¿Qué es una Auditoría?
Si eres un implementador o estás iniciando el camino de implementar un sistema de gestión... de todos modos has tenido que escuchar de esta actividad tan mencionada en distintas Normas de Gestión. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:
¿Qué es una Auditoría?
Esta es una de las principales preguntas que debemos responder, entender, comprender y principalmente saber explicar a detalle todos los que nos dedicamos a la gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
¿Qué nos dice la Norma ISO respecto a este concepto?
La Norma ISO 9000 en su versión del año 2015, nos dice lo siguiente:
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
Para ponerlo de una manera más entendible... La Auditoria es una revisión. Van a revisar tu sistema de gestión, el sistema de gestión que tienes implementado. Y lo van a contrastar con lo solicitado por la Norma ISO y van a ver el grado de cumplimiento que tiene tu sistema de gestión. Y no solo con la norma ISO sino también con los requisitos que tengas establecidos en tu sistema de gestión. Ya sea en tus directivas, procedimientos estándares, requisitos legales, requisitos de los clientes, etc.
De esta revisión que realizan, van a sacar conclusiones del grado de cumplimiento que también son llamadas No conformidades mayores, No conformidades menores u observaciones al sistema de gestión que tengas implementado.
Por decir, imaginemos que te auditan y revisan si tu sistema de gestión tiene implementado correctamente el apartado 4.1 referente al contexto de la organización.
En este tipo de situaciones, el auditor va a revisar cómo has hecho para implementar este apartado de la norma ISO.
Lo que la mayoría hace es realizar una análisis FODA, un análisis PESTEL o un análisis AMOFHIT. Si realizaste cualquiera de estos análisis o quizás tienes otra forma o método para evaluar el contexto de la organización, entonces el auditor se dará cuenta que si has realizado una de las actividades principales para implementar este punto. Pero no basta solo con realizar el análisis, porque el análisis es solo un documento que presenta información. Lo que realmente le va a interesar al auditor o equipo auditor es verificar el cumplimiento de los plasmado en el documento. Por al momento de haber realizado tu análisis FODA, PESTEL O AMOFHIT, cualquiera de estos. has también tenido que generar actividades que contrarresten las debilidades o amenazas que estén en el contexto. Entonces el auditor va a revisar ¿Cómo está haciendo la organización para contrarrestar las debilidades y amenazas y cómo está haciendo también para aprovechar las oportunidades que se presenten.
Una vez terminado el proceso de revisión o proceso de auditoría, y haber evidenciado el cumplimiento de los criterios de auditoría. Que para decirlo de una manera más simple son los requisitos que te pide la norma, tus clientes, el estado o cualquiera de las partes interesadas que estén contempladas en tu sistema de gestión. Entonces, una vez que ya ha terminado con el proceso de auditoría, va a proceder a informar sobre los puntos que no se están cumpliendo, los puntos que quizá se están cumpliendo, pero no del todo o también aquellos puntos o partes del proceso que no están del todo bien establecidos. Esto vendría a ser el informe de No Conformidades u observaciones que realice el auditor.
La finalidad de la Auditoría es la mejora continua. Es por eso que la Norma le llama un Proceso "sistemático". Porque te va a brindar la oportunidad de que un experto en la materia te revise tu sistema de gestión y que de paso te brinde sugerencias para mejorarlo al levantar o subsanar tus No Conformidades u observaciones de mejora. Estas No Conformidades son así como lo llamé ahora último "Oportunidades de mejora" porque te permiten mejorar tu sistema de gestión y que si quizás por ahí no tuviste algo bien implementado o quizá implementado a medias o que no se está cumpliendo del todo. Entonces pues, te está diciendo que lo mejores y que la organización trabaje en equipo para mejorar continuamente.
Esa es la importancia de una auditoría. Además de que se mantenga a través del tiempo este proceso de mejora y revisión para que no se caiga o se cometan los mismos o nuevos errores en la empresa.
La Norma ISO también tiene notas aclaratorias para la definición de Auditoria. Pero eso lo vamos a tratar en otro video.
Nota 1 a la entrada: Los elementos fundamentales de una auditoría incluyen la determinación de la conformidad de un objeto de acuerdo con un procedimiento llevado a cabo por personal que no es responsable del objeto auditado.
Nota 2 a la entrada: Una auditoría puede ser interna (de primera parte) o externa de segunda o tercera parte), y puede ser combinada o conjunta.
Nota 3 a la entrada: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización, para la revisión por la dirección y otros fines internos, y pueden constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. La independencia puede demorarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
Nota 4 a la entrada: Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes o por otras personas en su nombre. La auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que otorgan la certificación/registro de conformidad o agencias gubernamentales.
Nota 5 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición original y las notas se han modificado para eliminar los efectos de circularidad entre las entradas de términos de criterios de auditoría y los de evidencia de auditoría y se han añadido las notas 3 y 4.
YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCtmag-nt7su9aW34tjDKXgQ
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/gestor-calidad-ssoma-5557a71b2/
Facebook: https://www.facebook.com/GestorISOS
Twitter: https://twitter.com/2015Gestor
Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
No hay comentarios:
Publicar un comentario