ACTUALIZACIÓN DE MATRIZ DE PARTES INTERESADAS COVID-19
En
este Blog vamos a actualizar dicha matriz de acuerdo a las nuevas necesidades y
expectativas de nuestras Partes Interesadas o también llamadas “STAKEHOLDERS”. Acompáñame
a revisar estos nuevos cambios.
Cabe mencionar que para actualizar esta Matriz, he realizado encuestas al personal y directivos de distintas empresas para recolectar sus apreciaciones respecto a las necesidades y expectativas actuales en tiempos de pandemia. En un vídeo subido a mi página de YouTube hablamos de la elaboración de nuestra Matriz de Partes Interesadas.
En un Blog anterior, te mostré el formato que utilizó para recolectar estos datos. Recordemos que todo está pasando a la era digital, así que también deberías hacer las encuestas de manera virtual; hacer las encuestas o formatos de manera virtual tiene sus beneficios porque facilita y agiliza la transferencia de datos o intercambio de datos. Veamos los principales cambios en la Matriz de Partes Interesadas. Voy a explicarte primero cómo estamos identificando los cambios en esa Matriz de Partes Interesadas.
Todas
las casillas o cuadros resaltados de color gris oscuro son las necesidades
identificadas antes de la pandemia y las casillas con letra inclinada y de
color rojo son las nuevas necesidades y expectativas emergentes a raíz de la
pandemia del COVID-19.
Vamos
a revisar el primer punto que es correspondiente al cliente ¿Cuáles son las
nuevas necesidades o expectativas de los clientes? como primer punto tenemos
continuidad de las operaciones y evitar contagios de COVID dentro de sus
instalaciones. Esto que nos quiere decir que el CLIENTE espera continuar con el
servicio o producto dentro de los plazos establecidos, pero también quieren
evitar que se contagie el personal dentro de sus instalaciones. ¿Qué es lo que
tenemos que hacer para poder contener o satisfacer esas necesidades y
expectativas? ¿Qué nos están pidiendo? Primero tenemos que empezar con la
planificación de la prevención ante el COVID-19, elaborar los protocolos
sanitarios de prevención ante el COVID y también tenemos que hacer el monitoreo
de la salud de los trabajadores. Como evidencia vamos a hacer el cumplimiento
de atención para prevención del COVID y también los protocolos de regreso
reinicio a las actividades. ¿Quiénes van a ser los encargados o los
responsables en esos aspectos?; el jefe del Sistema Integrado de Gestión o Jefe
SSOMA. También hay que incluir dentro de ellos al comité de seguridad y salud
en el trabajo. ¿Por qué? La razón es porque te lo pide la ley, en ella menciona
que el Plan de Vigilancia Prevención y Control para el COVID-19 tiene que ser
firmado y aprobado por el comité de seguridad y salud de trabajo. Y en este
caso la frecuencia tiene que ser previo al Reinicio de labores y para el
monitoreo de la salud de los trabajadores tiene que existir un médico o un
responsable de salud ocupacional dentro de la empresa y en este aspecto, la
frecuencia tienen que estar de manera permanente.
|
PARTE INTERESADA |
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS |
ACTIVIDAD A REALIZAR |
EVIDENCIA |
PROCESO Ó ÁREA
RELACIONADO |
RESPONSABLE |
FRECUENCIA |
|
|
CLIENTES: EMPRESAS
RECEPTORAS DEL SERVICIO |
Calidad en el
Servicio |
Medición del grado
de satisfacción a los clientes |
Encuestas de
satisfacción al cliente |
Operaciones |
Jefe de operaciones
(Nomb. y Ap.) |
Cada término de obra |
|
|
Cumplimiento en la
Entrega |
Seguimiento de Obra |
Control y
planeamiento |
Nomb. y Ap. |
Mensual |
|||
|
Buena recepción de
Servicio (en buen estado) |
Cumplimiento de
requisitos |
Acta de entrega de
Obra |
Operaciones |
Jefe de operaciones
(Nomb. y Ap.) |
Cada término de obra |
||
|
Continuidad
de las operaciones |
Plan de
prevención ante covid-19. |
Cumplimiento
de protocolos de atención para prevención del covid-19. |
SSO |
Jefe SIG /
SSOMA / CSSO |
Previo al
reinicio |
||
|
Evitar
contagios dentro de sus instalaciones |
Monitoreo
de la Salud de los trabajadores |
Protocolos
de regreso o reinicio de actividades |
Médico o
Resp. De Salud Ocupacional |
Permanente |
Pasamos
al siguiente caso: “Usuario final” ¿Qué es lo que quiere el usuario? en estos
tiempos de pandemia principalmente “no ser contagiado por COVID”, dicho de otra
forma: “que no le lleves el virus o la enfermedad a su hogar” a través del
producto o servicio que brindas. Para esto ¿Qué es lo que tenemos que hacer?
tenemos que establecer protocolos de atención durante el estado de emergencia
por pandemia y como evidencia tenemos que cumplir el protocolo de atención para
prevenir el COVID-19. Para estos casos algunas compañías de Delivery están
evidenciando el cumplimiento de entrega de productos o servicios a través de
fotos, vídeos, entre otras evidencias que se puedan adjuntar. ¿Cuál es el
proceso o área relacionado? en este caso es Atención al cliente (ATC), ellos
serían los a los que les correspondería evidenciar este tipo de cumplimiento; y
la frecuencia viene a ser de manera permanente.
|
PARTE INTERESADA |
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS |
ACTIVIDAD A REALIZAR |
EVIDENCIA |
PROCESO Ó ÁREA
RELACIONADO |
RESPONSABLE |
FRECUENCIA |
|
|
USUARIO FINAL (del
servicio o producto) |
Atención dentro del
plazo acordado |
Establecer objetivos
en los tiempos de atención. |
Control de
Cumplimiento de Plazos |
ATC |
Nomb. y Ap. |
Semanal |
|
|
No ser
contagiado por COVID-19 |
Establecer
protocolos de atención durante estado de emergencia covid |
Cumplimiento
de protocolo de atención para prevenir el covid-19 (fotos, otros) |
ATC |
Nomb. y
Ap. |
Permanente |
Continuando,
vamos a ver las necesidades y expectativas de los trabajadores; acá así como en
los demás puntos, se realizó encuestas a algunas personas por Facebook y a otras
de manera virtual para recolectar los datos, dándonos como resultado como
necesidad: “no contraer COVID-19” y “mantener sus ingresos o su empleo”. En
este punto nos está mostrando que tiene que ofrecerse ciertos cambios en el
ambiente laboral, tienen que implementarse nuevas condiciones y espacios de
trabajo; nuevos métodos de trabajo, no sólo en el ámbito presencial, sino
también en el trabajo a distancia o trabajo remoto ¿Qué tenemos que hacer acá?
en este caso para que no se contraiga el COVID-19 en el trabajo, tenemos que
implementar los cambios y elementos contenidos en el plan COVID-19. Recuerda
que existen siete lineamientos básicos que se están estipulados en la Resolución
Ministerial 972-2020-TR. En otro vídeo también explico de estas
actualizaciones; te dejó el enlace para
que lo puedas revisar.
Aquí
mi video de Actualización R.M. 972-2020-TR
Y
como evidencia del cumplimiento de esta necesidad, tenemos que hacer un
registro diario semanal y mensual de las actividades implementadas para eso
vamos a utilizar los anexos que están contenidos en la R.M. 972-2020, el
proceso relacionado va a ser del área de Sistema Integrado de Gestión (SIG) o SSOMA,
y el responsable va a ser el Jefe de dichas áreas; en este caso también tenemos
que incluir al comité de seguridad y salud en el trabajo (CSSO) porque ellos
son los que van a tener que aprobar ese plan y la frecuencia va a tener que ser
previa al inicio diario semanal y mensual. Para mantener los empleos de los
trabajadores tenemos que establecer mecanismos que faciliten el acceso a la
información para el trabajo remoto a través de los aplicativos de la empresa.
Debemos revisar la correcta actualización de los aplicativos. Para esta
actividad el proceso relacionado es el área de sistemas, tenemos que colocar el
nombre del responsable y la frecuencia será previa al inicio y de manera
permanente.
|
TRABAJADORES /
EMPLEADOS |
Respeto a los
acuerdos |
Control y
actualización de contratos |
Contratos de los trabajadores |
Administracion y
Finanzas |
Nomb. y Ap. |
Cada ingreso de
personal |
|
Sueldo a tiempo /
Cumplimiento en los pagos |
Control en
cumplimiento de pagos |
Transferencias |
Mensual |
|||
|
No
contraer el COVID-19 en el trabajo |
Implementación
plan Covid-19 |
Registro
diario semanal y mensual de las actividades implementadas (anexos 448) |
SIG /
SSOMA |
Jefe SIG /
SSOMA / CSSO |
Previo al
inicio / Diario / Semanal / Mensual |
|
|
Mantener
sus ingresos (empleo) |
Establecer
mecanismos que faciliten el acceso a la información para trabajo remoto a
traves de los aplicativos de la empresa. |
Verificación
de la actualización de los aplicativos. |
Área de
Sistemas |
Nomb. y
Ap. |
Previo al
inicio / permanente |
Ahora
vamos a continuar con los proveedores. ¿Qué nuevas necesidades o expectativas
tienen los proveedores? Se ha colocado: “continuidad de las relaciones de
negocio” porque los proveedores están tan preocupados de continuar con los
negocios o relaciones comerciales al igual que nosotros. Para esto se debe
trabajar de la mano, porque no nos conviene que un proveedor deje de brindarme
sus servicios. Como sabemos, un proveedor es un socio estratégico, de lo
contrario quién me podría brindar las materias o insumos para continuar con mis
actividades. ¿Qué es lo que debo hacer? debo mantener una comunicación
referente a los nuevos requisitos y nuevos documentos que se estén generando en
esta etapa de pandemia; tengo que tener como evidencia de esta comunicación:
los correos, las cartas, los comunicados, etc. Los procesos relacionados y
responsables son todas las jefaturas. La frecuencia tiene que ser previo al
inicio y de manera permanente.
|
PROVEEDORES Y
SUBCONTRATISTAS |
Cumplimiento de
pagos |
Control en
cumplimiento de pagos |
Transferencias |
Administracion y
Finanzas |
Nomb. y Ap. |
Mensual |
|
Concretar ventas
efectivas |
Cerrar trato con los
proveedores |
Orden de compra /
Factura |
Área de logística |
Nomb. y Ap. |
Mensual |
|
|
Fidelización de
proveedores |
Incrementar venta de
sus servicios ofrecidos |
Evaluacion de
Proveedores / subcontratistas |
Anual / cada vez que
se requiera |
|||
|
Continuidad
de las relaciones de negocio |
Comunicación
de nuevos requisitos / Nuevos Documentos |
Correos /
Cartas / Comunicados |
Todas las
Jefaturas involucradas |
Todas las
Jefaturas involucradas |
Previo al
inicio / permanente |
Accionistas
o alta dirección; acá se ha colocado: “continuidad del negocio” porque es
lógico que se piense en las consecuencias graves que podría dejar una
paralización permanente de las actividades, a cuántos trabajadores podría
afectar esta paralización, cuántos ingresos se perderían. En algunas empresas
se ha implementado el comité de crisis, que viene a ser el comité conformado
principalmente por la jefatura y sus gerencias. Esto con la finalidad de dar
soluciones rápidas ante imprevistos; cabe mencionar que este tipo de
actividades o reuniones de coordinación deben ser preferentemente virtuales.
|
ACCIONISTAS / ALTA
DIRECCIÓN |
Rentabilidad |
Medición de la
rentabilidad mensual |
Correos de
comunicaciones de los EEFF mensuales enviados a la matriz en España |
Contabilidad |
Nomb. y Ap. |
Mensual |
|
Crecimiento en el
mercado / Crecimiento de la organización |
Medición de la
facturación mensual |
|||||
|
Margen de utilidad |
Mejorar el ratio de
utilidad / Optimización de recursos / Reducción de costos y gastos. |
|||||
|
Continuidad
del negocio |
Creación o
asignación de comité de crisis |
Acta de
Reuniones |
Todas las
Jefaturas involucradas |
Todas las
Jefaturas involucradas |
Mensual |
Para
culminar vamos a ver la parte interesada del ESTADO. ¿Qué nos está pidiendo el
estado? tenemos que guiarnos principalmente de las leyes y comunicados que ha
presentado el gobierno. Una de las necesidades que tenemos es: “reanudación
progresiva de las actividades” y la segunda es “evitar el contagio masivo
dentro de los centros de trabajo”. ¿Qué actividades debemos hacer? como primera
actividad tenemos que registrar el Plan de Vigilancia Prevención y Control. Ya
sabemos que una principal necesidad es reanudar progresivamente las actividades
económicas; la finalidad es evitar una catástrofe económica dentro del país;
pero tiene que ser con responsabilidad. Y la manera de hacerlo es dejando
evidencia constancia del registro del Plan de Vigilancia, Prevención y Control
de la COVID-19 en el centro laboral; esto tiene que ser previo al inicio. Otra
de las actividades que tenemos que realizar para evitar el contagio masivo en los
centros laborales es implementar el Plan de Vigilancia, Prevención y Control de
la COVID-19 porque no se trata solamente de registrar el plan sino de
implementar todas las medidas que están contenidas dentro de él. Y como
evidencia vamos a tener que hacer informes mensuales de las actividades
implementadas; estos informes pueden ser mensuales o semanales, de acuerdo como
tú lo plantees. Y para eso vamos a utilizar los anexos de la R.M. 972-2020. El
proceso o área encargado o responsable va a ser el Sistema Integrado de Gestión
(SIG) o SSOMA, y también tenemos que incluir al Comité de Seguridad y Salud Ocupacional
(CSSO). La frecuencia será “previo al inicio” y de manera “mensual”.
|
ESTADO |
Cumplir con los
permisos y licencias |
Contar con licencias
y permisos de funcionamiento |
Licencia de
Funcionamiento y permisos |
Administración |
Nomb. y Ap. |
Anual |
|
Estar al dia en los
impuestos |
Cumplir con los
pagos de impuestos |
Transferencias |
Contabilidad |
Contador |
Mensual |
|
|
Cumplimiento de las
normas laborales |
Elaborar la
identificacion de requisitos legales y otros requisitos. |
Revisión de Matriz
de Requisitos legales |
Calidad SSOMA |
Jefe de Calidad
SSOMA (Nomb. y Ap.) |
Semestral |
|
|
Puntualidad y
honestidad en la información |
Actualizar la
informacion brindada |
Presentaciones
fisicas |
Contabilidad |
Contador |
Mensual |
|
|
Reanudación
progresiva de las actividades |
Registro
del Plan de Vigilancia Prevención y Control de la COVID-19 en el Trabajo |
Constancia
de Registro del PVPC COVID-19 |
SIG /
SSOMA |
Jefe SIG /
SSOMA / CSSO |
Previo al
inicio |
|
|
Evitar el
contagio masivo en los centros laborales |
Implementación
del Plan de Vigilancia Prevención y Control de la COVID-19 en el Trabajo |
Informes
mensuales de las actividades implementadas (anexo 448) |
Previo al
inicio y Mensual |
Bueno, con esto me despido; espero que ya con este vídeo no te rompas tanto la cabeza y actualices tu matriz de Partes Interesadas post-pandemia. No olvides suscribirte para que accedan más vídeos y nos vemos hasta la próxima oportunidad.
Espero que esta información te sea de gran utilidad. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
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