TÉCNICA DE LOS 5 PORQUÉ

TÉCNICA DE LOS 5 PORQUÉ

En este Blog vamos a explicar este tipo de Herramienta para el análisis de causas. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

La estrategia de los "5 porqués" como su propio nombre lo dice, consiste en examinar cualquier problema y formularnos la pregunta: 

1. "¿Por qué?". 
2. Una vez respondido el primer "porqué" se va a generar otro "¿porqué?"; 
3. La respuesta al segundo "¿porqué?" pedirá que nuevamente generemos otro "¿porqué'" y 
4. Así sucesivamente...
5. ... ¿Porqué?

Ese es el motivo del nombre de esta herramienta de análisis de "5 ¿porqué?".

Se recomienda tratar de llegar a realizar 5 veces esa misma pregunta, para de esa manera ahondar o investigar más a fondo en el meollo del problema. Pero en muchas ocasiones no necesariamente se va a poder repetir la misma pregunta varias veces. En algunas oportunidades se podrá peguntar hasta tres o incluso dos veces. Lo ideal sería que puedas completar con los 5 porqués. 

Esta herramienta es sencilla y fácil de aplicar, no tiene gran dificultad de aplicación, y muchas veces es muy eficaz para descubrir la raíz de un problema.

Está muy relacionada con la capacidad investigativa que tienen algunos niños en etapa de aprendizaje. Donde se aprecia que son muy insistentes y hasta acosadores con las preguntas del "porqué de las cosas". 

Debido a su simplicidad de aplicación, se puede adaptar de forma rápida para que puedas resolver casi cualquier problema, por lo que debemos hacerla nuestra y aplicarla siempre que sea necesario.

Cuando quieras resolver un problema, comienza con el resultado final de la situación que quieres analizar y trabaja hacia atrás; hacia la raíz. Pregunta de manera continua: "¿Por qué pasó esta situación?" Repite una y otra vez la pregunta hasta que la causa raíz del problema se haga evidente.

No obstante, debes tener en cuenta que si no obtienes una respuesta correcta de manera rápida, es posible que tengas que aplicar otras técnicas para solucionar problemas como el ISHIKAWA.

Si no sabes mucho de esta herramienta te dejaré el enlace de uno de mis videos en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA el cual puedes verlo dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Regresemos a revisar nuestra herramienta. El objetivo final de los "5 Porqué" es determinar la causa raíz de un defecto o problema. Vamos a ponerlo en práctica mediante un ejemplo.

Se ha presentado la siguiente situación.

• PROBLEMA: 

"El piso del baño está generando resbalones del personal que ingresa a utilizarlo"

• RIESGO: 

"Caídas del personal que ingresa a utilizar el Baño debido al piso resbalozo"

Vamos a resolver este problema aplicando esta técnica:

• 1er Porqué: ¿Porqué el piso del baño está generando resbalones del personal que ingresa a utilizarlo? 

RPTA N° 1: Porque el piso se encuentra mojado o con presencia de humedad.

• 2do Porqué: ¿Por qué el piso se encuentra mojado o con presencia de humedad? 

RPTA N° 2: Porque nadie le está haciendo limpieza y mantenimiento constante.

• 3er Porqué: ¿Porqué nadie le está haciendo limpieza y mantenimiento constante? 

RPTA N° 3: Porque ha cambiado el programa y la frecuencia de limpieza y mantenimiento.

• 4to Porqué: ¿Por qué ha cambiado el programa y la frecuencia de limpieza y mantenimiento? 

RPTA N° 4: Porque el personal del área de mantenimiento a disminuido.

• 5to Porqué: ¿Por qué el personal del área de mantenimiento a disminuido? 

RPTA N° 5: Porque se ha reducido el presupuesto de dicha área.

Ahora ¿entiendes un poco mejor?... Este ejemplo es muy sencillo y con el único objetivo que las respuestas también sean sencillas y evidentes para su fácil comprensión. 

Sé muy bien que en el ámbito laboral o personal te encontrarás con problemas más complejos que resolver.

En este ejemplo también hemos visto que lo que parecía ser un problema superficial, asignable quizá a una mala ejecución del servicio, terminó siendo un problema presupuestario y quizá si se sigue estableciendo preguntas, podría llegarse a otras causas mayores.

Como verás, esta es una técnica que puede ser muy práctica, y no necesariamente tienes que siempre llegar a formular estos "5 porqués", en algunos casos sólo bastará con 3. Y en algunos otros casos, las 5 preguntas quizás lleguen a ser insuficientes. Para casos como esos, estaríamos tratando con problemas más complejos y para analizarlos podrías adoptar otras técnicas como el ISHIKAWA, o el Árbol de Problemas. Como ya lo mencionamos minutos antes puedes consultar el video relacionado que dejo en la descripción.

Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA

LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING

LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING 

La lluvia de ideas es una herramienta de trabajo que potencia la creatividad de los equipos con la finalidad de encontrar soluciones a situaciones concretas. Generalmente, estas sesiones de BRAINSTORMING se realizan en un ambiente más relajado porque el objetivo principal es que las ideas fluyan. Lo recomendable es que se realice esta técnica con integrantes de la organización que tengan distintas funciones y niveles jerárquicos. Esto último mencionado, es con el propósito de aprovechar el conocimiento colectivo del grupo y desarrollar un listado de acontecimientos relacionados. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

El objetivo es que se generen ideas acerca de los PROBLEMAS de la organización. Y cuando hablamos de PROBLEMAS, nos estamos refiriendo a cualquier acontecimiento desfavorable. Podríamos decir: RIESGOS, ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC. 

También puede utilizarse como marco de referencia un listado o conjunto de categorías de PROBLEMAS pre-establecidos. Este listado o conjunto de PROBLEMAS servirán para romper el hielo y hacer que los participantes aporten sus opiniones.

Hablemos ahora acerca de los Requerimientos para desarrollar esta técnica: 

¿Qué es lo que necesitamos para desarrollarla?

1. PRIMERO: Debemos tener un PROBLEMA a solucionar. Vuelvo a repetirlo, cuando hablamos de PROBLEMA nos podemos referir a ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, RIESGOS (para iniciar una Gestión de Riesgos), PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC.
2. SEGUNDO: Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser desde un pequeño equipo operacional de entre 5 y diez personas (por ejemplo: Gerentes, especialistas, asesores, entre otros)
3. TERCERO: Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos como una pizarra con algunos plumones para escribir, o una pantalla digital o proyector donde podamos hacer gráficos o escrituras. 
4. Y como CUARTO punto: Un facilitador, alguien cuya función es obtener las sugerencias de los participantes, que no imponga sus opiniones, pero que tenga aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propósito de la sesión.

Ahora: 

¿Cómo realizar esta técnica?

Antes de hablar del procedimiento vamos a tratar acerca de las Reglas básicas:

• El facilitador es el que dirige cada sesión: Esto es algo que debemos dejar en claro y hacer que se respete al inicio y durante el desarrollo de cada sesión de BRAINSTORMING. Esto es con el fin de que no se desordene el grupo, y se desvíen del propósito principal que tiene esta herramienta.
• Definir bien los objetivos: Todos los participantes deben estar al tanto de cual es el problema o situación a solucionar. Esta es la manera más efectiva de orientar las ideas hacia un objetivo en común.
• Promover la colaboración: El facilitador siempre puede y debe dar sugerencias a los participantes a manera de motivarlos a opinar. Pero debemos de recordar que la lluvia de ideas es un trabajo en equipo. Es por ello importante dejar claro, que es mejor aportar opiniones entre todos; en lugar de generar una especie de competencia por dar la mejor idea u opinión.
• No se debe permitir la crítica negativa a la sugerencia de cualquier integrante: En el BRAINSTORMING, TODAS las ideas están permitidas, por muy extrañas o alocadas que parezcan. De hecho, la mayoría debería de surgir de manera espontánea y el análisis llegará después. Mientras tanto, es necesario fomentar las participación y que los integrantes se sientan con libertad de expresión.
• Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).
• Tenemos que usar una comunicación abierta y eficaz
• Desarrollar la confianza entre los miembros del equipo
• Gestionar los conflictos de manera constructiva.
• Fomentar la resolución de los problemas y la toma de decisiones de modo colaborativo; es decir, en equipo.

Ahora ya podemos hablar del Procedimiento:

1. DEFINIR EL PROBLEMA: Antes de comenzar la sesión o debate, ya deberías de tenerlo definido. Este es el punto de partida, y para que la técnica funcione, es fundamental que el PROBLEMA a analizar sea preciso desde el inicio. Si no lo tienes definido o IDENTIFICADO, pide sugerencias. Para ello puedes plantearlo en forma de pregunta.
2. DEJAR EN CLARO EL ROL DE LOS PARTICIPANTES: Así como te lo hemos explicado a tí en minutos anteriores. También debemos explicárselo a los participantes. Ten en claro que ellos forman parte del debate. Selecciona a aquellos que realmente pueden ser útiles en la solución del PROBLEMA. Luego, selecciona al MODERADOR. Recuerda que también hemos mencionado las características que esta figura debe tener y no necesariamente tienes que ser tú.
3. ESTABLECER LAS REGLAS DEL JUEGO: Tú conoces a tu equipo y el objetivo que te propones. Por tanto eres el más indicado para decir las reglas que todos deben seguir. Ahora, hay una regla que NUNCA debe faltar y es que NO SE DEBE CRITICAR A LOS DEMÁS.  Sé que lo estoy repitiendo varias veces; pero RECUERDA, es la ÚNICA manera, que todas las ideas puedan salir a la luz con total libertad.
4. COMENZAR LA TORMENTA DE IDEAS: ¿Cómo empezamos con esta tormenta? Escribe el PROBLEMA para que sea visible por TODOS. Puedes utilizar una diapositiva, una pizarra, un papelógrafo o cualquier otra herramienta visual que tengas a la mano. Una vez hecho esto, tenemos dos alternativas. La primera es dar algunos minutos para que los participantes piensen de manera individual. Y la segunda, es desarrollar la técnica de manera totalmente espontánea. Plantea el tema y deja que las ideas fluyan libremente. Recuerda No permitir las críticas a las sugerencias de los demás por parte de nadie. 
5. CULMINAR LA LLUVIA DE IDEAS: La actividad termina cuando los participantes dejen de generar ideas. Luego de ello, debemos resumir en la pizarra las decisiones del grupo: Las causas o efectos, El impacto, La probabilidad, Controles existentes, etc. Agrupamos las OPINIONES que guarden relación y se descartamos las que resultan repetitivas. Explicamos con más detalle aquellas opiniones que puedan generar dudas. Las ordenamos por prioridad (empezando por los que el equipo considere más importantes). Y al final, cuando todas estén organizadas, se redactará un documento que permita analizar claramente las diferentes alternativas para enfrentar determinado PROBLEMA.

VAMOS A TRATAR ESTO MEDIANTE UN EJEMPLO:

Tenemos el siguiente riesgo para un PROYECTO (A manera de EJEMPLO Estamos hablando de RIESGO pero también podemos decir que se trata de un PROBLEMA).

• PROYECTO: NUEVO ESTABLECIMIENTO PENITENCIARIO EN LA CIUDAD DE XXX
• PROBLEMA O RIESGO: "Oposición o condicionamiento de la comunidad a la continuidad del PROYECTO"
• EQUIPO DE TRABAJO ASIGNADO: "Equipo profesional técnico desarrollador del PROYECTO" (en este caso está conformado por 12 especialistas)

Las conclusiones tomadas de la lluvia de ideas realizada con el equipo fueron las siguientes:

• ~ Falta de aceptación Comunitaria al proyecto
• ~ Incremento de quejas y reclamos sociales
• ~ Pérdida de credibilidad de las instituciones públicas ante la comunidad
• ~ Insatisfacción respecto a la seguridad de la población.

Ante estas dificultades, se establecieron las siguientes soluciones:

• ~ Implementación de charlas informativas.
• ~ Aplicación de Estrategia Comunicativa radial y Televisiva a nivel local
• ~ Implementación y desarrollo de escenarios de información, concertación y compromiso.
• ~ Seguimiento a ejecución de compromisos institucionales

Una vez más quiero agradecer que hayas visto el Blog hasta este punto y decirte que espero puedas ver el próximo Blog que suba. Sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA

Análisis de Causa y Efecto - ISHIKAWA | Diagrama de Ishikawa | Espina de Pescado

 

Análisis de Causa y Efecto - ISHIKAWA

"Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo"

El día de hoy vamos a explicar el diagrama de causa y efecto, también conocido como: "Diagrama de Ishikawa" o "Espina de pescado". Recuerda que también puedes ver el video explicativo que está subido en mi canal de Youtube.

¿Qué es el Diagrama de Causa y Efecto?

Es una herramienta que permite representar las causas que conforman un problema de manera más visual a través de un gráfico en forma de pescado (es por ello que se llama de esta manera). Esta técnica se ha utilizado por casi cerca de 80 años, Kaoru Ishikawa es el creador de esta metodología que se desarrolló desde el año 1943 y se considera una de las siete herramientas básicas de calidad. El gran valor que tuvo su idea, fue hacer este análisis más gráfico y visual para que fuera más comprensible.

Este diagrama es específicamente útil en situaciones en las que se tienen pocos datos cuantitativos disponibles y fue diseñado para trabajar principalmente en Producción y Calidad pero con el tiempo se ha utilizado en muchas otras diferentes áreas de la administración.

Para explicar de manera más sencilla; el objetivo de esta herramienta es identificar las diferentes causas posibles de "Un Efecto" o que también para propósitos de este video las vamos a llamar: "Problemas", "No conformidades", "Deficiencias" o "Errores" que se puedan presentar en cualquier organización. Debemos mencionar que un Problema o "Resultado deficiente no es producto de una sola actividad o por suerte del azar, sino que vienen a ser la sumatoria de varias causas.

En este gráfico el problema se representa en la «cabeza del pescado», de la que emerge una espina central. Desde allí se derivan las causas mayores o espinas grandes. A su vez, las espinas grandes pueden estar conformadas por espinas más pequeñas también llamadas causas menores.

¿Cómo se hace un Diagrama de Espina de Pescado?

Lo primero que uno tiene que hacer es detectar "El problema", luego tenemos que  ver cuáles son las categorías y determinar las causas principales de estos problemas; después uno va generando las causas secundarias que originan las causas principales para después determinar medidas de acciones o posibles soluciones.

Vamos a explicarlo con un ejemplo:

Paso N° 1. Identificar el problema o efecto.

Primero se debe identificar el problema; esto puede tratarse de distintos y diversos tipos. Una vez identificado, pasaremos a redactarlo en la cabeza del gráfico de "Espina de pescado".

Por ejemplo pondremos: "Un automóvil no enciende"

Paso N° 2. Categorizar causas principales.

Piensa en las principales categorías que causan este problema. Si esto se te hace  difícil, lo más común que puedes hacer es utilizar el modelo las "6M"; en dicho modelo se consideran el uso de 6 títulos genéricos como:

·         Métodos

·         Máquinas (equipos)

·         Mano de obra

·         Materiales

·         Mantenimiento

·         Medio Ambiente

Escriba las categorías de causas como ramas de la flecha principal.

Paso N° 3. Establecer causas

Después de escribir el PROBLEMA en la cabeza de la "Espina de pescado" y las categorías en los extremos de las espinas, piense en todas las posibles causas del problema.

¿Cómo podemos descubrir y establecer estas causas? una de las formas más comunes es mediante una lluvia de ideas, también conocida como BrainStorm, en la cual se identifican las posibles causas.

Debemos preguntar a los asistentes: "¿Por qué sucede esto?" A medida que se presenta cada idea, el facilitador debe escribir esta causa como una rama de la categoría correspondiente. Estas causas se pueden escribir en varios lugares si se relacionan con varias categorías.

Para este ejemplo los motivos pueden ser variados: Quizá el Motor está averiado, la correa de transmisión está dañada, o el arrancador dañado, batería está descargada, falta de combustible, arranque incorrecto, falta de mantenimiento, falta de entrenamiento, clima frío, etc.

Paso N° 4.  Ubicar causas secundarias y terciarias;

Luego de encontrar las primeras causas debemos volver a preguntar: "¿Por qué sucede esto?" sobre cada causa ya encontrada. De esta manera encontraremos las sub-causas que se siguen derivando del problema en mención. Cuando el grupo de trabajo se quede sin ideas, centre la atención en los lugares del cuadro donde las ideas son pocas.

Como se puede observar cada causa puede tener sub-causas, por ejemplo, es posible que el auto no encienda por un problema en el motor, en específico porque está sobrecalentado. Así también es posible que el auto no encienda por problemas de materiales, por ejemplo, la batería no tiene carga; de esta sub-causa en particular se podría seguir detallando sub-causas adicionales porque una batería descargada se puede deberse a diferentes motivos como que al usuario se le olvido apagar las luces del auto al llegar a su casa).

Paso N° 5 Implementar medidas de control

Como paso final, una vez identificadas las causas y sub-causas debemos presentar posibles soluciones o medidas de acción a seguir. Este vendría a ser también, el objetivo de esta herramienta.

Esto sería una explicación breve del Diagrama de ISHIKAWA.

Lo recomendable, como ya lo mencionamos en el transcurso del video, es que se complemente con las "6M" especialmente si se tiene poca experiencia generando esta "Espina de Pescado" y también si es que trabajamos con procesos.

El único inconveniente con las 6M es que suelen ser muy limitantes porque no necesariamente están todas las categorías mencionadas; en algunas oportunidades solo utilizaremos dos o tres de estas categorías y no necesariamente todas.

Otra recomendación ya mencionada en el paso N° 3 es trabajar con la lluvia de ideas, esto es muy bueno porque nos ayudará a obtener puntos de vistas de otros participantes de la organización y obtener retroalimentación de ellos.

Bueno espero que esta información te sirva de ayuda y conmigo será hasta la próxima oportunidad.

Sin más que agregar, me despido y será hasta el próximo video... Saludos.

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