Gestor Calidad - SSOMA

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lunes, 15 de noviembre de 2021

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

Norma ISO, Punto 7.1.4: Ambiente para la operación de los procesos

En este blog revisaremos el punto 7.1.4 de la Norma ISO concerniente al "Ambiente para la operación de los procesos". Vamos a dar un breve repaso de este punto, lo explicaremos y veremos la forma de implementarlo y cumplir con los requisitos que nos solicita. Si quieres saber más de este tema te invito a ver el video que subí en mi canal de YouTube, suscribirte y compartirlo con aquellas personas que necesiten saber más acerca de este tema.

Vamos a revisar lo que dice la Norma ISO en este punto:

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

NOTA Un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, tales como:

a) sociales (por ejemplo, no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos);

b) psicológicos (por ejemplo, reducción del estrés, prevención del síndrome de agotamiento, cuidado de las emociones);

c) físicos (por ejemplo, temperatura, calor, humedad, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido).

Estos factores pueden diferir sustancialmente dependiendo de los productos y servicios suministrados.

¿Qué nos está solicitando este punto de la Norma ISO?

Para mantener un ambiente que garantice la Calidad de los productos y servicios que se entregan de cara al cliente. Tenemos que evaluar todas las actividades que vamos a realizar para brindarles principalmente al personal que desarrolla los procesos, las condiciones de trabajo adecuadas.

Recuerda que estamos hablando de Calidad, pero en el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe garantizar la Salud del personal y en el caso del Medio Ambiente el cuidado del Medio Ambiente.

Con esto queremos referirnos al entorno que rodea al trabajador, todo el ambiente donde desarrolla las actividades. Recordemos que el ambiente de trabajo se compone de varios factores como el factor social, clima laboral y condiciones de infraestructura e implementos que lo rodean. Es por ello que en la norma están mencionados algunos factores como el ambiente laboral o clima laboral (también conocido por ese nombre), donde están incluidos los asuntos discriminatorios, los factores psicológicos, estrés laboral y factores emocionales de las personas. Otro punto mencionado en la nota es la infraestructura y ambiente que rodea al trabajo o la labor que desarrollan las personas como son: el ruido, calor, humedad, iluminación, aire, condiciones de salubridad, entre otros.

No tendría coherencia decir que tenemos un Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad o Medio Ambiente "adecuado" si en la práctica el personal siente que no cuenta con las condiciones mínimas de trabajo adecuadas para desarrollar una buena labor. Claro está, y debo mencionarlo que siempre van a existir diferencias o quejas por parte del personal, eso pasa en todos lados. Pero la labor constante es tratar de mejorar esos aspectos. Ese es el fin principal de todo sistema de gestión. Así que debemos enfocarnos en identificar primero cuáles son las condiciones principales a mejorar y comenzar a trabajar en mejorarlas.

¿Qué es lo que tenemos que hacer para abordar estos temas?

Lo principal para tratar este punto de la norma es monitorear todos aquellos factores de riesgos que afecten el ambiente de trabajo.

Lo más común es solicitar un Monitoreo de Agentes de Factores de Riesgo Laboral. Este punto está solicitado en el Reglamento de la Ley 29783 que viene a ser, la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente para el Perú.

Si no eres de Perú, te explico en qué consiste este monitoreo de agentes de factores de riesgo. Este es un estudio donde se evalúan las condiciones de trabajo por un laboratorio certificado. Se realiza Monitoreo de Ruido en el Ambiente laboral, también se realizan evaluaciones de factores de riesgo o condiciones psicosociales donde lo más común es que utilicen los formatos del ISTAS 21, que es el formato más conocido internacionalmente para identificar este tipo de riesgos; posee varias versiones dependiendo del tipo de empresa que estén evaluando, si es pequeña, mediana o grande, tienen que usar el formato el cual ayudará a identificar este tipo de factores de riesgo. A continuación te dejo el enlace para que descargues el manual breve de aplicación del cuestionario ISTAS 21.

Para los llamados factores o riesgos discriminatorios también se puede usar el cumplimiento de la reglamentación nacional o internacional vigentes. En el caso del Perú existen diversas normas que regulan el empleo para personas con discapacidad, el empleo femenino y condiciones de trato igualitario que se les debe brindar dentro de un centro laboral. Para los factores de Seguridad y Salud en el Trabajo también debes revisar la normativa vigente que se debe emplear para factores Disergonómicos y límites máximos permisibles para factores físicos, biológicos y químicos como ruido, polvo, moho, entre otros que puedan estar presentes en tu Organización. A continuación te dejo dos archivos de Guías que te ayudarán en este tema:

Descargar documento

En el caso de tu país también debes revisar la normativa correspondiente para cumplir con este punto de la Norma. Recuerda que en cada país tienen distintos estándares concernientes a Seguridad y Salud en el Trabajo, pero de no tenerlos. También puedes optar por guiarte de normativa internacional con las OSHAS o las Normas Técnicas de Prevención Españolas que están disponibles en Internet para su libre consulta.

Espero que esta información te sea de gran utilidad. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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martes, 12 de octubre de 2021

7.1.3 Infraestructura | NORMA ISO | Interpretación e implementación

Norma ISO, Punto 7.1.3: Infraestructura

El día de hoy vamos a revisar el punto 7.1.3 de la Norma ISO que nos menciona el requisito correspondiente a Infraestructura.

Revisemos que se menciona en la Norma:

La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios.

NOTA La infraestructura puede incluir:

a) edificios y servicios asociados;

b) equipos, incluyendo hardware y software;

c) recursos de transporte;

d) tecnologías de la información y la comunicación.

¿Qué es lo nos está pidiendo este punto de la norma ISO?

Nos está pidiendo que definamos, mencionemos y/o expliquemos cuáles son los elementos necesarios para realizar nuestra operación.

¿Dónde? o ¿De qué documento nos podemos apoyar para cumplir este punto de la Norma?

Recuerdan cuando vimos el formato correspondiente a la Ficha de Caracterización del proceso, en dicho documento nos deja unas casillas donde podemos mencionar los recursos necesarios tanto como infraestructura, equipos de cómputo, vehículos o tecnologías asociadas a dicho proceso. Te dejo el enlace de mi página de Blogger donde explico al respecto https://gestorisos.blogspot.com/2021/09/44-ficha-de-caracterizacion-de-procesos.html

En breve vamos a dar un nuevo vistazo a dicho documento. Pero antes recuerda que si quieres puedes conocer más de este documento accediendo al video donde explico el uso y correcto llenado de este formato, el enlace lo dejaré a continuación.

Aquí mi video de Ficha de caracterización de proceso

Vamos a ver el ejemplo de Ficha de Caracterización de Procesos llena que te prometí y enumerar cada uno de estos recursos necesarios.

Se te acaba de mostrar una Ficha de caracterización de Procesos (llena) correspondiente al Proceso del área COMERCIAL. Démosle un vistazo a la parte final de este documento donde se han identificado los recursos necesarios:

Como se muestra en la imagen, en la parte casi final del documento se debe de colocar todos los recursos necesarios para realizar dicha actividad. Esta es una forma de mapear este requisito de la norma dentro del proceso y así, como lo dice el nombre de esta Ficha de Caracterización, poder describir las características del proceso en mención. Por ejemplo, en la caracterización de este proceso se ha identificado como recursos los siguientes puntos:

· Personal capacitado

· Infraestructura como una oficina, escritorio y útiles de oficina

· Teléfono que sea Smartphone

· Software office o Sistemas del Cliente (que en algunos casos es un requisito que nos ponen los clientes.

· Computadora, Laptop

· Impresora y papelería

Así como en este documento hemos identificado los recursos o infraestructura necesaria para este proceso, lo debes hacer tú de manera similar para poder responder a este requisito de la Norma.

Pero no queda solo en tener identificados estos recursos. Si vuelves a revisar el primer párrafo de este requisito, también debemos demostrar su asignación y mantenimiento.

“…y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios”

Para ello nos valdremos de los formatos de entrega o guías de entrega de equipos, ya sean de almacén o de las áreas correspondientes (cuando se aplique para casos distintos).

Para agregar más detalles, en este ejemplo hemos visto una ficha del proceso comercial, pero en algunos casos ha de tratarse de Procesos netamente operativos. En estos casos, también tendremos que identificar los implementos de protección personal. Y estos implementos variarán de acuerdo al grado de riesgo que representen. Esto último que acabo de mencionar; es solo para citar otro ejemplo y; siempre y cuando, la ficha esté describiendo un proceso o actividad específica. Recuerda que existen procesos más generales, en dichos procesos no podremos mencionar toda la lista extensa de recursos; para ello debemos comenzar por desmenuzar los procesos y hacerlos más específicos para abreviarnos la descripción de cada uno de ellos. Para que entiendas un poco más de lo que estoy hablando, te recomiendo que veas también el video donde explico el "Proceso" y "El Mapa de procesos" el cual dejaré el enlace a continuación.

Y con respecto al mantenimiento de estos recursos, equipos e infraestructura; el plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo correspondiente. Recuerda que todos los equipos implementos o recursos tienen una vida útil o periodo que debería estar evaluado para su renovación y de esta manera no afecten el desempeño de nuestro sistema de gestión.

Supongamos que no se está brindando la debida importancia al mantenimiento o renovación de estos recursos o infraestructura. El riesgo al que nos estamos exponiendo sería el de paralizar las operaciones o retardar la entrega de un producto o servicio. O quizá, que la calidad asociada al producto a servicio se vea afectada por esta falta de seguimiento. Entonces; es necesario por eso, que prestemos la debida atención en implementar este punto de la norma.

Bueno, espero que con este Blog hayas entendido un poco más acerca de cómo planificar las actividades para cumplir con tus Objetivos planteados en tu Sistema de Gestión.

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lunes, 11 de octubre de 2021

6.2. Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos | Norma ISO

Norma ISO, Punto 6.2: Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos | Norma ISO

Hola a todos, el día de hoy vamos a tratar el punto 6.2 de la Norma ISO donde nos habla acerca de los objetivos de la Calidad y la planificación para lograrlos.

Antes de explicar este tema, vamos a revisar lo que nos menciona la Norma:

6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

Los objetivos de la calidad deben:

a) ser coherentes con la política de la calidad;

b) ser medibles;

c) tener en cuenta los requisitos aplicables;

d) ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente;

e) ser objeto de seguimiento;

f) comunicarse;

g) actualizarse, según corresponda.

La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad.

¿Qué es lo que se nos está solicitando en este punto de la norma?

En el primer párrafo de este punto nos está diciendo que establezcamos objetivos. Estos objetivos se puede plantear para cualquiera de los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad o de Medio Ambiente que queramos certificar en nuestra organización.

Otras condiciones que nos menciona la Norma es que deben ser coherentes con la política, medibles, tener en cuenta los requisitos, ser pertinentes, también se les debe dar seguimiento, se deben comunicar y actualizarse periódicamente.

Si te puedes percatar; en estos puntos a considerar se nos está pidiendo que establezcamos objetivos siguiendo la metodología SMART. Este método SMART es muy conocido porque nos permite establecer objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Reales, y en un margen determinado de Tiempo. Si quieres saber más de este tipo de objetivos, te dejaré el enlace del video donde explico la forma de aplicar este método, lo podrás encontrar en la descripción.

También, al final del video vamos a revisar una plantilla donde mostraré un ejemplo de este establecimiento de objetivos para poder ayudarte un poco más en este punto de la Norma.

Continuemos viendo lo que nos menciona la Norma ISO en su siguiente sub-apartado:

6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar:

a) qué se va a hacer;

b) qué recursos se requerirán;

c) quién será responsable;

d) cuándo se finalizará;

e) cómo se evaluarán los resultados.

¿Qué significa esto que acabamos de leer?

Al momento de implementar esta serie de Normas ISO vas a percatarte que es muy frecuente que nos pida el uso de una técnica o método muy conocido como "5W + H", llamada así por la traducción de sus 5 siglas “W” de las preguntas en inglés:

· What? de ¿Qué?;

· Why? de ¿Porqué?;

· Who? de ¿Quién?;

· When? de ¿Cuándo? y la última sigla es una H correspondiente a

· How? que traducido significa ¿Cómo?.

Como lo explicamos hace unos instantes, ya podrás percatarte que en este punto nos está pidiendo que implementemos esta técnica. Es por ello importante, que al realizar nuestro proceso de planificación de objetivos nos enfoquemos en responder estas preguntas: QUÉ, QUIÉN, DONDE, CUANDO, PORQUÉ Y CÓMO se van a plantear estos objetivos.

Vamos ahora a ver el ejemplo de archivo que te prometí en el inicio de este video. Voy a mostrarte dos ejemplos de archivo donde puedes ordenar o programar las actividades para la planificación del logro de tus objetivos.

Archivo 1

El primero es un archivo simple que se puede usar principalmente para los Objetivos de Calidad. Y el segundo archivo que tenemos, es un formato que nos brinda la Reglamentación Nacional en el Perú. Recuerda que la Norma ISO nos menciona que para estos casos donde la Reglamentación Nacional nos condiciona o nos entrega algún formato para implementar dentro de nuestro Sistema de Gestión, pues debemos utilizarlos.

Normalmente estos formatos los puedes encontrar en la Leyes o Reglamentos correspondientes a tu país. Pero si no tienes ningún formato brindado por alguna norma correspondiente a tu país, te dejo este modelo como ejemplo para que lo puedas utilizar.

Ahora bien, vamos a explicar el primer formato.

Como puedes apreciar he dejado unas notas en la parte superior de cada encabezado de columna para que puedas apreciar y diferenciar el requisito que se está cumpliendo de este punto de la Norma ISO.

Uno de estos requisitos nos dice que debe ser coherente con la política de Calidad en caso de tratarse de una política de Calidad; o de SST si es que fuera un Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Luego vienen otros requisitos sobre Qué es lo que se va a hacer; cómo se va a medir, cuándo se va a medir, los recursos que se necesitan, quiénes van a ser los responsables y Cómo se les va a hacer seguimiento.

Con estas notas en la parte superior se puede apreciar mucho mejor.

Para entrar más en detalle de esta planificación, vamos a ver la coherencia de estos objetivos con la Política. Para eso tenemos como ejemplo una Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Vamos a comparar los archivos y apreciar la coherencia de la Política con las acciones para cumplir los Objetivos. Recuerda que la elaboración de esta Política de SST la hemos tratado en un video anterior, si quieres saber más de cómo elaborar tu Política de SST, Calidad o Medio Ambiente te dejaré los enlaces en la descripción para más detalle.

Volvamos a los ejemplos; el primer compromiso que tenemos en este ejemplo de Política de SST es el correspondiente a PROPORCIONAR CONDICIONES SEGURAS Y SALUDABLES PARA LA PROTECCIÓN DE LA SST PREVINIENDO LESIONES, DOLENCIAS, ENFERMEDADES, DETERIORO DE LA SALUD E INCIDENTES.

Y en nuestro Despliegue de Objetivos lo hemos colocado en la primera casilla de la izquierda. Si avanzamos hacia la derecha, en el archivo excel se verán las actividades, las metas a cumplir según la frecuencia y los responsables. También está mencionado el presupuesto que se utilizará y también se tiene un despliegue de seguimiento anual que se le debe hacer. Cabe mencionar que las evidencias de cumplimiento también se les debe de llevar un control y guardarlas en una carpeta correspondiente.

En la parte final del archivo tenemos unos cuadros de resumen y cumplimiento que nos ayudarán a realizar un informe anual y también a controlar el seguimiento del cumplimiento de estas actividades.

Lo mismo que hemos planteado en este primer archivo, lo podemos hacer en el formato que nos brinda la Reglamentación nacional. Maneja los mismos criterios. Sólo con la diferencia de que el orden varía un poco en dicho formato. Pero mantiene los mismos criterios y puntos a contemplar.

Bueno, espero que con este breve video hayas entendido un poco más acerca de cómo planificar las actividades para cumplir con tus Objetivos planteados en tu Sistema de Gestión.

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domingo, 10 de octubre de 2021

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ESCRITO Y FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ESCRITO Y FLUJOGRAMA

Hola, el día de hoy te vamos a ver una de las maneras de elaborar un procedimiento escrito y un flujograma. Vamos a ver dos métodos de elaborar un procedimiento escrito y paso a paso lo vamos a transformar en un flujograma. Si deseas ver la explicación de este tema en video, te dejo líneas abajo el enlace para que puedas verlo en YouTube:

Antes de comenzar con este tema recuerda que en otro de mis blogs, te expliqué mediante ejemplos básicos lo que es un "Proceso" y un "Mapa de Procesos"; si no lo has llegado a ver, te dejo el link para que puedas acceder al material mencionado https://gestorisos.blogspot.com/2021/09/proceso-y-mapa-de-procesos-explicacion.html. También existe un video en mi canal de YouTube donde explico este tema:

Ya mencionamos que el Mapa es una vista general, pero esto no quiere decir que sea una vista específica. Si pensaste que con hacer tu mapa del proceso ya estaba todo implementado; déjame decirte que no es así; una organización puede ser precisa o compleja en sus procesos y eso depende principalmente del tamaño de la organización. Mientras más grande sea la empresa, es muy probable que cuente con muchos procesos dentro de ella.

Volviendo al tema; vamos a ser un poco más específicos respecto a los procesos. Es decir que vamos a ir de Mayor a menor; de algo más global a algo más específico. En la imagen tenemos un Mapa de Procesos de una empresa de servicios de Instalaciones

Por ejemplo en este proceso de Gestión de Operaciones vemos tres subprocesos:

· PLANIFICACIÓN

· INSTALACIÓN

· CIERRE

Si tratamos de desmenuzar cada uno de esos subprocesos encontraremos más subprocesos todavía. Por decir, si ahondamos en las actividades de INSTALACIÓN encontraremos otras actividades como:

· MONTAJE

· DESMONTAJE

· PROTOCOLOS Y PRUEBAS

· ETC.

Estos son sólo por citar algunos ejemplos de los subprocesos que podemos encontrar.

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ESCRITO

¿CÓMO SE HACE UN PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ESCRITO?

Hay distintas formas de realizar un procedimiento de trabajo escrito pero te voy a explicar dos de las principales y básicas formas de realizar un procedimiento de trabajo escrito:

1. Mediante la OBSERVACIÓN (de la ejecución de la Tarea)

2. Mediante la ENTREVISTA (al responsable de la ejecución de la Tarea)

En el primer método vas a observar la manera en que se realizan las actividades de transformación y vas a tomar los apuntes necesarios para describir el proceso y para el segundo método (la entrevista) vas a tener que contactarte con algún encargado o alguien conocedor del proceso para que te dicte los pasos. Vamos a ver un ejemplo:

Suponiendo que nosotros queremos hacer un procedimiento de pruebas hidrostáticas. Estas son las pruebas que se realizan a las tuberías de agua para descartar que existan algunas deficiencias o malos acoples en las uniones que puedan producir algunas fugas de agua en el tendido de la tubería, que posteriormente pueden generar de repente alguna rotura, filtraciones o inundaciones de agua.

Suponiendo que nosotros previamente hemos observado el proceso y de repente hemos sacado la serie de pasos a seguir o que de repente hemos consultado con algún encargado quedaría de la siguiente manera:

1. Primero, se tiene que instalar un manómetro para controlar la presión en las tuberías a examinar

2. Luego, se tiene que llenar el agua hasta llegar a los 40 psi (el psi es la unidad de medida de presión que se va a utilizar para la presión del agua)

3. Se debe esperar 15 minutos para asegurar que no se presenten fugas.

4. Luego, se tiene que verificar las uniones para descartar fugas, en caso de existir alguna fuga se debe vaciar el agua, corregir las fallas y volver a llenar el agua.

5. Luego de transcurrido el primer período de prueba, se debe proceder a subir a 120 psi

6. Se debe mantener esa presión durante dos (2) horas. No se acepta la variación mayor a dos (2) psi.

7. Se debe verificar nuevamente las uniones para descartar fugas; en caso de existir alguna se debe vaciar el agua; corregir las fallas y volver a llenar el agua.

8. Si no hay variación en el manómetro y sin fugas se da por aceptada la prueba.

Todo este procedimiento que líneas arriba está escrito, lo vamos a ver en un flujograma.

¿Qué es el flujograma?

Un flujograma es “una descripción gráfica de la secuencia de pasos que conforman un proceso”.

Vamos a conocer a continuación, los gráficos principales de esta herramienta de trabajo. Como gráficos principales tenemos a la elipse, el rectángulo, el rombo y las flechas de dirección.

Elipse: PARA INICIO Y PARA FINAL

Rectángulo: PARA ACTIVIDAD U OPERACIÓN

Rombo: PARA DECISIÓN

Flechas: DIRECCIÓN DE FLUJO

Vamos a explicar el significado de cada una de estas figuras.

La elipse significa inicio y final, se utiliza cada vez que vamos a dar inicio y cada vez que termina el proceso

· El rectángulo se utiliza cuando se va a describir una actividad u operación

· El rombo, cuando se tiene que tomar una decisión y;

· Las flechas de dirección, indican hacia dónde va el flujo del proceso

Ahora que ya conocemos un poco más de estos gráficos, vamos a transformar todo lo descrito en el procedimiento escrito líneas arriba en un flujograma. Tenemos que empezar por graficar nuestro inicio (ya hemos dicho que el inicio y el final se grafican por medio de la elipse).

El primer paso descrito en el procedimiento escrito de trabajo, nos dice: instalar un manómetro para controlar la presión en las tuberías a examinar. Este primer paso vamos a graficarlo por medio de un rectángulo (el rectángulo representa la operación) y en este caso lo hemos puesto lo más abreviado posible hemos utilizado solamente cuatro palabras si es posible utilizar dos mucho mejor.

El siguiente paso lo hemos dividido en dos: “llenar agua en tubería” y “llegar a los 40 psi”; cuando ya hemos llegado a los 40 psi que nos dice el procedimiento descrito, nos indica que tenemos que esperar por 15 minutos para descartar posibles fallas.

El cuarto paso indica que tenemos que verificar las uniones para descartar fugas. En este paso nos está diciendo que tomemos una decisión. Para graficar las decisiones vamos a utilizar un rombo y nos vamos a hacer la pregunta: ¿existen fugas? de ser positiva la respuesta; tenemos que vaciar el agua, reparar las fallas y volver a llenar el agua.

De ser negativa (es decir, que no existan fugas), podemos continuar con el siguiente paso: Tenemos que continuar llegando hasta llegar a los 120 psi (aumentando más agua para subir la presión) y esperar por dos horas para descartar posibles fugas que sucedan en ese lapso de tiempo.

Siguiente paso, nuevamente tenemos que tomar otra decisión. Tenemos que verificar si es que existen fugas; de ser positivo, tenemos que volver a vaciar el agua, reparar nuevamente las fallas o fugas y volver a llenar el agua en la tubería para volver a iniciar todo el proceso.

Y de ser negativo (que no existan fugas), ¿Cuál sería el siguiente paso? Se concluiría con el proceso.

En el flujograma mostrado, se aprecia que hemos transformado lo redactado en el procedimiento escrito, en una vista gráfica. Este gráfico o flujograma es algo básico, no quiere decir que ésta sea la única forma de hacer un flujograma. Hay distintas formas de hacer un flujograma, en algunos estándares hay muchos más gráficos. Si tú averiguas en internet, vas a encontrar distintas formas de hacer un flujograma, con otros tipos de gráficos, pero la idea es la misma: hacer que nuestro proceso sea más visual. A continuación te dejo un modelo (distinto al del ejemplo) de un flujograma elaborado en excel, perteneciente a un proceso comercial, al final de este Blog también te dejaré el procedimiento de trabajo escrito de donde se elaboró este modelo.

Tenemos que adicionar algo acerca del procedimiento de trabajo escrito; lo normal es que haya un formato dentro de la empresa; en este formato se debe mencionar el objetivo general del proceso (qué es lo que se quiere lograr), también debe decir el alcance (a quienes va dirigido o hasta qué áreas, o sucursales va a abarcar su cumplimiento, en caso de que la empresa sea grande y tenga varias sucursales), también tiene que mencionarse las normas o referencias normativas, si se utilizó algún manual o alguna norma o ley de referencia no se debe descartar, porque también hay una parte del sistema de gestión donde menciona acerca del cumplimiento legal. También tiene que mencionarse puntos adicionales como: el glosario de términos, las responsabilidades; se tienen que anexar formatos, flujogramas (como el que hemos realizado en este blog), algunos documentos que sean necesarios u obligatorios y registros como listas de chequeos, entre otras. Y claro está, principalmente deben estar mencionados, los pasos de ejecución del proceso de trabajo. Te dejaré un modelo de trabajo escrito para un proceso comercial (solo es un ejemplo) que contiene los puntos básicos con los que este documento debe de contar.

Espero haberte ayudado con estos ejemplos, los ejemplos que muestro son básicos pero te pueden ayudar a poner una base dentro de tu organización. Si quieres conocer más al respecto de temas parecidos a este, te invito a mi canal Gestor Calidad – SSOMA, para que te suscribas y activar la campanita para que YouTube te avise cada vez que vuelva a subir vídeo.

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