¿QUÉ ES UN KPI? - INDICADORES DE GESTIÓN
Números... qué importante son los números en nuestra vida cotidiana. ¿Sabías que todos los días, en todos los lugares de nuestro planeta y en cada momento se están generando datos e información? Esta cantidad de datos e información aunque no la podamos percibir directamente y te parezca extraño están transformando nuestra sociedad de forma trascendental.
El día de hoy vamos a hablar acerca de los indicadores de gestión... si quieres saber más de este tema, te recomiendo llegues hasta el final de este Blog. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:
Sí... los indicadores hoy en día son muy comunes; especialmente si trabajamos con números o datos relativos o de importancia para nuestra organización.
¿Qué es un Indicador o KPI?
A lo largo de este Blog vamos a tratar con el concepto de los "Key Performance Indicator" (KPI), o traducido al Español: "Indicadores Clave de Desempeño"
INDICADOR: significa que indica o sirve para indicar.
En estadística y diseño de investigación, un indicador es un valor observado de una variable.
Recuerda bien esta definición porque en tu trabajo o en cualquier otra área donde trabajes con datos, van a existir distintos tipos de medidas o métricas. Estas MEDIDAS o MÉTRICAS no necesariamente los tenemos que llamar INDICADORES porque quizá no nos van a indicar algo en concreto que nos pueda ayudar a mejorar o a tomar decisiones.
Una MEDIDA es un cantidad. Como ejemplo de una medida podríamos decir "la cantidad de accidentes". Yo podría decir que a la fecha tenemos 50 accidentes pero eso solo es un medida, mas no necesariamente un indicador de Gestión.
Una MÉTRICA es algo distinto porque es la combinación de múltiples medidas, podríamos decir por ejemplo la cantidad de accidentes acontecidos dentro de un periodo determinado de tiempo.
¿Notas la diferencia? estamos hablando de una primera medida: "Cantidad de accidentes" comparada con otra medida "Periodo de tiempo", este podría ser mensual, anual; o quizá también a lo largo de cierta "cantidad de Horas Hombre Trabajadas".IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
Los indicadores de Gestión son nuestros principales aliados para descubrir si estamos cumpliendo los objetivos planteados en la Estrategia de Gestión y si realmente la estrategia está siendo efectiva. Los INDICADORES también nos ayudan a tomar decisiones para mejorar y/o corregir en un momento oportuno la estrategia de gestión.
El hecho de medir los resultado de nuestras actividades nos permitirá identificar las deficiencias, puntos flojos, debilidades, entre otros factores que podemos ajustar en nuestra estrategia.
Para un profesional implementador de sistemas de Gestión además, estos indicadores son indispensables para poder transmitir a sus clientes y/o a las empresas cuales son las ventajas del trabajo de gestión realizado tanto en números y resultados de mejora.
Una vez mencionado todo esto, es hora de pasar a ver cómo es un indicador...
CARACTERÍSTICAS DE UN KPI - Sub-Título (No hablado hacer PPT)
1. Los INDICADORES deben ser medibles y cuantificables, principalmente tienen que hablarnos de números; no nos deberían de brindar resultados ambiguos; básicamente porque los resultados tienen que compararse con otros resultados a lo largo del tiempo y estas comparaciones deben ser concretas. Por ejemplo, podríamos establecer como KPI el aumento en la "Valoración de Satisfacción por proyectos" en lugar de la "Percepción de satisfacción" de cada uno de mis "proyectos ejecutados" que es algo totalmente distinto. Al mencionar de la palabra "Valoración" le brindamos al "cliente" o "parte interesada" la opción de elegir el nivel o grado de "satisfacción" en una escala de números, ya sea del 1 al 10 o del 1 al 5.
2. La segunda característica de un KPI es que tiene que ser específico, en ese contexto podríamos optar por escoger como INDICADOR al aumento de "Licitaciones ganadas" en relación con el "Total de licitaciones". Lo que debemos evitar, es escoger indicadores como: el aumento de "Licitaciones ganadas en horario de la mañana" en relación con el "Total de licitaciones". Es decir, que toda la información a la que haga referencia el KPI debe ser de fácil extracción y consulta. Evitar en todo momento que la recolección de estos datos nos compliquen el seguimiento adecuado. Volviendo al ejemplo, no es de mucha importancia el horario en que se ganó la licitación, lo que realmente importa para la organización es conseguir licitaciones.
3. Como tercer aspecto hemos de preocuparnos de que nuestro KPI sea RELEVANTE; es decir, que sea un aspecto que realmente influya en nuestra planificación del Sistema de gestión. Como ya lo hemos tratado en el ejemplo de un KPI específico, debe de ser un indicador que nos interese como organización y nos ayude a mejorar. Esto va mucho de la mano con la estrategia planteada en nuestro sistema de Gestión, si somos una empresa lider en el mercado; quizá estemos más interesados en mejorar la satisfacción de los clientes ya consolidados, antes que ampliar la cantidad de ellos.
4. Y por último es que los KPI´s deben ser temporales y periódicos, tienen que estar limitados en el tiempo. Esto no quiere decir que tenemos que establecer periodos de tiempo y descuidar los números y revisarlos cuando se nos de la gana. Por el contrario; se le debe realizar un seguimiento periódico, y tiene que ser posible medirlo a lo largo de todo ese tiempo y comparar los cambios presentados. Si por ejemplo establecí un KPI anual se le deberá realizar seguimiento mensual, semanal o diario. Esto dependerá de su importancia.
Ahora que ya entiendes todo el concepto que rodea a los KPI es momento de saber ¿Cómo crearlos? pero eso ya lo verás en el Blog "Cómo crear un KPI".
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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
