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miércoles, 8 de diciembre de 2021

7.4 Comunicación | NORMA ISO punto 7.4

Norma ISO, Punto 7.4: Comunicación

Bienvenidos a una nueva página de Blog donde vamos a hablar del punto 7.4 correspondiente a Comunicación. Recuerda que también puedes ver la explicación de este tema en formato de video que he subido en mi canal de YouTube haciendo click en el siguiente enlace:

Vamos a revisar qué nos dice la Norma ISO EN este punto:

"La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan:

a) qué comunicar;

b) cuándo comunicar;

c) a quién comunicar;

d) cómo comunicar;

e) quién comunica".

En este punto de la norma nos está pidiendo principalmente que ordenemos nuestras comunicaciones.

Como podrás entender a menudo es difícil ordenar las comunicaciones dentro de una organización; y suele ser recurrente encontrar que en algunas organizaciones, donde no se tiene un sistema de comunicación ordenado; cometan el error de difundir todos los documentos sin identificar el tipo de documento que se quiere comunicar, ni las áreas a donde va dirigido, o el personal pertinente que debe tener acceso a dicha información.

En otros casos, se encuentra organizaciones donde se desconoce por completo qué tipo de documentación poseen. Incluso en algunas auditorías se encuentra que hay procedimientos operativos o manuales que se han actualizado por orden de niveles jerárquicos superiores; pero el personal operativo (el personal que realiza la tarea) no tiene conocimiento de dichos cambios en el procedimiento. Lo que evidencia claramente que este punto de la Norma no se está gestionando adecuadamente.

En este punto de la Norma, lo importante es saber qué documentos son necesarios compartir con todos los integrantes de la organización. Como sabes, en la mayoría de organizaciones se tiene niveles jerárquicos y no todos los documentos deben ser conocidos o deben estar al alcance de todos los integrantes. Ya anteriormente en el punto 7.1.6 hablamos de los conocimientos de la organización, y pusimos énfasis en identificar cuáles son aquellos documentos o información que debe ser compartida por todos los integrantes y cual de esta información debe ser conocida solo por el personal de la Alta dirección u otros niveles jerárquicos. Te dejo el enlace para que puedas revisar acerca de este material en caso no lo hayas visto hasta el momento:

https://gestorisos.blogspot.com/2021/11/716-conocimientos-de-la-organizacion.html

Para ello, primero debemos determinar quiénes son las partes pertinentes, o cual tipo de información es de carácter privado o de información abierta.

Vamos a citar un ejemplo:

La "Política del Sistema de Gestión". Este es un tipo de documento que debe: "...estar disponible para las partes interesadas pertinentes (...)" (ver Norma ISO 9001:2015, punto 5.2, inciso c). Ese es el requisito que nos pide la Norma ISO.

Así como este tipo de documento (la Política del Sistema de Gestión), existen otros documentos que deben estar disponibles para todos los integrantes y existen otros que solo estarán disponibles para algunos miembros de la organización.

Vamos a citar otro ejemplo, pero esta vez utilizaremos una matriz de comunicaciones que nos va a servir como base para poder ordenar los documentos que se van a comunicar en la organización.

Como puedes observar existen dos tipos de comunicaciones: COMUNICACIONES INTERNAS que son aquellas que se van a dar entre el personal que integra la organización y un segundo tipo de comunicación que es la COMUNICACIÓN EXTERNA, que viene a ser la comunicación que se da con las personas externas a la organización, pueden ser CLIENTES, GOBIERNO, ETC.

Al costado tenemos una columna que nos pide que coloquemos el tipo de documento que se va a comunicar, luego tendremos que indicar el responsable de comunicar dicho documento, en la siguiente columna la parte interesada a quien va dirigida dicha información, en la siguiente columna la frecuencia y luego se debe colocar una equis para marcar la forma en que se comunicará dicho documento y al final se coloca el tipo de registro que evidenciará el cumplimiento de esta comunicación.

Como verás hay algunos ejemplos que ya están colocados, algunos de forma interna y otros correspondientes a la comunicación externa de la organización.

Estos son solamente ejemplos, como sabrás cada organización tiene distintos responsables, en este ejemplo se puede ver que la Política es comunicada por el Jefe inmediato pero en otras organizaciones es comunicada por el área de RRHH o quizá por el encargado de calidad o Seguridad, en caso de que exista un encargado.

De igual forma se debe indicar la frecuencia. En este ejemplo se ha colocado de manera sencilla que esta política se va a comunicar de manera continua, pero también podrías colocar el periodo de tiempo si es que se trata de algún otro tipo de documento. Por decir, en algunas organizaciones hay documentos que son renovados anualmente, si ese fuera el caso en tu organización; entonces se debe colocar más específicamente el periodo para que no genere suspicacias. En este caso se ha colocado que la frecuencia de comunicación de la política será continua o cuando se generen cambios, porque también hay organizaciones que su Política de Calidad, Medio Ambiente o SST se mantiene a través del tiempo y no necesitan cambiarla, entonces no habría necesidad de colocar anualmente, pero su difusión sí debe ser de manera continua para que el personal no se olvide de lo mencionado en la Política de la empresa.

Los medios de comunicación van a variar de acuerdo a las herramientas de comunicación que tenga disponible la organización. Adicional a estos ejemplos que se han colocado, se podría considerar también el uso de alguna nube como el Dropbox, que también sirve en algunas organizaciones para compartir documentación. Si cuentan con INTRANET, también se puede incluir la INTRANET. Pero no olvides que también se debe proteger la información de posibles pérdidas de información sensible, o copias malintencionadas; eso es algo que también se debe evaluar para no infringir requisitos legales o ganarnos conflictos legales.

Y para la parte externa se han colocado algunos ejemplos solo a manera de ejemplo. Ojo no es que se deba realizar siempre así de esta manera. Este tipo de comunicaciones las debes evaluar y establecer dentro de tu organización, de acuerdo a necesidad.

Bueno espero que esta información te sirva de ayuda y conmigo será hasta la próxima oportunidad.

Sin más que agregar, me despido y será hasta el próximo video... Saludos.

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miércoles, 24 de noviembre de 2021

7.1.6 Conocimientos de la organización

Norma ISO, Punto 7.1.6: Conocimientos de la organización

Hola a todos nuevamente. El día de hoy vamos a hablar acerca de este punto tan importante de la Norma ISO referente Conocimientos de la organización. Te dejo enlace del video subido a mi canal de YouTube donde explico de este tema para que también puedas acceder a él.

Veamos a continuación qué es lo que nos menciona la Norma ISO en este punto:

"7.1.6 Conocimientos de la organización

La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea necesario.

Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas.

NOTA 1 Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

NOTA 2 Los conocimientos de la organización pueden basarse en:

a) fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios);

b) fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos)"

Para poder interpretar este punto de la norma debes primero preguntarte: ¿Qué conocimientos son necesarios para la operación de tus procesos?... ¿Ya lo pensaste?, muy bien. Pueden existir muchos requisitos. Solo por citar unos ejemplo, podría tratarse de contratos, clausulas específicas de los contratos, reglamentación legal, normas técnicas internacionales, documentos o procedimientos de trabajo que debes cumplir por parte del cliente o terceros, etc.

Una vez identificados estos conocimientos, debemos de mantenerlos. Con esto nos estamos refiriendo a que debemos de guardarlos o almacenarlos adecuadamente, si es que estamos tratando con algún documento físico y en el caso de ser algún documento virtual, debemos de almacenarlos en una base de datos adecuada.

También nos está diciendo que debemos ponerlos a disposición del personal para que los integrantes de la organización puedan acceder a estos conocimientos, consultarlos cuando sea necesario o tenerlos en cuenta para la ejecución de las operaciones y procesos.

Aquí debemos de tener en cuenta también la privacidad del tipo de documento con el que estás tratando. Si estamos hablando de contratos ¿Quién debe o quién puede tener acceso a dicho documento? No todos los miembros de una organización deberían tener acceso a todos los documentos. Eso depende de la privacidad de los mismos y es algo que también debemos saber evaluar e identificar en conjunto con los integrantes de la organización; porque como entenderemos, existen algunos documentos o conocimientos críticos para algunas organizaciones que si se llegara a filtrar o perder algunos documentos de gran interés, podría representar incluso muy perjudicial para la organización.

Por citar un ejemplo: COCA COLA tiene conocimientos adquiridos a través de toda su existencia como organización; y uno de los secretos mejor guardados de esta marca es la fórmula secreta. Hay personas que conocen y saben de esta formula, pero no todos tienen acceso a ella. ¿Es un conocimiento bien guardado? SI.

Es por ello también tan importante que cuidemos de dichos documentos. El ambiente físico de almacenamiento y cuidado debe ser el adecuado y controlado de posibles robos de información o copias de documentos críticos. En caso de tratarse de una base de datos, esta debe ser lo suficientemente capaz, adecuada y protegida de algún ataque virtual. La copias virtuales o Back-Up también deben estar contempladas para prevenir pérdida de esta información.

En otro de los párrafos de este punto de la norma, nos menciona acerca de las necesidades y tendencias cambiantes. Recuerda que estos conocimientos van cambiando con el tiempo. Normalmente nos son estáticos. Conforme al pasar del tiempo van encontrándose nuevos conocimientos o estos conocimientos se renuevan. No todos tan frecuentemente o tan rápidamente como algunos. Pero es de conocimiento general que los contratos tienen nuevas clausulas o reemplazan algunas de estas clausulas, los requisitos van cambiando, las normas legales se reemplazan por otras actuales; lo mismo pasa con las normas técnicas internacionales que cambian de versión, los procedimientos se actualizan, y esto es algo que vas a tener que controlar muy frecuentemente en tu organización.

Existen algunas formas de implementar este punto de la norma, lo más práctico que suelen hacer algunas organizaciones, es implementar una mini biblioteca física o virtual con registros de documentos, accesos o permisos controlados.

Y para la actualización de dichos conocimientos, algunas organizaciones tienen suscripciones a boletines legales, contratan algún asesoramiento legal externo o interno donde les alertan de nuevas normas pertinentes al sector al que pertenece la organización, o revistas técnicas donde también les alertan de alguna nueva norma técnica o la actualización de la misma.

Existen dos notas adicionales que nos deja la Norma ISO en este punto, donde nos explica que: al hablar de conocimientos, no solo se está refiriendo a los conocimientos externos también se está refiriendo a los conocimientos internos. Por ejemplo: si en tu organización se elaboró un procedimiento de trabajo. Eso vendría a formar parte del conocimiento de la organización, lo mismo si se realizó un flujograma, un Mapa de riesgos, etc. Todo eso también viene a ser material intelectual perteneciente a la organización y los integrantes deben poder acceder a este conocimiento cuando sea necesario, con el fin de lograr los objetivos planteados dentro de nuestro sistema de gestión. Entre estos conocimientos también deben estar las "Lecciones aprendidas" de los distintos proyectos ejecutados, ya sean "positivas" o "negativas", participaciones de conferencias en las que se haya estado presente, material didáctico adquirido o brindado por los clientes y/o proveedores, etc.

Quiero agradecerte por llegar hasta esta parte del blog y recordarte que puedes suscribirte a mi canal de YouTube, para que te avisen cada vez que suba nuevo material parecido a este.

Sin más que agregar, me despido y será hasta el próximo video... Saludos.

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sábado, 20 de noviembre de 2021

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

Norma ISO, Punto 7.1.5: Recursos de seguimiento y medición

El día de hoy Vamos a revisar el apartado 7.1.5 de la Norma ISO que nos habla acerca de los "Recursos de seguimiento y medición". Te recuerdo que si quieres ver el video explicativo de este tema puedes ir a mi página de YouTube en el siguiente enlace:

Vamos a ver lo que nos menciona en el

7.1.5.1 referente a "Generalidades"

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. La organización debe asegurarse de que los recursos proporcionados:

a) son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas;

b) se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua para su propósito.

La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito.

Recuerden que en un video anterior tratamos el punto 7.1.3 de la Norma ISO, en ese video hablamos acerca del requisito correspondiente a Infraestructura. En este punto es algo similar, sólo que con la diferencia que al hablar de recursos estamos abordando más específicamente de "los insumos que permitirán ejecutar las estrategias seleccionadas" (D. Alessio, 2008). Recuerda que toda organización debe establecer una estrategia para alcanzar una proyección a futuro (visión) y establecer los objetivos correspondientes (actividades) para alcanzar los resultados esperados de nuestro sistema de Gestión.

Para ayudarte a entender acerca de este punto, mejor hablaremos de la herramienta conocida como las "6M", esta herramienta de "6M" nos menciona los RECURSOS necesarios con que debemos contar y se compone de los siguientes puntos:

· Mano de Obra

· Máquina o Equipos

· Medio Ambiente

· Moneda o Capital

· Métodos y

· Materiales

Estos son los RECURSOS que nos menciona las 6M, son los más comunes y frecuentes y también son los que deberías de identificar dentro de las actividades que desarrollas para poder cumplir con este punto de la norma. Pueden estar descritos en cualquier tipo de documento que creas conveniente. Pero lo más común es que se plasme en un procedimiento.

En algunas organizaciones suelen describir los recursos como cantidad de personas para desarrollar una actividad (incluyendo la supervisión en caso amerite), la cantidad y tipos de equipos a utilizar, materiales o accesorios, el tiempo en el cual deben ejecutar dicha actividad, los pasos a seguir, y el área correspondiente.

En este punto de la norma específicamente nos está pidiendo identificar los recursos necesarios para garantizar los parámetros o mediciones que nos está solicitando el cliente.

También nos dice que debemos asegurar y mantener estos recursos. Con esto nos está solicitando que realicemos un seguimiento de este tipo de Recursos. Por ejemplo, en el caso de los materiales necesarios que se cuente con stock disponible y con respecto al personal, que se cuente con la Mano de Obra disponible y se realice seguimiento al ausentismo y deserción laboral.

Si deseas saber cómo elaborar un Procedimiento de trabajo escrito, te dejaré el video correspondiente a la elaboración de un procedimiento y Flujograma.

Ahora que ya explicamos este punto, vamos a revisar el siguiente sub-apartado de la Norma

7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones

Revisemos lo que nos dice la Norma

Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito, o es considerada por la organización como parte esencial para proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe:

a) calibrarse o verificarse , o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación;

b) identificarse para determinar su estado;

c) protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición.

La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito previsto, y debe tomar las acciones adecuadas cuando sea necesario.

En este punto de la Norma, nos menciona principalmente a los equipos de medición. Todo producto o servicio; en su mayoría, requieren de mediciones necesarias. Ya dijimos que se deben identificar los equipos necesarios para la elaboración, pero también deben estar identificados los equipos de medición que se deben contrastar o comparar para obtener las correctas medidas que nos solicitan los clientes.

Veamos un ejemplo: si yo brindo el servicio de instalación de un pozo a tierra y me solicitan que la medición final sea menor a 15 ohmios. Entonces para realizar dicha medición final del ohmiaje debo utilizar un Telurómetro. Este Telurómetro debe estar correctamente calibrado y debe establecerse el periodo de tiempo necesario para volver a realizar nuevamente su calibración, en este caso por un laboratorio autorizado que emita el certificado correspondiente a dicha comparación.

En otro inciso de este punto de la Norma, nos dice que debe identificarse, en este caso debemos hacerle el seguimiento mediante la asignación de un registro en almacén (número de almacén) donde se especifique la marca del equipo, número de serie y otros detalles que sean de relevancia para identificarlos cuando sea necesario.

Y por último, también nos dice que debe estar protegido contra ajustes, daños o deterioro. Como en el ejemplo mencionado (Telurómetro) se trata de un equipo que sale a campo de trabajo. En estos casos el equipo corre el riesgo de sufrir algunos daños como caídas o golpes. Por lo que se debería establecer un procedimiento para el tratamiento de este equipo. Podría tratarse de alguna protección adicional a la carcasa del equipo, o un procedimiento de cuidado que debe tener el telurómetro, o un almacenamiento especial, etc.

A continuación vamos a ver un formato que nos puede ayudar a realizar el seguimiento a las calibraciones de los equipos y el periodo de renovación de la calibración necesaria. El enlace para la descarga de este formato lo voy a dejar a continuación:

Pasemos a explicar dicho formato: en una de las columnas se muestra la descripción del equipo, en otra la marca, el modelo la serie, fecha de calibración, la frecuencia de calibración, el código de almacén asignado o también el código de calibración asignado en laboratorio, el monto y el mes asignado para que al final nos brinde un presupuesto anual necesario para cumplir con las calibraciones anuales. Este aspecto es importante porque nos brinda una idea del monto que deberá ser asignado para que se cumpla con las calibraciones y prevenir que no se afecte dicha actividad.

Espero haberte ayudado con la explicación de este punto de la norma ISO y si tienes alguna duda me lo puedes dejar en los comentarios. Si te ayudó este Blog no olvides suscribirte compartirlo y darle like... Nos vemos hasta la siguiente oportunidad… Saludos.

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lunes, 11 de octubre de 2021

6.2. Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos | Norma ISO

Norma ISO, Punto 6.2: Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos | Norma ISO

Hola a todos, el día de hoy vamos a tratar el punto 6.2 de la Norma ISO donde nos habla acerca de los objetivos de la Calidad y la planificación para lograrlos.

Antes de explicar este tema, vamos a revisar lo que nos menciona la Norma:

6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

Los objetivos de la calidad deben:

a) ser coherentes con la política de la calidad;

b) ser medibles;

c) tener en cuenta los requisitos aplicables;

d) ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente;

e) ser objeto de seguimiento;

f) comunicarse;

g) actualizarse, según corresponda.

La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad.

¿Qué es lo que se nos está solicitando en este punto de la norma?

En el primer párrafo de este punto nos está diciendo que establezcamos objetivos. Estos objetivos se puede plantear para cualquiera de los Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad o de Medio Ambiente que queramos certificar en nuestra organización.

Otras condiciones que nos menciona la Norma es que deben ser coherentes con la política, medibles, tener en cuenta los requisitos, ser pertinentes, también se les debe dar seguimiento, se deben comunicar y actualizarse periódicamente.

Si te puedes percatar; en estos puntos a considerar se nos está pidiendo que establezcamos objetivos siguiendo la metodología SMART. Este método SMART es muy conocido porque nos permite establecer objetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Reales, y en un margen determinado de Tiempo. Si quieres saber más de este tipo de objetivos, te dejaré el enlace del video donde explico la forma de aplicar este método, lo podrás encontrar en la descripción.

También, al final del video vamos a revisar una plantilla donde mostraré un ejemplo de este establecimiento de objetivos para poder ayudarte un poco más en este punto de la Norma.

Continuemos viendo lo que nos menciona la Norma ISO en su siguiente sub-apartado:

6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar:

a) qué se va a hacer;

b) qué recursos se requerirán;

c) quién será responsable;

d) cuándo se finalizará;

e) cómo se evaluarán los resultados.

¿Qué significa esto que acabamos de leer?

Al momento de implementar esta serie de Normas ISO vas a percatarte que es muy frecuente que nos pida el uso de una técnica o método muy conocido como "5W + H", llamada así por la traducción de sus 5 siglas “W” de las preguntas en inglés:

· What? de ¿Qué?;

· Why? de ¿Porqué?;

· Who? de ¿Quién?;

· When? de ¿Cuándo? y la última sigla es una H correspondiente a

· How? que traducido significa ¿Cómo?.

Como lo explicamos hace unos instantes, ya podrás percatarte que en este punto nos está pidiendo que implementemos esta técnica. Es por ello importante, que al realizar nuestro proceso de planificación de objetivos nos enfoquemos en responder estas preguntas: QUÉ, QUIÉN, DONDE, CUANDO, PORQUÉ Y CÓMO se van a plantear estos objetivos.

Vamos ahora a ver el ejemplo de archivo que te prometí en el inicio de este video. Voy a mostrarte dos ejemplos de archivo donde puedes ordenar o programar las actividades para la planificación del logro de tus objetivos.

Archivo 1

El primero es un archivo simple que se puede usar principalmente para los Objetivos de Calidad. Y el segundo archivo que tenemos, es un formato que nos brinda la Reglamentación Nacional en el Perú. Recuerda que la Norma ISO nos menciona que para estos casos donde la Reglamentación Nacional nos condiciona o nos entrega algún formato para implementar dentro de nuestro Sistema de Gestión, pues debemos utilizarlos.

Normalmente estos formatos los puedes encontrar en la Leyes o Reglamentos correspondientes a tu país. Pero si no tienes ningún formato brindado por alguna norma correspondiente a tu país, te dejo este modelo como ejemplo para que lo puedas utilizar.

Ahora bien, vamos a explicar el primer formato.

Como puedes apreciar he dejado unas notas en la parte superior de cada encabezado de columna para que puedas apreciar y diferenciar el requisito que se está cumpliendo de este punto de la Norma ISO.

Uno de estos requisitos nos dice que debe ser coherente con la política de Calidad en caso de tratarse de una política de Calidad; o de SST si es que fuera un Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Luego vienen otros requisitos sobre Qué es lo que se va a hacer; cómo se va a medir, cuándo se va a medir, los recursos que se necesitan, quiénes van a ser los responsables y Cómo se les va a hacer seguimiento.

Con estas notas en la parte superior se puede apreciar mucho mejor.

Para entrar más en detalle de esta planificación, vamos a ver la coherencia de estos objetivos con la Política. Para eso tenemos como ejemplo una Política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Vamos a comparar los archivos y apreciar la coherencia de la Política con las acciones para cumplir los Objetivos. Recuerda que la elaboración de esta Política de SST la hemos tratado en un video anterior, si quieres saber más de cómo elaborar tu Política de SST, Calidad o Medio Ambiente te dejaré los enlaces en la descripción para más detalle.

Volvamos a los ejemplos; el primer compromiso que tenemos en este ejemplo de Política de SST es el correspondiente a PROPORCIONAR CONDICIONES SEGURAS Y SALUDABLES PARA LA PROTECCIÓN DE LA SST PREVINIENDO LESIONES, DOLENCIAS, ENFERMEDADES, DETERIORO DE LA SALUD E INCIDENTES.

Y en nuestro Despliegue de Objetivos lo hemos colocado en la primera casilla de la izquierda. Si avanzamos hacia la derecha, en el archivo excel se verán las actividades, las metas a cumplir según la frecuencia y los responsables. También está mencionado el presupuesto que se utilizará y también se tiene un despliegue de seguimiento anual que se le debe hacer. Cabe mencionar que las evidencias de cumplimiento también se les debe de llevar un control y guardarlas en una carpeta correspondiente.

En la parte final del archivo tenemos unos cuadros de resumen y cumplimiento que nos ayudarán a realizar un informe anual y también a controlar el seguimiento del cumplimiento de estas actividades.

Lo mismo que hemos planteado en este primer archivo, lo podemos hacer en el formato que nos brinda la Reglamentación nacional. Maneja los mismos criterios. Sólo con la diferencia de que el orden varía un poco en dicho formato. Pero mantiene los mismos criterios y puntos a contemplar.

Bueno, espero que con este breve video hayas entendido un poco más acerca de cómo planificar las actividades para cumplir con tus Objetivos planteados en tu Sistema de Gestión.

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jueves, 7 de octubre de 2021

ORGANIGRAMA – NORMA ISO 5.3 Roles Responsabilidades y autoridades

ORGANIGRAMA – NORMA ISO 5.3 Roles Responsabilidades y autoridades

En este Blog vamos a revisar el punto 5.3 de la Norma ISO correspondiente a la asignación de Roles Responsabilidades y Autoridades. Me gustaría que analices juntos este tema y te comento que al final de esta página podrás encontrar el enlace para DESCARGAR los documentos correspondientes a este punto. Antes de seguir avanzando veamos lo que menciona la Norma ISO en su versión del año 2015 al respecto:

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:

a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional;

b) asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas;

c) informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1);

d) asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;

e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.

Antes de continuar explicando lo tratado en este punto de la Norma, debo decirte que también puedes acceder a la explicación en video donde de este tema que está en YouTube.

Una vez revisado lo que menciona la Norma, vamos a responder la siguiente pregunta:

¿Cómo implementamos este punto de la norma?

Existen muchos documentos que nos ayudarán a cumplir con este punto entre ellos tenemos:

· El Perfil del puesto

· El Manual de Organización y Funciones; y

· El Organigrama.

En este video vamos a hablar exclusivamente del famoso y muy conocido "ORGANIGRAMA" y cómo nos ayuda a cumplir con este punto.

¿Qué es el ORGANIGRAMA?

Es muy probable que ya conozcas de este tipo de documento, pero si es la primera vez que escuchas de él; debo decirte que "El ORGANIGRAMA es una vista gráfica donde se aprecia la forma en la que está ordenada una organización, la estructura, los cargos, los niveles jerárquicos y/o autoridades que existen dentro de ella".

Este documento dibuja de manera sencilla o captura una imagen visual y resumida de la forma en la que están divididas las funciones y responsabilidades de una empresa.

El ORGANIGRAMA ayuda bastante a una fácil comprensión y entendimiento del tipo de organización que se tiene; tanto para el personal interno como para el personal externo. Es decir, si una persona de un entorno ajeno ve el ORGANIGRAMA de una empresa y es un ORGANIGRAMA bien hecho, bien dibujado, va a conocer de un solo vistazo la forma en la que esta organización trabaja.

Esta característica del ORGANIGRAMA es muy importante cuando queramos explicar al personal el Flujo de mando y el funcionamiento de la empresa.

En esta breve explicación del ORGANIGRAMA debo agregar esta conocida frase que dice: "Una imagen vale más que mil palabras" ya que se aplica muy bien al ORGANIGRAMA.

¿Qué tipo de ORGANIGRAMAS existen?

Los más conocidos son:

· el organigrama Horizontal y

· el organigrama Vertical

Pero también existe otro modelo de organigrama como

· el organigrama circular.

Este último modelo de organigrama es menos común que los anteriores y ayuda más en las áreas internas donde no se tienen demasiadas ramificaciones. Vamos a ver un ejemplo de lo que quiero explicar:

En la imagen se aprecia el ORGANIGRAMA de una empresa que tiene bastantes áreas. Si este ORGANIGRAMA que acabamos de ver quisiéramos adaptarlo al modelo de ORGANIGRAMA circular sería un poco difícil de entender para algunos integrantes de la organización; no estoy diciendo que no se pueda hacer (todo se puede hacer) pero no sería lo más recomendable ya que perdería la facilidad de entendimiento de este tipo de documento.

https://templates.office.com/es-es/organigramas-visuales-tm03427541

Si deseas obtener estos organigramas te dejo los enlaces a continuación para que puedas utilizarlos como plantilla e implementarlos en tu organización.

https://templates.office.com/es-es/organigrama-del-equipo-tm33828058

https://templates.office.com/ES-ES/organigrama-horizontal-TM11968312

Bueno, a esta altura del Blog ya hemos hablado bastante acerca de las fortalezas de este documento. Y digo fortalezas porque también presenta ciertas debilidades.

Descargar documento

Por ejemplo, una de estas debilidades es el no ser lo suficientemente detallado, es decir que en este documento no se pueden apreciar las funciones o responsabilidades de cada integrante; es por ello recomendable que se complemente con otros documentos como el Manual de Organización y Funciones y el Perfil del puesto. Te dejo los enlaces de estos temas para que puedas conocer más de estos documentos.

Video explicativo del manual de Organización y Funciones:

Video explicativo del Perfil del Puesto

También puedes acceder a la explicación en mi blog donde puedes DESCARGAR el documento correspondiente:

https://gestorisos.blogspot.com/2021/10/formato-de-perfil-del-puesto-norma-iso.html

Otro de los problemas muy comunes que se encuentran en las auditorías a los Sistemas de Gestión es que la mayoría de los ORGANIGRAMAS se encuentra desactualizados. Esto sucede porque en algunas empresas se producen constantes cambios. Es por ello importante que de manera periódica se revisen y actualicen los cambios cada vez que se presentan movimientos o reemplazos en los cargos del personal.

Uno de los métodos que ayudan a no perder de vista esta actualización es el organigrama con foto.

Este organigrama es muy bueno porque de manera rápida puedes relacionar la realidad de la empresa con el organigrama y detectar qué integrante se encuentra fuera de la organización o ha cambiado de puesto.

Espero que con este video hayas comprendido un poco más acerca de la importancia de contar con un ORGANIGRAMA en tu organización y cómo está relacionado con este punto de la Norma ISO. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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lunes, 4 de octubre de 2021

Formato de Perfil del puesto | NORMA ISO 7.2. Competencia

FORMATO DE PERFIL DEL PUESTO | NORMA ISO 7.2. COMPETENCIA

El día de hoy vamos a revisar el formato de Perfil del puesto. Recuerda que al final del Blog dejaré el enlace para que puedas ACCEDER al FORMATO y DESCARGARLO. Si quieres ver la explicación en video puedes air al enlace YouTube que dejaré en la siguiente línea.

En el punto 7.2 correspondiente a COMPETENCIA en la norma ISO nos menciona 4 puntos importantes que "La organización debe cumplir para tener implementado este apartado:

a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;

En este punto nos está solicitando que debemos establecer por algún tipo de documento los requisitos que debe cumplir cada personal que desempeñe funciones dentro del alcance de nuestro sistema de Gestión ya sea previo a su contratación o durante el desempeño del mismo. El documento que nos va a ayudar en este caso es el formato de perfil del puesto; este documento lo vamos a presentar al final del video y haremos una breve descripción de su correcto llenado.

b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencias apropiadas;

Para explicar un poco al respecto lo que nos menciona en este inciso debemos aclarar que la EDUCACIÓN son los estudios formales que una persona debe tener para un determinado cargo o rol. Cuando se menciona FORMACIÓN nos hace referencia al "Nivel de conocimientos que una persona posee sobre una materia en específico" se podría citar como ejemplo un diplomado o curso de extensión o especialización en un tema o asunto en particular. Y al hablar de EXPERIENCIA tiene que ver con el tiempo que ha desempeñado dicha función a lo largo de su vida laboral.

Se puede decir que una persona es COMPETENTE cuando tiene la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos.

Estos requisitos que te acabo de explicar los tenemos que definir dentro de nuestra organización en base a criterios y experiencias propias del negocio en el cual estamos estableciendo nuestro sistema de Gestión.

c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar las acciones tomadas;

En este inciso la norma ISO nos está tratando de decir que una vez que hayamos definido las competencias necesarias del personal y en caso no se cumplan (porque te vas a topar con este tipo de casos) porque en algunas organizaciones, existe personal que ya se encuentra trabajando durante bastante tiempo y que quizás tiene la experiencia pero le falta la educación necesaria o tal vez algunas especializaciones.

De ser ese el caso... ¿Qué debes hacer en estos casos? ¿Despedirlos? ¿Deshacernos del personal? ¡No!, esa no es la finalidad de esta norma; la finalidad es otra. Lo que se requiere en estos casos, es que se tome las acciones necesarias, como puede ser la especialización o educación de aquellas personas que no cumplan con el perfil.

Existe una nota final que nos habla más acerca de esto.

d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia.

Claro, Como requisito final debemos tener evidencias de este cumplimiento y conservar esta información que nos puede ser solicitada en cualquier auditoría. Como lo dice en su descripción debemos conservarla como información documentada. Un ejemplo de este manejo común sería la creación de una carpeta que contenga todas las hojas de vida de nuestros empleados con las evidencias de sus formaciones y/o capacitaciones correspondientes. Esta carpeta puede ser física o digital cualquiera de las formas es valedera.

NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación de personas competentes"

Ahora vamos a presentar y explicar un poco acerca de este formato de Perfil del puesto.

Antes de nada tenemos que mencionar que para el llenado correcto de este formato sería ideal contar con otros dos documentos adicionales como son: El organigrama y el MOF o Manual de Organización y Funciones.

¿Por qué?

Bueno porque como verás en la primera sección de este formato es necesario poner

· El nombre del Puesto

· El área al que pertenece dicho puesto

· Y el puesto al que reporta o puesto que le tiene que reportar a él o ella de ser el caso.

Un documento que nos ayuda a tener ordenado este tipo de datos es el ORGANIGRAMA.

En la sección 2 de este formato nos solicita el objetivo del puesto ¿Qué es lo que se quiere obtener de este puesto? o ¿Cuál es su finalidad? y también nos pide las funciones y responsabilidades principales del puesto en descripción. Es por ello, que el MOF o Manual de Organización y Funciones nos va a ser de gran aporte en el llenado de esta sección.

Ahora veamos la parte de "Competencias generales" que es el corazón de este documento. En esta sección vamos a describir los requisitos mínimos y óptimos de Educación, Formación, Experiencia y otros; que sean necesarios para el puesto.

Un ejemplo:

Si queremos preparar el "Perfil de puesto" para un "Residente de Obra" podríamos poner como educación mínima el grado de "bachiller en ingeniería" y como óptima el grado de "Ingeniero titulado y colegiado".

Para la formación mínima podemos poner un "curso en gestión de proyectos" y como requisito de óptimo un "Diplomado en gestión de Proyectos" o "PMI".

Como experiencia pondríamos un mínimo de 3 años en cargos iguales o similares y como óptimo 5 años en cargos iguales al puesto.

Recuerda que esto es solo un ejemplo, y debe ser completado teniendo en cuenta los requisitos que se establecen siguiendo la experiencia de tu empresa u organización, también existen casos donde el cliente solicita ciertos criterios de selección o aquellos donde se deben seguir ciertos requisitos legales establecidos por el estado para algunos tipos de cargos, principalmente cuando se trata de concursos o proyectos públicos.

Y sin más que agregar será hasta otra oportunidad... Nos vemos.

Espero que esta información te sea de gran utilidad. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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