Norma ISO, Punto 4.4: FICHA DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Bienvenidos todos.
Te gustaría saber ¿Qué otra herramienta puedes utilizar para la caracterización de tus procesos?... Si, escuchaste bien; otra herramienta aparte del Mapa de Procesos, el Procedimiento de Trabajo Escrito y el Flujograma. Estoy hablando de la Ficha de Caracterización de Procesos; en este Blog te voy a enseñar cómo llenar tu Ficha de Caracterización de Procesos, al final de este Blog te voy a mostrar un modelo de formato para que lo implementes en tus trabajos y la utilidad de esta ficha con otras herramientas.
¿Qué es la ficha de caracterización de procesos?
La Ficha de Procesos es un documento que nos ayuda
a describir los principales componentes de un proceso.
¿Para qué sirve la ficha de caracterización de procesos?
Nos sirve para brindar la importancia
correspondiente a cada uno de los componentes que integran un proceso en
específico, una vez que han sido identificados.
¿Cómo se llena una ficha de caracterización de procesos?
Antes de todo, tenemos que ver ¿Cuáles son las
herramientas que nos van a ayudar a llenar esta ficha del proceso? Te voy anticipando
que si tienes un procedimiento escrito, un Organigrama o un Mapa de Procesos te
van a ayudar a llenar tu ficha de caracterización de procesos. Si no tienes
esos documentos implementados te va a ser un poco más difícil caracterizar el
proceso; es por eso que en Blogs o videos anteriores he mostrado lo que es el Mapa
de Procesos. También se ha mostrado lo que es el Flujograma y el Procedimiento
de Trabajo Escrito. Estos documentos son los tipos de documentos que nos van a
ayudar a llenar la ficha de caracterización de procesos.
Acá tengo un modelo de ficha de caracterización de
procesos vacío.
Este es un formato un formato que tiene Fecha de Actualización. Este dato es
importante porque nos va a permitir saber si la Ficha de Caracterización de Procesos
está actualizada o no está actualizada. Como sabrás, los procesos varían constantemente.
Puede ser que en el año 2018 el proceso no sea el mismo al del año 2019. Es por
ello importante que este documento esté actualizado y se le realice seguimiento
de esta actualización.
En ese formato también nos pide el nombre del
proceso y el dueño del proceso (quien es el encargado o el responsable), la
misión del proceso, las entradas y los proveedores de las entadas (quiénes son
los que nos van a proveer las entradas), las salidas también del proceso y
quienes van a recibir esas salidas. Los controles establecidos también se
tendrán que colocar. Más adelante vamos a ver como rellenar la descripción del
proceso; el indicador que tiene el proceso y los recursos que se están
necesitando.
Debo mencionar que hay distintos modelos de este
tipo de documento; en este caso vamos a ver la forma de llenar este formato. Porque
también hay otros modelos como el que vemos acá:
Este modelo tiene los mismos componentes, pero estos
componentes están ordenados de manera distinta. Casi todos los formatos tienen
lo mismo, algunos tienen una u otra casilla adicional, pero el modelo que
te mostré antes, es algo básico y te
puede servir para que tú también lo implementes.
Ahora vamos a volver al modelo que mostramos al
inicio pero esta vez lo llenaremos. Para este llenado, vamos a tener que utilizar un Proceso de Operaciones
y vamos a describirlo en esta ficha de procesos. Debo mencionarte que en un
video de YouTube explico lo que es el Mapa de Procesos para que te des una idea
mejor si no igual nos podemos guiar de este ejemplo que te voy a mostrar:
Empezamos por describir el Proceso de Operaciones;
¿Quién es el dueño del proceso? lo ideal es que pongas el nombre y apellido, o
los puestos que dirigen la ejecución, control y seguimiento de este proceso de
operaciones. Luego colocaremos La misión (esto es de acuerdo a la organización donde
estás trabajando), después seguiremos llenando la parte donde nos solicita las
entradas del proceso. En este punto se coloca el nombre de Documentos,
registros, recursos que en algún momento hacen su entrada en el proceso y que
son necesarios para el desarrollo del mismo. Esta parte es la más práctica, el
corazón del registro desde esa ficha de procesos. En el ejemplo del documento lleno, para el
proceso de operaciones como tú verás en la imagen, tenemos entradas como planos
y memorias descriptivas; Sí, en este caso estamos hablando de una empresa de
servicios que está trabajando con proyectos. Entonces, en este caso los PROVEEDORES
de las entradas para este proceso, es el área COMERCIAL porque si nos revisamos
el Mapa de Procesos vamos a ver que el área comercial es la que le va a
entregar a operaciones los planos y las memorias descriptivas del proyecto.
¿Cuáles serían las salidas del proceso? Para este
ejemplo se trata del Acta de Entrega del Servicio, cuando ya se termine de
ejecutar el proyecto, se va a tener que brindar al cliente el acta de entrega
del servicio. El cliente es el receptor de las salidas y el dossier de calidad
también lo va a recibir el cliente.
Más adelante nos pide los CONTROLES ESTABLECIDOS;
en este caso tenemos que colocar los parámetros que se controlan o son
importantes controlar para el éxito del proceso. En este ejemplo se mencionan EL
CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE OBRAS, que es básico para hacer el seguimiento de la
obra, cómo se está realizando y, si se está ejecutando de acuerdo a los hitos
planificados. También tenemos otro control como el Procedimiento de Operaciones;
que también nos va a ayudar a describir cómo tenemos que hacer el proceso. Más
adelante tenemos otra parte muy importante como la DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, acá
tenemos que mencionar las etapas de cada
actividad, el responsable por cada actividad, los documentos de referencia, que
se van a tener que utilizar y los registros generados.
Para que tú puedas llenar esta definición del proceso
debes tener como apoyo tienes que tener tu Flujograma y tu Procedimiento de Operaciones.
Algunos tienen procedimientos de operaciones como el que vemos acá:
Este es un procedimiento de operaciones, un formato
donde te indica el nombre del procedimiento de operaciones; te dice quien lo elaboró,
quien lo revisó, tiene las firmas correspondientes, tiene un objetivo, alcance,
responsabilidades y también te habla acerca de algunas definiciones, documentos
de referencia, descripción de las actividades; te está diciendo cómo vas a
hacer los trabajos. Avanzando en el documento te habla acerca de los registros,
te menciona los registros que vas a utilizar. Al final de este ejemplo de
formato de procedimiento estamos viendo el flujograma de operaciones.
Este Flujograma de operaciones lo hemos sacado de los
pasos que están descritos en el procedimiento. Donde dice descripción de las
actividades; todo lo que está escrito, lo hemos transformado en un flujograma
que no es otra cosa que una vista
gráfica y mucho más práctica para que podamos entender un proceso.
Este flujograma también nos va a ayudar a llenar
nuestra ficha de caracterización de procesos. Si no tienes este flujograma, vas
a tener que elaborarlo desde un procedimiento de trabajo escrito, donde te
habla de la DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES y te va a ser un poco más difícil. Entonces
lo que se te recomienda es que tengas tu Flujograma de operaciones para que puedes
llenar mucho mejor esta Ficha. Si no sabes cómo hacer un Flujograma entonces te
invito a ver el blog donde te hablo del Procedimiento de Trabajo Escrito y Flujograma.
Volviendo al formato, en la parte final también te
pide los RECURSOS, debes de mencionar qué recursos va a necesitar incluyendo al
personal necesario para este proceso; personal competente, mobiliario,
computadoras, impresoras, papelerías, teléfonos, equipos de obra, instrumentos
de medición, equipo de seguridad ocupacional, accesorios, entre otros equipos
que se necesitan para la ejecución del proyecto.
Como parte final del documento se muestra que este
formato tiene que estar elaborado por algún encargado, revisado por algún
encargado y aprobado por la gerencia respectiva.
Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:
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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
disculpa una pregunta la carazterizacion de procesos viene, enrolado directamente a un proceso o a el macroproceso
ResponderEliminarA cualquiera que tenga las características descritas en el formato. Es decir, si tiene entradas, salidas e indicadores se le puede aplicar.
EliminarClaro que en algunos casos, el proceso se va volviendo más complejo con el pasar del tiempo y conviene separarlo y medirlo independientemente.