Gestor Calidad - SSOMA

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jueves, 18 de agosto de 2022

¿Qué es una Auditoría?

Si eres un implementador o estás iniciando el camino de implementar un sistema de gestión... de todos modos has tenido que escuchar de esta actividad tan mencionada en distintas Normas de Gestión. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

¿Qué es una Auditoría?

Esta es una de las principales preguntas que debemos responder, entender, comprender y principalmente saber explicar a detalle todos los que nos dedicamos a la gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

¿Qué nos dice la Norma ISO respecto a este concepto?

La Norma ISO 9000 en su versión del año 2015, nos dice lo siguiente:

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Para ponerlo de una manera más entendible... La Auditoria es una revisión. Van a revisar tu sistema de gestión, el sistema de gestión que tienes implementado. Y lo van a contrastar con lo solicitado por la Norma ISO y van a ver el grado de cumplimiento que tiene tu sistema de gestión. Y no solo con la norma ISO sino también con los requisitos que tengas establecidos en tu sistema de gestión. Ya sea en tus directivas, procedimientos estándares, requisitos legales, requisitos de los clientes, etc.

De esta revisión que realizan, van a sacar conclusiones del grado de cumplimiento que también son llamadas No conformidades mayores, No conformidades menores u observaciones al sistema de gestión que tengas implementado.

Por decir, imaginemos que te auditan y revisan si tu sistema de gestión tiene implementado correctamente el apartado 4.1 referente al contexto de la organización.

En este tipo de situaciones, el auditor va a revisar cómo has hecho para implementar este apartado de la norma ISO.

Lo que la mayoría hace es realizar una análisis FODA, un análisis PESTEL o un análisis AMOFHIT. Si realizaste cualquiera de estos análisis o quizás tienes otra forma o método para evaluar el contexto de la organización, entonces el auditor se dará cuenta que si has realizado una de las actividades principales para implementar este punto. Pero no basta solo con realizar el análisis, porque el análisis es solo un documento que presenta información. Lo que realmente le va a interesar al auditor o equipo auditor es verificar el cumplimiento de los plasmado en el documento. Por al momento de haber realizado tu análisis FODA, PESTEL O AMOFHIT, cualquiera de estos. has también tenido que generar actividades que contrarresten las debilidades o amenazas que estén en el contexto. Entonces el auditor va a revisar ¿Cómo está haciendo la organización para contrarrestar las debilidades y amenazas y cómo está haciendo también para aprovechar las oportunidades que se presenten.

Una vez terminado el proceso de revisión o proceso de auditoría, y haber evidenciado el cumplimiento de los criterios de auditoría. Que para decirlo de una manera más simple son los requisitos que te pide la norma, tus clientes, el estado o cualquiera de las partes interesadas que estén contempladas en tu sistema de gestión. Entonces, una vez que ya ha terminado con el proceso de auditoría, va a proceder a informar sobre los puntos que no se están cumpliendo, los puntos que quizá se están cumpliendo, pero no del todo o también aquellos puntos o partes del proceso que no están del todo bien establecidos. Esto vendría a ser el informe de No Conformidades u observaciones que realice el auditor.

La finalidad de la Auditoría es la mejora continua. Es por eso que la Norma le llama un Proceso "sistemático". Porque te va a brindar la oportunidad de que un experto en la materia te revise tu sistema de gestión y que de paso te brinde sugerencias para mejorarlo al levantar o subsanar tus No Conformidades u observaciones de mejora. Estas No Conformidades son así como lo llamé ahora último "Oportunidades de mejora" porque te permiten mejorar tu sistema de gestión y que si quizás por ahí no tuviste algo bien implementado o quizá implementado a medias o que no se está cumpliendo del todo. Entonces pues, te está diciendo que lo mejores y que la organización trabaje en equipo para mejorar continuamente.

Esa es la importancia de una auditoría. Además de que se mantenga a través del tiempo este proceso de mejora y revisión para que no se caiga o se cometan los mismos o nuevos errores en la empresa.

La Norma ISO también tiene notas aclaratorias para la definición de Auditoria. Pero eso lo vamos a tratar en otro video.

Nota 1 a la entrada: Los elementos fundamentales de una auditoría incluyen la determinación de la conformidad de un objeto de acuerdo con un procedimiento llevado a cabo por personal que no es responsable del objeto auditado.

Nota 2 a la entrada: Una auditoría puede ser interna (de primera parte) o externa de segunda o tercera parte), y puede ser combinada o conjunta.

Nota 3 a la entrada: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección y otros fines internos, y pueden constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. La independencia puede demorarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.

Nota 4 a la entrada: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes o por otras personas en su nombre. La auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que otorgan la certificación/registro de conformidad o agencias gubernamentales.

Nota 5 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original y las notas se han modificado para eliminar los efectos de circularidad entre las entradas de términos de criterios de auditoría y los de evidencia de auditoría y se han añadido las notas 3 y 4.

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jueves, 11 de agosto de 2022

¿Qué es la charla de 5 minutos?

Hoy en día la seguridad y salud en el trabajo es una disciplina que ha tomado mayor importancia a raíz de todos los acontecimientos presentados a nivel mundial. Existe una práctica muy comúnmente adoptada por las organizaciones para lograr un mayor compromiso del personal con respecto a los objetivos establecidos en su sistema de gestión. Estamos hablando de las charlas de 5 minutos. ¿Sabes porqué se le llama charla de 5 minutos?... bueno, si te quedas hasta el final de este video te lo contaré... y adicionalmente te dejaré el enlace para que descargues tu un formato editable que podrás utilizar para registrar tus charlas de 5 minutos. ¿Quieres saber más de este tema?... entonces vamos a revisarlo. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

¿Qué es la charla de 5 minutos?

La charla de 5 minutos es también conocida como "Charla de inicio de jornada" es una reunión diaria que se realiza antes de comenzar con la jornada laboral.

Su finalidad es informar acerca de los riesgos a los que se enfrenta un trabajador al momento de ejecutar sus labores diarias y concientizar acerca de la importancia en mantener actividades y ambientes de trabajo, seguros y saludables.

Los principales temas que se van a tratar son los Peligros y Riesgos presentes en las tareas encomendadas, pero también podemos tratar temas como:

El cumplimiento de actividades descritas en el Programa de Prevención de Riesgos Laborales de la Organización.
Difusión de la ejecución de los procedimientos de trabajo seguro
Y el Uso correcto de los EPP´s

Con respecto a los Peligros y Riesgos tratados en estas charlas diarias, van a variar dependiendo de los riesgos que se presentan en las actividades que realiza la organización.

Imaginemos que en nuestra organización es muy común ejecutar actividades en espacios confinados; por ejemplo en una refinería, donde se tiene que ingresar constantemente a cisternas y tanques donde se almacena combustible. Si este fuera el caso en nuestra organización, nos conviene realizar charlas o tratar temas concernientes a espacios confinados como:

Monitoreo de gases
Rescate de personas en espacios confinados
Niveles oxigeno apropiado dentro de espacios confinados
Niveles de explosividad en los ambientes
Uso correcto del equipo de monitoreo
Planes de emergencia en espacios confinados,
Respuesta ante emergencias, etc

Y también podríamos decir que no es conveniente tratar temas poco pertinentes para la organización. Es decir, no es recomendable hablar de riesgos o de temas que no representen importancia para los trabajos que se ejecutan. Como por ejemplo temas sindicales, temas económicos o de riesgos que casi nunca se presentan en la organización.

Por citar otro ejemplo, si estamos en una organización donde se ejecutan netamente trabajos en altura como limpieza de vidrios o ventanas y casi nunca ingresamos a un espacio confinado, entonces no es recomendable que se trate tan a menudo de temas referentes a espacios confinados. Se podría programar una charla mensual de manera general, cuando esté planifica, o cuando se requiera realizar esta actividad. Lo que si debemos de tener estrictamente contemplado, es tener programados todos los temas concernientes a los peligros y riesgos en los trabajos en Altura.

Cabe mencionar que a diferencia de los ejemplos mencionados, existen algunas actividades donde se presentan múltiples riesgos; como en el caso de la Construcción o minería, donde inclusive se pueden presentar trabajos de alto riesgo en simultáneo. Si quieres saber más acerca de los trabajos de Alto Riesgo, te dejaré el enlace de un video donde explico más acerca de este tema.

Ahora vamos a lo que te prometí al comienzo. ¿sabes porqué se le llama charla de 5 minutos? ...Se le llama de este modo debido a un estudio realizado en Japón donde se midió el tiempo promedio de atención que presta una persona al momento de recibir una charla o recordatorio de los riesgos y arrojó como resultado un tiempo promedio de 5 minutos; es decir, luego de transcurrido los primeros 5 minuto, el personal deja de prestar atención y comienza a pensar en otras cosas, en problemas en la planificación del trabajo, etc.

A continuación te dejo el formato descargable y editable del registro donde se pueden realizar estas charlas de 5 minutos.

Descargar Documento

Así que como recomendación final te diré que al momento de ejecutar tus charlas las realices lo más específica posible para no perder la atención que el personal te esté prestando y se desconcentre o distraiga de los temas tratados.

Bueno sin más que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA, compartir este material con todas las personas que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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jueves, 4 de agosto de 2022

¿Cuánto realmente cuesta un accidente?

Esta debería de ser una de las preguntas más difundidas entre los empleados. Para de esta forma concientizar al personal en la labor de entender que un accidente no cuesta sólo lo que se aparenta a simple vista. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Son muchas las veces que se escucha decir al personal que sucedió el accidente debido a que tenían PRISA y que en su motivación de querer ahorrar unos minutos para hacer la labor más rápido de lo normal, terminan accidentándose.

Un accidente tiene costos Tangibles e Intangibles que la empresa asume y que muchos de estos costos no son contemplados. Si no entiendes el significado de Tangible, podemos explicar su significado como: "Algo que se puede tocar". Estos costos influyen directamente en la producción, las ventas, la imagen corporativa y productos y/o servicios que ofrece la organización. Vamos a explicar las principales pérdidas:

PÉRDIDAS PRODUCTO DE LOS ACCIDENTES

Tiempo del trabajador lesionado

(1) El trabajador lesionado pierde su capacidad de producción. Esta pérdida en tiempo productivo no se recupera a través del reembolso de los beneficios de compensación del trabajador.

Tiempo del compañero de trabajo

(2) Los compañeros de trabajo en el lugar del accidente pierden tiempo, como también en el momento de trasladar al herido a la posta o a la ambulancia.

(3) Se pierde tiempo por las expresiones de lástima o curiosidad y por la interrupción del trabajo, al porducirse la lesión, y más tarde, comentando el caso una y otra vez, intercambiando opiniones acerca de las causas, corriendo el rumor, etc.

(4) Se produce pérdida de tiempo por un incidente, producto de la limpieza del lugar del hecho, la recolección de donaciones para ayudar al trabajador y a su familia y la asistencia a audiencias , etc. Se debe incluir también el costo del sobretiempo de los otros trabajadores que tienen que cubrir el trabajo del compañero lesionado, y el tiempo ocupado por el personal del equipo de seguridad, en relación al accidente.

Tiempo del supervisor

El tiempo del supervisor que se suma al accidente, incluye:

(5) Auxiliar al trabajador lesionado

(6) Investigar la causa del accidente, (ver gráfico) investigación inicial, seguimiento, investigación de cómo prevenir la repetición, etc.

(7) Planificar la continuación del trabajo, obtener material nuevo, reprogramar.

(8) Seleccionar e instruir a nuevos trabajadores, incluyendo la postulación de candidatos al puesto, la evaluación de ellos, su entrenamiento o el de los trabajadores transferidos.

(9) Preparar informes del accidente, (ver gráfico) informes de las lesiones, informe del daño a la propiedad, informe de los incidentes, de las anomalías, de los accidentes de vehículos, etc.

(10) Participar en las audiencias sobre el accidente.

Pérdidas Generales

(11) Se pierde tiempo de producción, debido a la impresión, los shocks o las distintas manifestaciones de interés de los trabajadores, la baja de rendimiento de otros, los comentarios del hecho: ¿Sabías que...? (que se atribuye a los trabajadores de otras unidades, no incluidos en el item 3, anterior).

(12) Se producen pérdidas como resultado de la detención de la maquinaria, de los vehículos, las plantas, las instalaciones, etc. lo cual podría ser temporal o a largo plazo y que podría afectar al equipo como así mismo a la programación respectiva.

(13) La efectividad del trabajador lesionado disminuya al retomar a su trabajo, debido a las restricciones, disminución de su eficiencia, sus impedimentos físicos, las posibles muletas, el enyesado, etc.

(14) La pérdida de las operaciones del negocio y del prestigio, las publicaciones negativas , el problema de lograr nuevos contratos, etc., se constituyen en pérdidas típicas del caso.

(15) Surgen gastos adicionales legales derivados de los comparendos judiciales en relación a los beneficios de compensación, las demandas por la responsabilidad civil, etc., las que requieren de la contratación de un abogado, distinto al gasto legal del agente de seguros y que se incluye en los costos directos.

(16) Los costos pueden aumentar debido a las primas de seguro y a los ítemes que aumentan los impuestos y que corresponden, respectivamente, a pequeños porcentajes anuales de las pérdidas importantes en que se ha incurrido, asimismo en los impuestos basados en el valor en dólares de las pérdidas y que se cargan al rubro de las reservas.

(17) Se deberían incluir los ítemes misceláneos adicionales, los que podrían ser específicos para ciertas operaciones en particular y que se manifiestan como apropiados para aquellos casos específicos de accidente.

Pérdidas de Propiedad

(18) Gastos en el suministro de equipos y recursos de emergencia.

(19) Costo del equipo y de los materiales, por sobre su uso normal como consecuencia de la recuperación o restauración.

(20) Costos del material de reparación y de las piezas del repuesto.

(21) Costo del tiempo de las reparaciones y del reemplazo de equipos en términos de pérdida de la productividad y retraso en la mantención planificada de otros equipos.

(22) Costo de las acciones correctivas que no sean las de reparaciones.

(23) Pérdidas por los repuestos en stock y que estaban destinados a los equipos destruidos y que, por lo tanto, quedan obsoletos.

(24) Costos proporcionales, tanto del equipo de rescate como del de emergencia.

(25) Pérdidas de la producción durante el periodo de recuperación del trabajador, de la investigación, de la limpieza, de la reparación y de la información certificada.

Otras Pérdidas

(26) Castigos, multas, citaciones por embargos, etc.

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Son grandes las cantidades de dinero que se pierden en las organizaciones producto de los accidentes, pero también son grandes los desconocimientos que se tienen al no tener presentes los verdaderos costos que producen los accidentes. Al final, son mayores estos costos que se generan producto de estos descuidos. El mensaje final es simple: Si quiere hacer bien su trabajo no busque ahorrar tiempo y saltarse las barreras de protección, busque evitar accidentes.

Es por ello; también necesario, entender la importancia de la inversión en la prevención de accidentes de trabajo dentro de las organizaciones.

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