¿QUÉ ES UN KPI? - INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO

¿QUÉ ES UN KPI? - INDICADORES DE GESTIÓN

Números... qué importante son los números en nuestra vida cotidiana. ¿Sabías que todos los días, en todos los lugares de nuestro planeta y en cada momento se están generando datos e información? Esta cantidad de datos e información aunque no la podamos percibir directamente y te parezca extraño están transformando nuestra sociedad de forma trascendental.

El día de hoy vamos a hablar acerca de los indicadores de gestión... si quieres saber más de este tema, te recomiendo llegues hasta el final de este Blog. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Sí... los indicadores hoy en día son muy comunes; especialmente si trabajamos con números o datos relativos o de importancia para nuestra organización.

¿Qué es un Indicador o KPI?

A lo largo de este Blog vamos a tratar con el concepto de los "Key Performance Indicator" (KPI), o traducido al Español: "Indicadores Clave de Desempeño" 

INDICADOR: significa que indica o sirve para indicar. 

En estadística y diseño de investigación, un indicador es un valor observado de una variable.

Recuerda bien esta definición porque en tu trabajo o en cualquier otra área donde trabajes con datos, van a existir distintos tipos de medidas o métricas. Estas MEDIDAS o MÉTRICAS no necesariamente los tenemos que llamar INDICADORES porque quizá no nos van a indicar algo en concreto que nos pueda ayudar a mejorar o a tomar decisiones.

Una MEDIDA es un cantidad. Como ejemplo de una medida podríamos decir "la cantidad de accidentes". Yo podría decir que a la fecha tenemos 50 accidentes pero eso solo es un medida, mas no necesariamente un indicador de Gestión.

Una MÉTRICA es algo distinto porque es la combinación de múltiples medidas, podríamos decir por ejemplo la cantidad de accidentes acontecidos dentro de un periodo determinado de tiempo. 

¿Notas la diferencia? estamos hablando de una primera medida: "Cantidad de accidentes" comparada con otra medida "Periodo de tiempo", este podría ser mensual, anual; o quizá también a lo largo de cierta "cantidad de Horas Hombre Trabajadas".

IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN 

Los indicadores de Gestión son nuestros principales aliados para descubrir si estamos cumpliendo los objetivos planteados en la Estrategia de Gestión y si realmente la estrategia está siendo efectiva. Los INDICADORES también nos ayudan a tomar decisiones para mejorar y/o corregir en un momento oportuno la estrategia de gestión.

El hecho de medir los resultado de nuestras actividades nos permitirá identificar las deficiencias, puntos flojos, debilidades, entre otros factores que podemos ajustar en nuestra estrategia.

Para un profesional implementador de sistemas de Gestión además, estos indicadores son indispensables para poder transmitir a sus clientes y/o a las empresas cuales son las ventajas del  trabajo de gestión realizado tanto en números y resultados de mejora.

Una vez mencionado todo esto, es hora de pasar a ver cómo es un indicador...

CARACTERÍSTICAS DE UN KPI - Sub-Título (No hablado hacer PPT)

1. Los INDICADORES deben ser medibles y cuantificables, principalmente tienen que hablarnos de números; no nos deberían de brindar resultados ambiguos; básicamente porque los resultados tienen que compararse con otros resultados a lo largo del tiempo y estas comparaciones deben ser concretas. Por ejemplo, podríamos establecer como KPI el aumento en la "Valoración de Satisfacción por proyectos" en lugar de la "Percepción de satisfacción" de cada uno de mis "proyectos ejecutados" que es algo totalmente distinto. Al mencionar de la palabra "Valoración" le brindamos al "cliente" o "parte interesada" la opción de elegir el nivel o grado de "satisfacción" en una escala de números, ya sea del 1 al 10 o del 1 al 5.

2. La segunda característica de un KPI es que tiene que ser específico, en ese contexto podríamos optar por escoger como INDICADOR al aumento de "Licitaciones ganadas" en relación con el "Total de licitaciones". Lo que debemos evitar, es escoger indicadores como: el aumento de "Licitaciones ganadas en horario de la mañana" en relación con el "Total de licitaciones". Es decir, que toda la información a la que haga referencia el KPI debe ser de fácil extracción y consulta. Evitar en todo momento que la recolección de estos datos nos compliquen el seguimiento adecuado. Volviendo al ejemplo, no es de mucha importancia el horario en que se ganó la licitación, lo que realmente importa para la organización es conseguir licitaciones.

3. Como tercer aspecto hemos de preocuparnos de que nuestro KPI sea RELEVANTE; es decir, que sea un aspecto que realmente influya en nuestra planificación del Sistema de gestión. Como ya lo hemos tratado en el ejemplo de un KPI específico, debe de ser un indicador que nos interese como organización y nos ayude a mejorar. Esto va mucho de la mano con la estrategia planteada en nuestro sistema de Gestión, si somos una empresa lider en el mercado; quizá estemos más interesados en mejorar la satisfacción de los clientes ya consolidados, antes que ampliar la cantidad de ellos.

4. Y por último es que los KPI´s deben ser temporales y periódicos, tienen que estar limitados en el tiempo. Esto no quiere decir que tenemos que establecer periodos de tiempo y descuidar los números y revisarlos cuando se nos de la gana. Por el contrario; se le debe realizar un seguimiento periódico, y tiene que ser posible medirlo a lo largo de todo ese tiempo y comparar los cambios presentados. Si por ejemplo establecí un KPI anual se le deberá realizar seguimiento mensual, semanal o diario. Esto dependerá de su importancia. 

Ahora que ya entiendes todo el concepto que rodea a los KPI es momento de saber ¿Cómo crearlos? pero eso ya lo verás en el Blog "Cómo crear un KPI".

Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA

INDICADORES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 INDICADORES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Saludos a todos nuevamente... el día de hoy vamos a explicar los indicadores más comúnmente utilizados para gestionar la seguridad y salud en el trabajo. Recuerda que si quieres, también puedes ir a la explicación en video que tengo disponible en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Ya explicamos en un blog anterior el significado de un KPI, indicador, medida e índice (también puedes acceder a la explicación en video haciendo click aquí). También hemos explicado que para elaborar cualquier tipo de indicador de desempeño, debemos de seguir la metodología SMART (accede a la explicación en video aquí). Esa metodología consiste en que los indicadores de gestión deben ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y en un Tiempo definido. Si quieres conocer más acerca de estos videos referente a los KPI´s o Indicadores Clave de Desempeño, te invito a que revises los videos que te dejaré a continuación para que puedas entender mejor de lo que voy a explicar.

Con respecto a la seguridad y Salud en el trabajo existen dos de los principales indicadores usados en la mayoría de los casos para la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y son:

1. Índice de Frecuencia, y el

2. Índice de Gravedad

Como ya hemos explicado en otros videos "Un indicador" sirve para "indicarnos" algo, nos va a brindar datos de importancia o relevancia para ponernos en conocimiento la existencia de algo que nos interesa.

En este caso, el principal objetivo de todo sistema de gestión de seguridad y Salud en el Trabajo es: "Reducir los accidentes, incidentes o problemas relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo del personal". 

A este tipo de indicadores se les conoce como "Indicadores Reactivos" porque no previenen los Accidentes de Trabajo. Solo nos brindan información de qué tanto ha cambiado o variado la aparición y gravedad de los accidentes a través de un periodo de tiempo determinado.

Ahora pasaremos a explicar cada uno de estos indicadores.

* Índice de Frecuencia: Este tipo de indicador, mide la frecuencia en que sucede un accidente de trabajo por cada millón de horas hombre trabajadas. Veamos a continuación, la fórmula relacionada con este tipo de indicador:

   Índice de Frecuencia: [(Nro de accidentes de trabajo)/(Nro Total de HHT)] x 1 000 000

   Donde: 

   HHT = Horas Hombre Trabajadas

Como podrás apreciar se tiene la relación entre el número de accidentes ocurridos entre el número total de Horas Hombre Trabajadas (HHT), todo este resultado multiplicado por 100. 

Este indicador representa el número de accidentes ocurridos en un periodo de tiempo, nos permite comparar la variación entre los accidentes acontecidos entre un mes y otro. Veamos a continuación una imagen de referencia donde se puede observar la variación que puede existir cuando aplicamos esta medida en la vida real.

¿Qué es lo que nos quiere decir esta imagen?

Con la variación de este tipo de gráfico, como en el caso de un notorio incremento o despunte; podemos deducir que en la organización donde se está llevando a cabo este tipo de medición y en el periodo que se está revisando, están sucediendo cada vez más frecuentemente accidentes de trabajo y; por el contrario, en el caso de que la medición de este tipo de indicador disminuya, nos quiere decir que la cantidad o frecuencia de aparición de accidentes también se está reduciendo.

* Índice de Gravedad: También conocido como Índice de severidad en otros ámbitos o países de Latinoamérica. 

Este indicador nos informa respecto a la cantidad de días perdidos a causa de los accidentes del trabajo por cada millón de horas trabajadas. Veamos a continuación, la fórmula relacionada con este tipo de indicador:

   Índice de Gravedad: [N° de días perdidos]/[N° Total de HHT]  x 1 000 000

   Donde: 

   HHT = Horas Hombre Trabajadas

A diferencia del indicador anterior, se puede observar que se utiliza el N° de días perdidos sobre las horas hombre trabajadas y todo eso se multiplica por el factor de un millón.

Este indicador representa el número de jornadas perdidas en un periodo de tiempo, nos permite comparar la variación entre la cantidad de días perdidos a través del avance de los meses del año. Recordemos que para efectos de este indicador, la gravedad o severidad de un accidente de trabajo se compara por los días perdidos. Un accidente que genera un descanso o paralización del personal por el resto del turno es menos grave que el accidente de trabajo que genera un pérdida de 30 o 60 días laborales. 

Veamos a continuación una imagen de referencia donde se puede observar la variación que puede existir cuando aplicamos esta medida en la vida real:

Con la variación de este tipo de gráfico, para el caso de un notorio incremento; podemos deducir que en la organización donde se está llevando a cabo este tipo de medición están sucediendo accidentes cada vez más graves y; en el caso de disminuir este indicador, nos quiere decir que están presentándose accidentes menos graves o con lesiones menores a través del tiempo.

Con respecto a esto último mencionado, te invito a que te suscribas a mi canal porque pronto subiré un video explicando la forma de cómo crear este tipo de gráficos e indicadores en una archivo excel con el formato correspondiente para elaborar tu registro y seguimiento de estos indicadores.

A continuación te dejaré un material adicional donde se explica a más detalle el uso de estos indicadores:

Descargar archivo

Bueno, sin más que agregar me despido esperando que hayas logrado entender mejor este tipo de indicadores de Seguridad y Salud en el trabajo... conmigo será hasta un próximo blog. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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Gestor Calidad - SSOMA

CÓMO CREAR UN KPI - INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO - INDICADORES DE GESTIÓN ☺☻♥

 

CÓMO CREAR UN KPI - INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO - INDICADORES DE GESTIÓN ☺☻♥

¿Se puede crear un KPI?... Desde luego que Si.

En un video subido en mi página de YouTube explicamos el significado de los KPI´s o también conocidos como Indicadores Clave de Desempeño y sus características. Pero el día de hoy vamos a ver la forma de crear cualquier tipo de Indicador a partir de datos. Te recomiendo que te quedes hasta el final del Blog para que puedas ver los ARCHIVOS y FORMATOS compartidos en esta presentación. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Para crear un KPI, el mejor consejo que debemos poner en práctica es llevar a cabo un procedimiento.

PROCESO PARA CREAR UN KPI

Como primer paso tenemos que comenzar por los objetivos planteados en nuestro Sistema de Gestión, ellos nos van a decir ¿Qué es lo queremos alcanzar? y a través de ese conocimiento ¿Qué es lo que se debe medir?

Como segundo punto tenemos que identificar ¿Qué es lo que podemos medir de este objetivo?. Cabe mencionar que en un video anterior también explicamos que los objetivos deberían de ser SMART (este es un acrónimo que los describe como: Sencillos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporales). En el caso de haberlos diseñado haciendo uso de dicha táctica será mucho más sencillo saber qué es lo que podemos medir de estos objetivos. Si quieres conocer más de estos objetivos SMART, te dejo el video donde explico más al respecto:

Vamos a ver un ejemplo, supongamos que uno de los objetivos de nuestra organización es:

“CONSEGUIR UN INCREMENTO DEL 30% EN NUESTROS INGRESOS POR VENTAS AL FINAL DEL PRESENTE AÑO”.

Para alcanzar este objetivo, podríamos utilizar como indicador “el aumento mensual en las ventas cotizadas”, otro indicador sería “el número de cotizaciones exitosas realizadas y entregadas a tiempo en el transcurso del año”. Lo siguiente sería documentar todos los cambios en estos indicadores, empezando con una línea base o dicho más sencillamente, el punto de referencia desde donde partiremos. Podría tratarse de 15 ventas, 30 cotizaciones, etc.

Lo recomendable es que vayas apuntando todos nuestros análisis y resultados para ver de una forma gráfica la evolución y seguimiento de dicho indicador. En dicha tarea, nos puede ayudar un cuadro de mandos en excel o plantilla en la cual vamos apuntando cada KPI, sus resultados a lo largo del tiempo y a qué objetivo están satisfaciendo.

Descargar Documento

De acuerdo a la estrategia planteada en nuestro Sistema de Gestión, existen algunos KPI´s que suelen ser los más usados en la implementación de los Sistemas de Gestión. A continuación vamos a ver algunos ejemplos de ellos:

Para citar los Indicadores más comunes, si se trata de un Sistema de Gestión de Calidad podemos mencionar el indicador de "Satisfacción del cliente"; para el caso de un SG-SST, el índice de "Frecuencia de accidentes", entre otros.

Vamos a explicar el indicador de satisfacción del cliente:

El siguiente paso después de vender un producto o servicio, es evaluar el grado de conformidad de quien lo ha adquirido. La venta del producto o servicio no garantiza la satisfacción del cliente. En la práctica, es muy y frecuente escuchar a clientes poco satisfechos con el servicio o producto brindado. Es por eso que se debe implementar varias formas de evaluar el servicio post-venta. Una forma de evaluar la satisfacción del cliente es realizando una ENCUESTA DE SATISFACCIÓN. Esto nos servirá de mucho cuando queramos ampliar nuestros productos o servicios brindados o quizá ampliar a nuevas líneas de negocio. Te dejaré el formato a manera de ayuda:

 

Descargar documento

Fórmula:

Satisfacción del cliente = [Suma Total de todas las puntuaciones] x 100

                                               Total de valoraciones obtenidas

Descargar documento 

El indicador de Frecuencia de accidentes:

Este es un KPI muy importante porque nos va a permitir realizar el seguimiento en la mejora de nuestro sistema de gestión, a través del espaciamiento entre cada aparición de un accidente. Mientras menos frecuente sea la aparición de un accidente, se podrá decir que estamos mejorando en cuanto a frecuencia de accidentabilidad.

Fórmula:

Índice de Frecuencia de accidentes =          [               N° Accidentes                      ] X 1 000 000

                                                                              Total de Horas Hombre Trabajadas

Existen otros indicadores de SST que inclusive ya se encuentran reglamentados por leyes según el país donde se quiera implementar. Algunos indicadores miden la gravedad del accidente de acuerdo a los días no laborables que ha generado cada uno de ellos; es decir, que si un accidente me costó 30 días de descanso médico; es de por sí, más grave que aquel accidente en donde solo se brindaron primeros auxilios al personal involucrado.

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Como te hemos mostrado a lo largo del Blog, si mides las acciones a través de los Indicadores, la estrategia adoptada para el Sistema de Gestión y el cumplimiento de nuestros objetivos tendrán una base para poder mejorar y optimizarse.

Así como estos ejemplos mostrados, podemos crear más Indicadores, ya sea para Calidad, Seguridad o Medio Ambiente. La forma de definirlos bien, tiene que ver con nuestros objetivos; y para ello debes primero preguntarte ¿Qué es lo quiero mejorar? Por ejemplo, para crear un indicador de Medio Ambiente, debería realizar un estudio del principal impacto que estoy generando en el Ambiente. Me podría preguntar primero: ¿Cuál es el principal impacto que estoy generando?, contabilizar el número o cantidad total de impacto que estoy generando; y de acuerdo a ello, fijar un número aceptable el cual debo considerar como OBJETIVO, hacerle el seguimiento y mejorarlo a través del tiempo.

Existen también Indicadores Proactivos (aquellos que se anticipan a los problemas) e Indicadores Reactivos (que son aquellos que nos sirven para reaccionar a los problemas con medidas de control) estos últimos son más comunes y variados... pero eso lo vamos a tener que explicar en un próximo Blog.

Ahora que ya sabes más acerca de Cómo crear un KPI, queda en tus manos utilizar correctamente esta forma de crearlos y sacarles provecho... así que sin más que mencionar, nos vemos hasta la próxima... Chau!.

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Gestor Calidad - SSOMA