LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING

LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING 

La lluvia de ideas es una herramienta de trabajo que potencia la creatividad de los equipos con la finalidad de encontrar soluciones a situaciones concretas. Generalmente, estas sesiones de BRAINSTORMING se realizan en un ambiente más relajado porque el objetivo principal es que las ideas fluyan. Lo recomendable es que se realice esta técnica con integrantes de la organización que tengan distintas funciones y niveles jerárquicos. Esto último mencionado, es con el propósito de aprovechar el conocimiento colectivo del grupo y desarrollar un listado de acontecimientos relacionados. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

El objetivo es que se generen ideas acerca de los PROBLEMAS de la organización. Y cuando hablamos de PROBLEMAS, nos estamos refiriendo a cualquier acontecimiento desfavorable. Podríamos decir: RIESGOS, ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC. 

También puede utilizarse como marco de referencia un listado o conjunto de categorías de PROBLEMAS pre-establecidos. Este listado o conjunto de PROBLEMAS servirán para romper el hielo y hacer que los participantes aporten sus opiniones.

Hablemos ahora acerca de los Requerimientos para desarrollar esta técnica: 

¿Qué es lo que necesitamos para desarrollarla?

1. PRIMERO: Debemos tener un PROBLEMA a solucionar. Vuelvo a repetirlo, cuando hablamos de PROBLEMA nos podemos referir a ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, RIESGOS (para iniciar una Gestión de Riesgos), PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC.
2. SEGUNDO: Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser desde un pequeño equipo operacional de entre 5 y diez personas (por ejemplo: Gerentes, especialistas, asesores, entre otros)
3. TERCERO: Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos como una pizarra con algunos plumones para escribir, o una pantalla digital o proyector donde podamos hacer gráficos o escrituras. 
4. Y como CUARTO punto: Un facilitador, alguien cuya función es obtener las sugerencias de los participantes, que no imponga sus opiniones, pero que tenga aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propósito de la sesión.

Ahora: 

¿Cómo realizar esta técnica?

Antes de hablar del procedimiento vamos a tratar acerca de las Reglas básicas:

• El facilitador es el que dirige cada sesión: Esto es algo que debemos dejar en claro y hacer que se respete al inicio y durante el desarrollo de cada sesión de BRAINSTORMING. Esto es con el fin de que no se desordene el grupo, y se desvíen del propósito principal que tiene esta herramienta.
• Definir bien los objetivos: Todos los participantes deben estar al tanto de cual es el problema o situación a solucionar. Esta es la manera más efectiva de orientar las ideas hacia un objetivo en común.
• Promover la colaboración: El facilitador siempre puede y debe dar sugerencias a los participantes a manera de motivarlos a opinar. Pero debemos de recordar que la lluvia de ideas es un trabajo en equipo. Es por ello importante dejar claro, que es mejor aportar opiniones entre todos; en lugar de generar una especie de competencia por dar la mejor idea u opinión.
• No se debe permitir la crítica negativa a la sugerencia de cualquier integrante: En el BRAINSTORMING, TODAS las ideas están permitidas, por muy extrañas o alocadas que parezcan. De hecho, la mayoría debería de surgir de manera espontánea y el análisis llegará después. Mientras tanto, es necesario fomentar las participación y que los integrantes se sientan con libertad de expresión.
• Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).
• Tenemos que usar una comunicación abierta y eficaz
• Desarrollar la confianza entre los miembros del equipo
• Gestionar los conflictos de manera constructiva.
• Fomentar la resolución de los problemas y la toma de decisiones de modo colaborativo; es decir, en equipo.

Ahora ya podemos hablar del Procedimiento:

1. DEFINIR EL PROBLEMA: Antes de comenzar la sesión o debate, ya deberías de tenerlo definido. Este es el punto de partida, y para que la técnica funcione, es fundamental que el PROBLEMA a analizar sea preciso desde el inicio. Si no lo tienes definido o IDENTIFICADO, pide sugerencias. Para ello puedes plantearlo en forma de pregunta.
2. DEJAR EN CLARO EL ROL DE LOS PARTICIPANTES: Así como te lo hemos explicado a tí en minutos anteriores. También debemos explicárselo a los participantes. Ten en claro que ellos forman parte del debate. Selecciona a aquellos que realmente pueden ser útiles en la solución del PROBLEMA. Luego, selecciona al MODERADOR. Recuerda que también hemos mencionado las características que esta figura debe tener y no necesariamente tienes que ser tú.
3. ESTABLECER LAS REGLAS DEL JUEGO: Tú conoces a tu equipo y el objetivo que te propones. Por tanto eres el más indicado para decir las reglas que todos deben seguir. Ahora, hay una regla que NUNCA debe faltar y es que NO SE DEBE CRITICAR A LOS DEMÁS.  Sé que lo estoy repitiendo varias veces; pero RECUERDA, es la ÚNICA manera, que todas las ideas puedan salir a la luz con total libertad.
4. COMENZAR LA TORMENTA DE IDEAS: ¿Cómo empezamos con esta tormenta? Escribe el PROBLEMA para que sea visible por TODOS. Puedes utilizar una diapositiva, una pizarra, un papelógrafo o cualquier otra herramienta visual que tengas a la mano. Una vez hecho esto, tenemos dos alternativas. La primera es dar algunos minutos para que los participantes piensen de manera individual. Y la segunda, es desarrollar la técnica de manera totalmente espontánea. Plantea el tema y deja que las ideas fluyan libremente. Recuerda No permitir las críticas a las sugerencias de los demás por parte de nadie. 
5. CULMINAR LA LLUVIA DE IDEAS: La actividad termina cuando los participantes dejen de generar ideas. Luego de ello, debemos resumir en la pizarra las decisiones del grupo: Las causas o efectos, El impacto, La probabilidad, Controles existentes, etc. Agrupamos las OPINIONES que guarden relación y se descartamos las que resultan repetitivas. Explicamos con más detalle aquellas opiniones que puedan generar dudas. Las ordenamos por prioridad (empezando por los que el equipo considere más importantes). Y al final, cuando todas estén organizadas, se redactará un documento que permita analizar claramente las diferentes alternativas para enfrentar determinado PROBLEMA.

VAMOS A TRATAR ESTO MEDIANTE UN EJEMPLO:

Tenemos el siguiente riesgo para un PROYECTO (A manera de EJEMPLO Estamos hablando de RIESGO pero también podemos decir que se trata de un PROBLEMA).

• PROYECTO: NUEVO ESTABLECIMIENTO PENITENCIARIO EN LA CIUDAD DE XXX
• PROBLEMA O RIESGO: "Oposición o condicionamiento de la comunidad a la continuidad del PROYECTO"
• EQUIPO DE TRABAJO ASIGNADO: "Equipo profesional técnico desarrollador del PROYECTO" (en este caso está conformado por 12 especialistas)

Las conclusiones tomadas de la lluvia de ideas realizada con el equipo fueron las siguientes:

• ~ Falta de aceptación Comunitaria al proyecto
• ~ Incremento de quejas y reclamos sociales
• ~ Pérdida de credibilidad de las instituciones públicas ante la comunidad
• ~ Insatisfacción respecto a la seguridad de la población.

Ante estas dificultades, se establecieron las siguientes soluciones:

• ~ Implementación de charlas informativas.
• ~ Aplicación de Estrategia Comunicativa radial y Televisiva a nivel local
• ~ Implementación y desarrollo de escenarios de información, concertación y compromiso.
• ~ Seguimiento a ejecución de compromisos institucionales

Una vez más quiero agradecer que hayas visto el Blog hasta este punto y decirte que espero puedas ver el próximo Blog que suba. Sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA