7.1.6 Conocimientos de la organización

 

Norma ISO, Punto 7.1.6: Conocimientos de la organización

Hola a todos nuevamente. El día de hoy vamos a hablar acerca de este punto tan importante de la Norma ISO referente Conocimientos de la organización. Te dejo enlace del video subido a mi canal de YouTube donde explico de este tema para que también puedas acceder a él.

Veamos a continuación qué es lo que nos menciona la Norma ISO en este punto:

"7.1.6 Conocimientos de la organización

La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea necesario.

Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas.

NOTA 1 Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

NOTA 2 Los conocimientos de la organización pueden basarse en:

a) fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios);

b) fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos)"

Para poder interpretar este punto de la norma debes primero preguntarte: ¿Qué conocimientos son necesarios para la operación de tus procesos?... ¿Ya lo pensaste?, muy bien. Pueden existir muchos requisitos. Solo por citar unos ejemplo, podría tratarse de contratos, clausulas específicas de los contratos, reglamentación legal, normas técnicas internacionales, documentos o procedimientos de trabajo que debes cumplir por parte del cliente o terceros, etc.

Una vez identificados estos conocimientos, debemos de mantenerlos. Con esto nos estamos refiriendo a que debemos de guardarlos o almacenarlos adecuadamente, si es que estamos tratando con algún documento físico y en el caso de ser algún documento virtual, debemos de almacenarlos en una base de datos adecuada.

También nos está diciendo que debemos ponerlos a disposición del personal para que los integrantes de la organización puedan acceder a estos conocimientos, consultarlos cuando sea necesario o tenerlos en cuenta para la ejecución de las operaciones y procesos.

Aquí debemos de tener en cuenta también la privacidad del tipo de documento con el que estás tratando. Si estamos hablando de contratos ¿Quién debe o quién puede tener acceso a dicho documento? No todos los miembros de una organización deberían tener acceso a todos los documentos. Eso depende de la privacidad de los mismos y es algo que también debemos saber evaluar e identificar en conjunto con los integrantes de la organización; porque como entenderemos, existen algunos documentos o conocimientos críticos para algunas organizaciones que si se llegara a filtrar o perder algunos documentos de gran interés, podría representar incluso muy perjudicial para la organización.

Por citar un ejemplo: COCA COLA tiene conocimientos adquiridos a través de toda su existencia como organización; y uno de los secretos mejor guardados de esta marca es la fórmula secreta. Hay personas que conocen y saben de esta formula, pero no todos tienen acceso a ella. ¿Es un conocimiento bien guardado? SI.

Es por ello también tan importante que cuidemos de dichos documentos. El ambiente físico de almacenamiento y cuidado debe ser el adecuado y controlado de posibles robos de información o copias de documentos críticos. En caso de tratarse de una base de datos, esta debe ser lo suficientemente capaz, adecuada y protegida de algún ataque virtual. La copias virtuales o Back-Up también deben estar contempladas para prevenir pérdida de esta información.

En otro de los párrafos de este punto de la norma, nos menciona acerca de las necesidades y tendencias cambiantes. Recuerda que estos conocimientos van cambiando con el tiempo. Normalmente nos son estáticos. Conforme al pasar del tiempo van encontrándose nuevos conocimientos o estos conocimientos se renuevan. No todos tan frecuentemente o tan rápidamente como algunos. Pero es de conocimiento general que los contratos tienen nuevas clausulas o reemplazan algunas de estas clausulas, los requisitos van cambiando, las normas legales se reemplazan por otras actuales; lo mismo pasa con las normas técnicas internacionales que cambian de versión, los procedimientos se actualizan, y esto es algo que vas a tener que controlar muy frecuentemente en tu organización.

Existen algunas formas de implementar este punto de la norma, lo más práctico que suelen hacer algunas organizaciones, es implementar una mini biblioteca física o virtual con registros de documentos, accesos o permisos controlados.

Y para la actualización de dichos conocimientos, algunas organizaciones tienen suscripciones a boletines legales, contratan algún asesoramiento legal externo o interno donde les alertan de nuevas normas pertinentes al sector al que pertenece la organización, o revistas técnicas donde también les alertan de alguna nueva norma técnica o la actualización de la misma.

Existen dos notas adicionales que nos deja la Norma ISO en este punto, donde nos explica que: al hablar de conocimientos, no solo se está refiriendo a los conocimientos externos también se está refiriendo a los conocimientos internos. Por ejemplo: si en tu organización se elaboró un procedimiento de trabajo. Eso vendría a formar parte del conocimiento de la organización, lo mismo si se realizó un flujograma, un Mapa de riesgos, etc. Todo eso también viene a ser material intelectual perteneciente a la organización y los integrantes deben poder acceder a este conocimiento cuando sea necesario, con el fin de lograr los objetivos planteados dentro de nuestro sistema de gestión. Entre estos conocimientos también deben estar las "Lecciones aprendidas" de los distintos proyectos ejecutados, ya sean "positivas" o "negativas", participaciones de conferencias en las que se haya estado presente, material didáctico adquirido o brindado por los clientes y/o proveedores, etc.

Quiero agradecerte por llegar hasta esta parte del blog y recordarte que puedes suscribirte a mi canal de YouTube, para que te avisen cada vez que suba nuevo material parecido a este.

Sin más que agregar, me despido y será hasta el próximo video... Saludos.

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