ANÁLISIS AMOFHIT – ANÁLISIS DE CUESTIONES INTERNAS EN UNA ORGANIZACIÓN (4.1 NORMA ISO 9001, 45001 y 14001)
En anteriores Blogs y videos de YouTube hemos revisado dos formas de hacer el análisis de cuestiones internas y externas de la organización. En un primer Blog revisamos la forma de implementar este punto de la norma usando el FODA (también puedes ver el video explicativo en YouTube haciendo click aquí). Luego en otro video llegamos a ver el contexto externo utilizando el análisis PESTEL (también puedes ver el video explicativo en YouTube haciendo click aquí). Y ahora, en esta oportunidad; vamos a ver un método para analizar el contexto interno utilizando una herramienta llamada AMOFHIT.
Recuerda que al FINAL de este blog podrás encontrar el enlace para DESCARGAR el formato que te ayude a realizar este análisis. También te comento que si deseas puedes acceder a la explicación en video que tengo en mi canal de YouTube Gestor Calidad - SSOMA haciendo click aquí o en la siguiente imagen:
Antes
de continuar, debo recomendar el libro "El proceso estratégico" de
Fernando D´Alessio donde explica a más detalle la elaboración de este análisis.
Como
puedes ver a continuación, se describe el nombre de esta herramienta de
análisis por cada factor interno que revisa.
1.
(A) La Administración y Gerencia
2.
(M) Marketing y Ventas
3.
(O) Operaciones Producción y Logística
4.
(F) Finanzas Contabilidad
5.
(H) Recursos Humanos
6.
(I) Sistemas de Información y Comunicaciones
7.
(T) Tecnología e Investigación y Desarrollo
Realizar
un análisis interno es fundamental para poder tener una fotografía del momento
en que nos encontramos como organización. Esto nos ayudará a identificar
nuestras fortalezas o falencias internas para poder trabajar con ellas.
Sin más preámbulo veamos los factores a revisar:
1. ADMINISTRACIÓN (A) ¿Cuáles son las variables a considerar? ¿Qué es lo que tenemos que analizar?
En
este punto tenemos que analizar a la Alta Dirección, la gerencia, su
experiencia y reputación ¿Cómo toma decisiones? ¿Qué estilo de liderazgo tiene?
Para
esto debemos hacernos ciertas preguntas:
¿Se
desarrolla un proceso de planeamiento formal?
¿Se
tienen una visión, misión y objetivos estratégicos establecidos?
¿Se
desarrollan pronósticos de ventas, producción, financieros u otros?
¿Se
monitorea el entorno, la competencia la demanda?
¿Se
revisa la estructura de la organización frecuentemente?
¿El
diseño organizacional es el adecuado?
¿La
especificación de las labores es clara y conocida por todos?
Éstas
y otro tipo de preguntas adicionales tenemos que realizarnos para poder
concluir determinar cómo nos encontramos en el nivel administrativo.
Bueno, antes de continuar con el siguiente factor debo mencionarte que al final del Blog te voy a mostrar un formato con todas las preguntas necesarias para realizar un análisis completo de cada uno de estos factores.
Continuemos...
2. MARKETING Y VENTAS (M) En este factor debemos analizar principalmente los indicadores, el mercado y los productos o servicios que ofrecemos.
¿Se
conocen claramente a los clientes y consumidores?
¿Los
mercados están segmentados adecuadamente?
¿Los
productos están óptimamente posicionados en dichos segmentos?
¿La
participación de mercado se ha incrementado?
¿El
alcance de las operaciones es solo local?
¿Las
ventas están geográficamente bien distribuidas?
¿La
organización desarrolla la investigación de mercados?
¿La
fuerza de ventas es eficiente y eficaz?
¿La
calidad de los productos, bienes y servicios, es reconocida por los clientes y
consumidores?
¿La
calidad del servicio posventa es reconocida como de calidad?
Más
preguntas como estas las vamos a encontrar en el formato que te mencioné. Pero
no olvides considerar puntos importantes como la segmentación del mercado,
liderazgo en costos y diferenciación de la marca. Otro punto importante al
analizar el Marketing son las 4 P´s PRODUCTO - PRECIO - PLAZA - PUBLICIDAD
3. OPERACIONES / PRODUCCIÓN / LOGÍSTICA (O)
En
este punto debemos tener principal consideración de los MATERIALES - MANO DE
OBRA - MÁQUINAS - MEDIO AMBIENTE - MÉTODOS - MENTALIDAD - MONEDA
¿Son
los proveedores confiables y proveen insumos de calidad?
¿Son
los procesos productivos controlados y corregidos, acordemente y con
frecuencia?
¿Se
usan las 7 herramientas de Deming para evaluar la calidad de los procesos?
¿Son
eficaces las políticas y procedimientos de control de inventarios?
¿Son
eficaces las políticas y procedimientos de control de calidad?
¿Son
eficaces las políticas y procedimientos de control de costos?
¿Son
eficaces las políticas y procedimientos de control de los activos fijos
productivos?
¿La
tecnología usada en los procesos es de punta?
¿Está
la planta distribuida productivamente?
También
en la LOGÍSTICA de INSUMOS (que son las ENTRADAS) - y la LOGÍSTICA de los
BIENES Y SERVICIOS (que son las SALIDAS)
4. FINANZAS / CONTABILIDAD (F) Acá debemos considerar los ratios financieros, el nivel de apalancamiento, los costos de capital, el acceso a estas fuentes de capital. Debemos plantearnos preguntarnos si:
¿Los
índices financieros son mejores que los del promedio de la industria?
¿Tienen
fortalezas y debilidades en dichos índices?
¿Es
buena la estructura de capital?
¿Se
puede aumentar el capital a corto y/o mediano plazo?
¿Cuentan
con fuentes de fondos adecuados y de calidad?
¿Cuentan
con un adecuado capital de trabajo?
¿Son
pertinentes y de ayuda los estados financieros que se usan?
¿Usan
el estado de fuentes y usos de fondos?
¿Se
manejan presupuestos? ¿De qué tipo?
5. RECURSOS HUMANOS
Principales
variables: PERSONAL - CARGO - REMUNERACIÓN, sus competencias, la selección
capacitación y desarrollo, disponibilidad y calidad de la mano de obra, nivel
de remuneraciones. Debemos plantearnos preguntas como:
¿Se
tiene conocimiento del clima y cultura organizacional? ¿Se miden usualmente?
¿Se
conocen las capacidades distintas de todo el personal?
¿Se
conocen los estilos de decisión de llos funcionarios que toman decisiones?
¿Se
cuenta con un área de organización y métodos?
¿Se
cuenta con una política de contrataciones y despidos?
¿Se
cuenta con una política de capacitación y entrenamiento?
¿Se
cuenta con una política de promociones y línea de carrera?
Estos
son ejemplos de algunas de las principales preguntas para este tipo de factor
6. SISTEMAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (I)
¿Se
cuenta con un sistema de información gerencial?
¿O
con un sistema de soporte a la toma de decisiones?
¿Está
todo el personal familiarizado con el uso de los sistemas de información y
comunicaciones?
¿Los
sistemas de seguridad son eficientes?
¿La
administración de los sistemas de información y comunicaciones es productiva?
¿Son
el sistema y data actualizados permanentemente?
¿Son
los sistemas de información y comunicaciones amigables?
¿Se
actualizan estos sistemas frecuentemente?
¿Se
cuenta con una constante capacitación al personal de la organización en los
nuevos aspectos de información y comunicaciones?
Se
debe de contar con la información de los posibles clientes, Registro, Manejo de
la confidencialidad.
7. TECNOLÓGICO (T)
Tenemos
que considerar variables respecto a la tecnología de punta en los productos y
procesos, número de innovaciones, adopción de nuevas tecnologías. Y debemos
plantearnos si:
La
organización ¿Cuenta con capacidades de investigación y desarrollo?
¿Se
asignan los recursos necesarios para desarrollar esta actividad?
¿Son
estas actividades productivas y contribuyen al desarrollo de la organización?
¿Esta
actividad está integrada eficientemente a la organización y se considera
estratégica en los planes?
¿Se
terceriza esta actividad, toda o parte de la misma?
¿Los
productos y procesos son tecnológicamente competitivos?
¿Los
procesos productivos administrativos cuentan con el apoyo tecnológico?
¿Existen
automatismos y tecnología de punta productiva en la organización?
Recordemos; así como se mencionó al inicio, que este análisis es para el ámbito interno de la organización. Como sabrás y a raíz de los últimos cambios en el contexto mundial producto de la COVID-19, la periodicidad de este análisis debe estar planteada dentro en tu organización.
Como te mencioné al término del primer factor analizado. Contamos con un formato con las preguntas completas necesarias para poder abarcar la totalidad de estos factores el cual puedes revisar y/o descargar a continuación:
Estos
son todos los factores que debemos analizar.
Antes de despedirme los invito a que se suscriban a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA, compartir con todos sus amigos o personas que les pueda servir esta información y seguirme en las redes sociales:
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Espero que con este Blog llegues a entender mejor esta herramienta y sin más que decir nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
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