ACTUALIZACIÓN DE MATRIZ FODA – ADAPTADA AL COVID
Estamos viviendo tiempos de cambio, estos cambios no sólo se ven en las noticias sino que también se están reflejando en nuestra forma de trabajar, en nuestros hábitos personales y a donde miremos ya se refleja una nueva normalidad. Estos cambios implican que nuestras estrategias empresariales también cambien y se adapten a esta nueva normalidad. En este vídeo vamos a ver la forma de actualizar nuestro FODA tomando en cuenta las nuevas cuestiones externas que nos demanda esta pandemia del COVID-19 a nivel global. Recuerda que al final de este blog podrás ACCEDER al FORMATO y DESCARGARLO.
Cabe mencionar que esta actualización no se debe
tomar como copia y pega. Como lo vuelvo a repetir vamos a considerar ciertos
aspectos importantes para actualizar nuestro análisis FODA acorde a esta
coyuntura internacional del COVID-19.
¿Qué es
el análisis FODA?
Es una herramienta de análisis que nos permite
realizar un estudio de las fortalezas y debilidades internas y de las
oportunidades y amenazas que rodean a nuestra organización.
¿Por qué
actualizar el análisis FODA?
En el párrafo 2 del 4.1 nos dice: la organización debe realizar el seguimiento
y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas (ISO
9001:2015). Este texto nos quiere decir que tenemos que hacer una revisión
periódica de este análisis cada cierto tiempo. Esta revisión puede ser (de
acuerdo a lo que tú lo has planteado en el sistema de gestión) anual, semestral
o de repente cada dos años; y cada vez que se requiera. ¿Por qué? porque en
este caso el COVID-19 trae nuevas amenazas para la industria.
La organización tiene cuestiones internas y
cuestiones externas en su mayoría las cuestiones internas vienen a ser las
fortalezas y las debilidades; y cuando hablamos de cuestiones externas, estamos
hablando de las oportunidades y amenazas.
Como amenaza principal se tiene este nuevo virus Sars-Cov
2 que origina la enfermedad del COVID-19, pero no solamente se tienen amenazas;
también hay otros sectores que han aprovechado ciertas oportunidades como es el
sector Salud y Medicina, principalmente farmacia. Y todos los que se dedican a
la venta de elementos de protección personal; aquellos que también están
vendiendo productos para la limpieza y desinfección han incrementado
enormemente sus ventas.
¿Cómo
podemos actualizar nuestro FODA?
Tenemos que hacer una reunión y esa reunión tiene que ser lo más pronto posible porque implican nuevos retos para toda la organización. Este llamado puede ser de manera virtual o de manera presencial siempre y cuando debiendo mantener las medidas restrictivas que se han dado en diferentes países. En el caso del Perú, están prohibidas las reuniones con afluencia mayor a diez personas. En casos que se tenga menos de diez personas, de todos modos se debe mantener una distancia de dos metros o metro y medio de distancia de separación como mínimo. Otra de las forma es realizar dicho análisis de manera virtual. En esta reunión vamos plantearnos preguntas de análisis, es por ello importante llamar al personal idóneo para que colabore en el llenado de esta actualización de la matriz FODA; personas que sepan y que tengan conocimientos acerca de los problemas que está generando toda esta coyuntura del COVID-19.
¿Cuáles
serían esas preguntas claves?
Vamos a mostrar algunos ejemplos:
·
¿existe
el sistema de gestión de seguridad dentro de tu empresa? o
·
¿existe
un departamento de seguridad y salud en el trabajo?
Esa última pregunta es importante porque nos va a
ayudar a conocer si se tiene un soporte en caso de cualquier contingencia y
también nos va a ayudar a saber si se tiene el personal competente para que nos
apoye en todo el manejo de la salud y seguridad que deben tener los
trabajadores. Hay empresas que no tienen este servicio y que en algunos casos lo
subcontratan, o luego lo contratan de manera externa. Si es que los contrató de
manera externa es positivo (igual tiene un soporte externo), pero si lo tienes
de manera interna ya implementado en tu organización, entonces eso se vería
como una FORTALEZA. Y si es que no tienes ningún soporte de este tipo, entonces
podría ser considerado una DEBILIDAD, porque en la actualidad como se están
dando las situaciones dentro de las empresas, los trabajadores son el principal
elemento dentro de una organización y si es que descuidamos ese aspecto y se
genera un contagio masivo dentro de nuestra organización esto podría incurrir
en una paralización de nuestras actividades.
Otra pregunta importante es:
·
¿Existe
departamento o servicio médico interno?
·
¿Se
cuenta con doctor o médico ocupacional?
A qué van estas preguntas. Actualmente muchas
empresas, dependiendo de su tamaño (porque hay grandes empresas que podrían
tener unos 3.000 trabajadores, así como otras que tienen 300 o 30 trabajadores)
que pueden tener como quizá no tengan el servicio médico. Esto ¿en qué las
diferencia? Dependiendo de si tiene o no tiene el servicio médico, podría
considerarse una FORTALEZA o una DEBILIDAD. En la actualidad es necesario
evaluar la salud de los trabajadores. Más adelante vamos a ver factores de
comorbilidad que van a influir si es que el trabajador regresa a sus labores presenciales
o continúa estando en cuarentena o trabajo remoto.
Las siguientes preguntas:
·
¿Tenemos
población vulnerable o de riesgo?
Son datos que tenemos que controlarlos porque si no
conocemos de las comorbilidades quizá por no contar con el servicio médico
entonces conociendo las edades y por antecedentes podríamos decidir si es que
un trabajador vaya al centro de labores o que mejor trabaje de manera remota.
Hay empresas que tienen una política de contratar
gente joven y otras empresas que por el contrario, con el tiempo, ha mantenido al
mismo personal y con el pasar del tiempo dicha población está llegando a una
edad donde el promedio está por delante de los 50 años. Esta característica; en
la actualidad, le podría generar dificultades al momento del regreso a las
labores porque estaríamos exponiendo a un posible contagio o que dicho personal
haga un COVID severo. Y también nos va a repercutir más adelante porque si dicho
personal se infecta y pasa por un COVID severo puede repercutir en
responsabilidades legales como paralizaciones de actividades dependiendo de la
cantidad y porcentajes de infectados que tengamos. Hay que tener esos datos claros,
para poder controlar los índices de infecciones dentro de la organización.
Otra pregunta:
·
¿Realizamos
trabajo netamente de oficina?
·
¿Cuánto
porcentaje de trabajo de oficina tenemos?
·
¿Cuánto
porcentaje de trabajo de campo tenemos?
Esto es variable de acuerdo a cada empresa, no
todas las empresas están trabajando de igual manera; algunas organizaciones
realizan trabajo netamente de oficina en su totalidad como por ejemplo un “Call-center”. Y para citar un ejemplo
contrario, si se trata de actividades de reparto como en un “Currier”, casi el
80 por ciento podríamos decir que es personal de campo.
Entonces vendría la siguiente pregunta:
·
¿Está
en contacto con personas?
Esto también tenemos que evaluar porque de ser
afirmativa la respuesta, tendremos que ver si existe riesgo de contagio y si
dicho riesgo es mediano, alto, muy alto.
·
¿Existía
antes el trabajo remoto?
Hay empresas que ya han estado practicando los
trabajos remotos de una manera habitual porque hacían sus reuniones por
videoconferencias; pero hay otras empresas donde este tipo de actividad es algo completamente nuevo. ¿Cuál sería la
fortaleza y cuál sería la debilidad de esto? Si ya anteriormente se ha
realizado trabajos remotos, entonces ya no tienes que capacitar al personal o
acostumbrarlos a que se adapten a estas nuevas tecnologías. Pero si por el
contrario, es que es primera vez que tú estás realizando trabajo remoto, como se
ve en casi la mayoría de las empresas actualmente; entonces te va a costar esa
adaptación de los trabajadores. Quizás va a demandar que se les capacite en
caso vayas a implementar un sistema
operativo nuevo para atender ese tipo de trabajos. Y también va a demandar una inversión
de dinero para capacitar al personal.
·
¿Cómo
se traslada el personal?
Hay empresas donde el personal utiliza el
transporte público y otras donde usan el transporte personal donde tienen sus
autos, sus motos, etc. También tenemos que ver cómo se está trasladando el
personal para tener una idea de qué tan expuesto se encuentran. Quizás yo tengo
mitad de personal que tiene movilidad propia y mitad del personal que se
transporta en transporte público. Los que están en transporte público tienen
más probabilidades de contagio porque están en contacto con más personas
desconocidas dentro de dichas unidades, en cambio si yo tengo un bus y los
traslado podría implementar más cuidados dentro de ese transporte, porque es un
transporte privado y yo lo puedo controlar. De igual manera si el transporte es
individual, entonces podemos suponer que los propietarios que viajan en dichos
vehículos van a tener menos contactos con personas desconocidas; eso también es
un punto importante para poder ver si es que es una fortaleza una debilidad dentro
de la empresa.
Por último hay que hacernos la pregunta:
·
¿Tenemos
personal competente para elaborar protocolos de reactivación?
En muchas organizaciones no se cuenta con el
personal competente y se tiene que contratar o tercerizar este servicio y
demanda también un apoyo legal. En este caso en el Perú se está haciendo una
progresión de reactivación, se está activando por fases; son cuatro fases y
cada en cada fase las empresas van a tener que presentar sus protocolos. Esos
protocolos que son los procedimientos a seguir dentro de las actividades para
contener y prevenir un contagio masivo del COVID y van a tener que ser
aprobados por el estado. Por lo tanto, si no tenemos ese servicio o el personal
competente que pueda elaborar, lo vamos a tener que contratar. Si por el
contrario, ya tenemos personal dentro de la empresa que puede elaborar dichos
protocolos, entonces ya sería un ahorro; una FORTALEZA. Caso contrario como lo
mencionamos líneas arriba vamos a tener que contratarlo; y de repente incurrir
en gastos adicionales; entonces estaríamos hablando de una DEBILIDAD.
·
Paralización
de nuestras actividades por temporada extensa: Nadie tuvo previsto al menos
cuando comenzó el año 2020; nadie se pudo pronosticar que se tendría una
paralización de las actividades.
·
Disminución
de proyectos: En muchos de los casos, los proyectos a nivel nacional e
internacionalmente disminuyeron enormemente y esto ha provocado que incluso
hasta las licitaciones se detengan. Hay proyectos incluso que por más que ya se
ha cerrado el contrato, están sin fecha de inicio. Esto también ha afectado
bastante a todas las empresas.
·
Paralización
de diversos sectores económicos: Hay que tener en cuenta que la paralización es
en diversos sectores económicos. Si bien es cierto que algunos sectores no han
dejado de funcionar, como el servicio de luz, agua, teléfono o las
telecomunicaciones; porque son servicios necesarios para seguir subsistiendo en
el día a día, la gran mayoría de actividades si se han detenido y en especial
el sector Turismo.
·
Aparición
de nuevos competidores: Existen nuevos competidores que se han estado
preparando “inconscientemente” para una situación de estas. Hay competidores
que ya tienen abiertos nuevos canales de comunicación electrónico o virtuales
como: página web, ventas por internet y si es que de repente nuestra empresa no
ha estado preparada para este tipo de competidores sería una desventaja la aparición
de nuevos competidores. Se da porque la mayoría no ha previsto una situación
como esta, o no nos hemos ido adaptando a los cambios. Es necesario considerar
que para un proceso de reactivación de la economía tenemos que apuntar a mejorar
estos canales de comunicación con nuestros clientes para tener más medios de
ventas.
·
El
cambio de la moneda ¿Cómo afecta el cambio de la moneda en nuestras finanzas?: Muchas
empresas tienen negocios internacionales o realizan sus compras con moneda
extranjera, puede ser con el euro o el dólar, y todas estas monedas se han
visto afectadas por el cambio. En este caso ha ido bajando considerablemente en
muchas circunstancias el dólar y esto ¿Cómo ha afectado tu empresa? si has
estado comprando con moneda nacional o moneda extranjera. ¿Qué tanto ha
afectado? esta amenaza puede ser grande si has estado realizando las compras al
cien por ciento con esa moneda. Si has tenido deudas o no has tenido deudas con
dicha moneda.
·
¿Tenemos
créditos pendientes?: Acá tiene relación con la anterior; si tenemos créditos
pendientes y en qué tipo de moneda. ¿Nos conviene este cambio de la moneda o
no?
·
¿Tenemos
negocios nacionales?: Hemos establecido negocios dentro del país o también de
manera internacional. Hay que hacer esta aclaración, ¿Con quienes estamos
trabajando? si tenemos negocios nacionales podríamos decir que estamos algo
cubiertos; a diferencia de otras empresas que quizás han tenido negocios
netamente internacionales. Si es que has estado importando todo desde CHINA, al
cerrarse en la frontera también tiene sus repercusiones; eso también hay que
tenerlo considerado dentro del análisis.
·
¿Con
qué países se han estado estableciendo negocios? ¿Con China, EEUU o en Europa?
Dependiendo de esto, vamos a tener que hacer nuestro análisis. Porque si tenemos
negocios con China, ya a estas alturas Chinas
está restableciendo su economía, Europa está comenzando a reabrir sus fronteras;
pero en el caso de EEUU todavía está pasando por una etapa crítica. Ahora ¿Cuánto
tiempo va a demorar eso? es lo que no sabemos porque incluso EEUU ha batido
récords en contagios y en muertes en estos últimos tiempos a diferencia de China
que también ya abrió sus fronteras. Es bueno que analicemos ese punto porque
dependiendo de ello también vamos a tener que implementar estrategias a futuro.
Ahora vamos a ver las OPORTUNIDADES porque no todo
son amenazas, también han existido oportunidades; no en todos los sectores,
pero si son oportunidades que han llegado y que son necesarias que las revisemos.
·
¿Qué
sectores económicos no se han detenido?: Hay sectores (como lo estábamos viendo
anteriormente en las amenazas) que se han detenido; pero en cambio, hay otros
sectores que no han dejado de laborar, como los servicios públicos. Estamos
hablando de la luz, del agua, de los servicios de alcantarillado, servicios de
telecomunicaciones. Esos negocios no se han detenido y es bueno considerar estos
sectores económicos para tener futuras licitaciones con ellos o establecer
negocios o ser proveedores.
·
¿Tenemos
oportunidad de ingresar a dichos sectores?: Es interesante poder tener estos
sectores como respaldo, quizá no en un porcentaje alto (si no hemos establecido
negocios anteriormente). Tenemos que
también enfocarnos en mantener aunque sea un porcentaje como una estrategia a
futuro.
·
¿Qué
líneas de productos de salud brindamos? ¿Vendemos implementos de protección
personal o implementos de limpieza, desinfección, medicamentos u otros insumos de
salud?: Muchas de las empresas que están vendiendo implementos de limpieza,
elementos de protección personal y medicamentos se han visto bastantes
beneficiadas con el incremento en sus ventas; es más, los costos también se han
sobrevaluado enormemente.
·
Aumento
en la demanda y uso de los de las TIC´S: El uso de las TIC´S (tecnologías de la
información) han aumentado enormemente y es una oportunidad para poder
adiestrar y capacitar al personal para que se vaya adaptando a estas nuevas
tecnologías. También ha aumentado el uso y las ventas de esas aplicaciones. Para
ciertos sectores económicos que se dedican a vender este tipo de productos o aplicaciones
le ha ido muy bien en el incremento de sus acciones y sus ganancias se han
aumentado enormemente.
·
¿Vendemos
por internet? ¿Podemos vender por internet?: Esta realidad se ve en muchas
empresas que quizás les ha faltado mucha adaptación, algunos tienen solamente
su página de web y no han explotado su uso para las ventas por internet. En
este caso si es que no tienes la plataforma debidamente desarrollada, va a ser
complicado realizar o pactar las ventas por internet y muchas veces tendremos que
al cliente para hacerlo de manera
presencial, cosas que en la actualidad ya no necesariamente podemos darnos el
lujo. Es por ello que tenemos que empezar a reforzar un poco esa parte de la
empresa, empezar a enfocarnos en vender un poco más por internet, y en caso de no
tener los elementos básicos, empezar a implementarlos aunque sea de manera
progresiva hacia el futuro.
·
¿Qué
nos diferencia de la competencia? esta es una oportunidad muy buena para
generar una diferenciación de nuestra competencia. Muchas empresas van a
continuar, lo van a hacer de la misma manera; pero quizás nosotros podemos
poner como estrategia: implementar nuevas tecnologías de la información, vender
más por internet, tener nuevas estrategias, ir capacitando ya en el uso de
nuevas tecnologías a nuestro personal
para que esté preparado en caso de que se desencadene una nueva pandemia a
futuro. Esto es algo nuevo para todos y sirve para que aprovechemos esta
situación en adaptarnos a estos nuevos cambios.
· ¿Tenemos oportunidad
en mercados estatales?: Por citar un ejemplo, una de las empresas que no paralizó
o que le dieron una rápida viabilidad de continuar con sus con sus operaciones,
fue una empresa del sector construcción que estaba por finalizar una clínica. Y
este motivo fue de fuerza mayor porque para las atenciones médicas se están
necesitando clínicas. Entonces es prioridad para el estado que se empiece en
cuanto antes a culminar con ese hospital que estaba pendiente. Otro ejemplo es
en el caso de los servicios bancarios, no es un servicio de prioridad como lo
son la Luz, el agua; pero las personas tienen que seguir con las transacciones
de manera continua. Es necesario que también veamos otros mercados, que veamos
en qué podemos beneficiarnos en caso de que suceda este tipo de situaciones
parecidas a futuro.
Recomendaciones finales
Cada empresa es distinta y, por
esta razón, el análisis debe ser visto de manera individual. Para hacer este
análisis hay que reunir personas idóneas que aporten al análisis, que tengan
conocimientos en los efectos que genera esta pandemia y brinden diversos puntos
de vista. También debemos suponer que el Sars-Cov2 tiene la probabilidad de
convertirse en un virus endémico (así como lo fue el sarampión) con el que
vamos a tener que quizás aprender a convivir. Estas son las declaraciones de la
OMS referente a esta pandemia; estoy dejando el enlace para que también lo
pueda revisar.
Espero que con este Blog te haya podido ayudar a actualizar tu Matriz FODA y es importante que lo hagamos con responsabilidad para que este análisis nos sirva para poder implementar las estrategias que puedan ayudarnos a salir de esta de este momento económico en el que estará sumergido casi la mayoría de las empresas y que está afectando bastante a las economías de todos los países a nivel mundial. Así que bueno, sin nada más que agregar agradezco tu atención y nos vemos hasta el siguiente Blog… Saludos.
Espero que esta información te
sea de gran utilidad. Los invito a que compartan con todos sus amigos el
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
