debo mencionarlo que siempre van a existir diferencias o quejas por parte del personal, eso pasa en todos lados. Pero la labor constante es tratar de mejorar esos aspectos. Ese es el fin principal de todo sistema de gestión. Así que debemos enfocarnos en identificar primero cuáles son las condiciones principales a mejorar y comenzar a trabajar en mejorarlas.

¿Qué es lo que tenemos que hacer para abordar estos temas?

Lo principal para tratar este punto de la norma es monitorear todos aquellos factores de riesgos que afecten el ambiente de trabajo.

Lo más común es solicitar un Monitoreo de Agentes de Factores de Riesgo Laboral. Este punto está solicitado en el Reglamento de la Ley 29783 que viene a ser, la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente para el Perú.

Si no eres de Perú, te explico en qué consiste este monitoreo de agentes de factores de riesgo. Este es un estudio donde se evalúan las condiciones de trabajo por un laboratorio certificado. Se realiza Monitoreo de Ruido en el Ambiente laboral, también se realizan evaluaciones de factores de riesgo o condiciones psicosociales donde lo más común es que utilicen los formatos del ISTAS 21, que es el formato más conocido internacionalmente para identificar este tipo de riesgos; posee varias versiones dependiendo del tipo de empresa que estén evaluando, si es pequeña, mediana o grande, tienen que usar el formato el cual ayudará a identificar este tipo de factores de riesgo. A continuación te dejo el enlace para que descargues el manual breve de aplicación del cuestionario ISTAS 21.

Para los llamados factores o riesgos discriminatorios también se puede usar el cumplimiento de la reglamentación nacional o internacional vigentes. En el caso del Perú existen diversas normas que regulan el empleo para personas con discapacidad, el empleo femenino y condiciones de trato igualitario que se les debe brindar dentro de un centro laboral. Para los factores de Seguridad y Salud en el Trabajo también debes revisar la normativa vigente que se debe emplear para factores Disergonómicos y límites máximos permisibles para factores físicos, biológicos y químicos como ruido, polvo, moho, entre otros que puedan estar presentes en tu Organización. A continuación te dejo dos archivos de Guías que te ayudarán en este tema:

Descargar documento

En el caso de tu país también debes revisar la normativa correspondiente para cumplir con este punto de la Norma. Recuerda que en cada país tienen distintos estándares concernientes a Seguridad y Salud en el Trabajo, pero de no tenerlos. También puedes optar por guiarte de normativa internacional con las OSHAS o las Normas Técnicas de Prevención Españolas que están disponibles en Internet para su libre consulta.

Espero que esta información te sea de gran utilidad. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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martes, 12 de octubre de 2021

7.1.3 Infraestructura | NORMA ISO | Interpretación e implementación

Norma ISO, Punto 7.1.3: Infraestructura

El día de hoy vamos a revisar el punto 7.1.3 de la Norma ISO que nos menciona el requisito correspondiente a Infraestructura.

Revisemos que se menciona en la Norma:

La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios.

NOTA La infraestructura puede incluir:

a) edificios y servicios asociados;

b) equipos, incluyendo hardware y software;

c) recursos de transporte;

d) tecnologías de la información y la comunicación.

¿Qué es lo nos está pidiendo este punto de la norma ISO?

Nos está pidiendo que definamos, mencionemos y/o expliquemos cuáles son los elementos necesarios para realizar nuestra operación.

¿Dónde? o ¿De qué documento nos podemos apoyar para cumplir este punto de la Norma?

Recuerdan cuando vimos el formato correspondiente a la Ficha de Caracterización del proceso, en dicho documento nos deja unas casillas donde podemos mencionar los recursos necesarios tanto como infraestructura, equipos de cómputo, vehículos o tecnologías asociadas a dicho proceso. Te dejo el enlace de mi página de Blogger donde explico al respecto https://gestorisos.blogspot.com/2021/09/44-ficha-de-caracterizacion-de-procesos.html

En breve vamos a dar un nuevo vistazo a dicho documento. Pero antes recuerda que si quieres puedes conocer más de este documento accediendo al video donde explico el uso y correcto llenado de este formato, el enlace lo dejaré a continuación.

Aquí mi video de Ficha de caracterización de proceso

Vamos a ver el ejemplo de Ficha de Caracterización de Procesos llena que te prometí y enumerar cada uno de estos recursos necesarios.

Se te acaba de mostrar una Ficha de caracterización de Procesos (llena) correspondiente al Proceso del área COMERCIAL. Démosle un vistazo a la parte final de este documento donde se han identificado los recursos necesarios:

Como se muestra en la imagen, en la parte casi final del documento se debe de colocar todos los recursos necesarios para realizar dicha actividad. Esta es una forma de mapear este requisito de la norma dentro del proceso y así, como lo dice el nombre de esta Ficha de Caracterización, poder describir las características del proceso en mención. Por ejemplo, en la caracterización de este proceso se ha identificado como recursos los siguientes puntos:

· Personal capacitado

· Infraestructura como una oficina, escritorio y útiles de oficina

· Teléfono que sea Smartphone

· Software office o Sistemas del Cliente (que en algunos casos es un requisito que nos ponen los clientes.

· Computadora, Laptop

· Impresora y papelería

Así como en este documento hemos identificado los recursos o infraestructura necesaria para este proceso, lo debes hacer tú de manera similar para poder responder a este requisito de la Norma.

Pero no queda solo en tener identificados estos recursos. Si vuelves a revisar el primer párrafo de este requisito, también debemos demostrar su asignación y mantenimiento.

“…y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios”

Para ello nos valdremos de los formatos de entrega o guías de entrega de equipos, ya sean de almacén o de las áreas correspondientes (cuando se aplique para casos distintos).

Para agregar más detalles, en este ejemplo hemos visto una ficha del proceso comercial, pero en algunos casos ha de tratarse de Procesos netamente operativos. En estos casos, también tendremos que identificar los implementos de protección personal. Y estos implementos variarán de acuerdo al grado de riesgo que representen. Esto último que acabo de mencionar; es solo para citar otro ejemplo y; siempre y cuando, la ficha esté describiendo un proceso o actividad específica. Recuerda que existen procesos más generales, en dichos procesos no podremos mencionar toda la lista extensa de recursos; para ello debemos comenzar por desmenuzar los procesos y hacerlos más específicos para abreviarnos la descripción de cada uno de ellos. Para que entiendas un poco más de lo que estoy hablando, te recomiendo que veas también el video donde explico el "Proceso" y "El Mapa de procesos" el cual dejaré el enlace a continuación.

Y con respecto al mantenimiento de estos recursos, equipos e infraestructura; el plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo correspondiente. Recuerda que todos los equipos implementos o recursos tienen una vida útil o periodo que debería estar evaluado para su renovación y de esta manera no afecten el desempeño de nuestro sistema de gestión.

Supongamos que no se está brindando la debida importancia al mantenimiento o renovación de estos recursos o infraestructura. El riesgo al que nos estamos exponiendo sería el de paralizar las operaciones o retardar la entrega de un producto o servicio. O quizá, que la calidad asociada al producto a servicio se vea afectada por esta falta de seguimiento. Entonces; es necesario por eso, que prestemos la debida atención en implementar este punto de la norma.

Bueno, espero que con este Blog hayas entendido un poco más acerca de cómo planificar las actividades para cumplir con tus Objetivos planteados en tu Sistema de Gestión.

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Sin más detalles que agregar me despido y será hasta la próxima.

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lunes, 11 de octubre de 2021

6.2. Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos | Norma ISO

Norma ISO, Punto 6.2: Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos | Norma ISO

Hola a todos, el día de hoy vamos a tratar el punto 6.2 de la Norma ISO donde nos habla acerca de los objetivos de la Calidad y la planificación para lograrlos.

Antes de explicar este tema, vamos a revisar lo que nos menciona la Norma:

6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

Los objetivos de la calidad deben:

a) ser coherentes con la política de la calidad;

b) ser medibles;

c) tener en cuenta los requisitos aplicables;

d) ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente;

e) ser objeto de seguimiento;

f) comunicarse;

g) actualizarse, según corresponda.

La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad.

¿Qué es lo que se nos está solicitando en este punto de la norma?

En el primer párrafo de este punto nos está diciendo que establezcamos objetivos. Estos objetivos se puede plantear para cualquiera de los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad o de Medio Ambiente que queramos certificar en nuestra organización.

Otras condiciones que nos menciona la Norma es que deben ser coherentes con la política, medibles, tener en cuenta los requisitos, ser pertinentes, también se les debe dar seguimiento, se deben comunicar y actualizarse periódicamente.

Si te puedes percatar; en estos puntos a considerar se nos está pidiendo que establezcamos objetivos siguiendo la metodología SMART. Este método SMART es muy conocido porque nos permite establecer objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Reales, y en un margen determinado de Tiempo. Si quieres saber más de este tipo de objetivos, te dejaré el enlace del video donde explico la forma de aplicar este método, lo podrás encontrar en la descripción.

También, al final del video vamos a revisar una plantilla donde mostraré un ejemplo de este establecimiento de objetivos para poder ayudarte un poco más en este punto de la Norma.

Continuemos viendo lo que nos menciona la Norma ISO en su siguiente sub-apartado:

6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar:

a) qué se va a hacer;

b) qué recursos se requerirán;

c) quién será responsable;

d) cuándo se finalizará;

e) cómo se evaluarán los resultados.

¿Qué significa esto que acabamos de leer?

Al momento de implementar esta serie de Normas ISO vas a percatarte que es muy frecuente que nos pida el uso de una técnica o método muy conocido como "5W + H", llamada así por la traducción de sus 5 siglas “W” de las preguntas en inglés:

· What? de ¿Qué?;

· Why? de ¿Porqué?;

· Who? de ¿Quién?;

· When? de ¿Cuándo? y la última sigla es una H correspondiente a

· How? que traducido significa ¿Cómo?.

Como lo explicamos hace unos instantes, ya podrás percatarte que en este punto nos está pidiendo que implementemos esta técnica. Es por ello importante, que al realizar nuestro proceso de planificación de objetivos nos enfoquemos en responder estas preguntas: QUÉ, QUIÉN, DONDE, CUANDO, PORQUÉ Y CÓMO se van a plantear estos objetivos.

Vamos ahora a ver el ejemplo de archivo que te prometí en el inicio de este video. Voy a mostrarte dos ejemplos de archivo donde puedes ordenar o programar las actividades para la planificación del logro de tus objetivos.

Archivo 1

El primero es un archivo simple que se puede usar principalmente para los Objetivos de Calidad. Y el segundo archivo que tenemos, es un formato que nos brinda la Reglamentación Nacional en el Perú. Recuerda que la Norma ISO nos menciona que para estos casos donde la Reglamentación Nacional nos condiciona o nos entrega algún formato para implementar dentro de nuestro Sistema de Gestión, pues debemos utilizarlos.

Normalmente estos formatos los puedes encontrar en la Leyes o Reglamentos correspondientes a tu país. Pero si no tienes ningún formato brindado por alguna norma correspondiente a tu país, te dejo este modelo como ejemplo para que lo puedas utilizar.

Ahora bien, vamos a explicar el primer formato.

Como puedes apreciar he dejado unas notas en la parte superior de cada encabezado de columna para que puedas apreciar y diferenciar el requisito que se está cumpliendo de este punto de la Norma ISO.

Uno de estos requisitos nos dice que debe ser coherente con la política de Calidad en caso de tratarse de una política de Calidad; o de SST si es que fuera un Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Luego vienen otros requisitos sobre Qué es lo que se va a hacer; cómo se va a medir, cuándo se va a medir, los recursos que se necesitan, quiénes van a ser los responsables y Cómo se les va a hacer seguimiento.

Con estas notas en la parte superior se puede apreciar mucho mejor.

Para entrar más en detalle de esta planificación, vamos a ver la coherencia de estos objetivos con la Política. Para eso tenemos como ejemplo una Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Vamos a comparar los archivos y apreciar la coherencia de la Política con las acciones para cumplir los Objetivos. Recuerda que la elaboración de esta Política de SST la hemos tratado en un video anterior, si quieres saber más de cómo elaborar tu Política de SST, Calidad o Medio Ambiente te dejaré los enlaces en la descripción para más detalle.

Volvamos a los ejemplos; el primer compromiso que tenemos en este ejemplo de Política de SST es el correspondiente a PROPORCIONAR CONDICIONES SEGURAS Y SALUDABLES PARA LA PROTECCIÓN DE LA SST PREVINIENDO LESIONES, DOLENCIAS, ENFERMEDADES, DETERIORO DE LA SALUD E INCIDENTES.

Y en nuestro Despliegue de Objetivos lo hemos colocado en la primera casilla de la izquierda. Si avanzamos hacia la derecha, en el archivo excel se verán las actividades, las metas a cumplir según la frecuencia y los responsables. También está mencionado el presupuesto que se utilizará y también se tiene un despliegue de seguimiento anual que se le debe hacer. Cabe mencionar que las evidencias de cumplimiento también se les debe de llevar un control y guardarlas en una carpeta correspondiente.

En la parte final del archivo tenemos unos cuadros de resumen y cumplimiento que nos ayudarán a realizar un informe anual y también a controlar el seguimiento del cumplimiento de estas actividades.

Lo mismo que hemos planteado en este primer archivo, lo podemos hacer en el formato que nos brinda la Reglamentación nacional. Maneja los mismos criterios. Sólo con la diferencia de que el orden varía un poco en dicho formato. Pero mantiene los mismos criterios y puntos a contemplar.

Bueno, espero que con este breve video hayas entendido un poco más acerca de cómo planificar las actividades para cumplir con tus Objetivos planteados en tu Sistema de Gestión.

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