7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA | 7.5.1 GENERALIDADES
El día de hoy vamos a tratar este sub apartado de la norma Iso correspondiente al manejo de la información documentada. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:
Como sabrás, una de las mejoras que se evidencian al momento de implementar un Sistema de Gestión (ya sea de 9001, 45001 o 14001) es el Orden de la documentación.
Pero... antes debemos comenzar por explicar ¿Qué es la información Documentada?
Según la Norma ISO 9000 en su versión 2015 nos dice que la información documentada: "Es esa información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene".
Vamos a ver un ejemplo: Supongamos que en nuestra organización hemos identificado un proceso crítico, de vital importancia para la organización, entonces hemos decidido plasmarlo en un procedimiento de trabajo o estándar escrito de trabajo.
Ese procedimiento es una información documentada, ¿porqué? te estarás preguntando... simplemente porque es un documento el cual debemos de controlar (con esto de controlar me refiero a aquellos documentos que debemos de guardar, almacenar, cambiar o actualizar cada vez que se requiera). Esta información debemos también de mantener y cuidar en un medio físico como el papel, disco duro, CD o cualquier otro medio virtual como en una base de datos o en una nube.
¿Cómo podemos decidir si queremos documentar un proceso?
Para estos casos podemos plantearnos la siguiente pregunta: ¿existe la posibilidad o probabilidad de que el proceso no se lleve a cabo como se planificó? Si la respuesta es "afirmativa", entonces deberíamos de dejarlo documentado para de esta manera evitar el riesgo de que se cometan errores o desviaciones en el cumplimiento del proceso.
Antes de avanzar con este apartado de la Norma, déjame plantearte las siguientes preguntas:
* ¿Cómo manejas la información documentada?
* ¿Quién puede crear los documentos correspondientes al sistema de gestión?
* ¿Cómo los ordenas?
* ¿Cómo los identificas?
* ¿Qué tanto de esta documentación se difunde correctamente?
* ¿Cómo lo difundes?
* ¿Cómo cuidas que la información difundida sea pertinente? o ¿Está vigente?
Ya lo pensaste un poco... Bueno, ahora vamos a revisar lo que nos dice la norma en este apartado:
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
NOTA: La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:
— el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
— la complejidad de los procesos y sus interacciones; y
— la competencia de las personas.
Como verás, la norma nos está pidiendo que evidenciemos la documentación requerida tanto por la Norma ISO, como también la documentación que la organización crea pertinente al Sistema de Gestión. Y también nos menciona que la cantidad y el tipo de documentos considerados van a variar dependiendo del tamaño de la empresa y la actividad que realicemos.
Es lógico que una gran empresa debe de tener mayor cantidad de documentos necesarios para realizar sus actividades, ya sean procedimientos, flujogramas, requisitos legales, etc, etc. a diferencia de una pequeña, mediana o micro empresa. Esto debido principalmente a la diferencia en la cantidad de personal y áreas existentes en su organización.
Cuál es la recomendación en este punto?
Para implementar lo correspondiente a este apartado, se recomienda contar con los siguientes registros:
* Listado de documentos vigentes, también conocido como "Lista maestra de documentos internos". Que vendría a ser el listado de todos los documentos generados por la organización.
* Listado de registros vigentes, que viene a ser el control de todos los registros generados como producto de las inspecciones o auditorías al sistema de gestión.
* Y el Listado de documentación externa controlada, también conocida como "lista maestra de documentos externos".
A continuación te mostraré algunos ejemplos de los formatos mencionados que puedes utilizar para llevar el control correspondiente en este punto de la norma:
Acá se muestra el formato de "Lista maestra de documentos internos"
Luego tenemos el modelo de formato de "Listado de registros vigentes"
Y por último la "lista maestra de documentos externos"
Cabe mencionar que en este blog sólo estamos tratando lo correspondiente al apartado 7.5.1 correspondiente a Generalidades y en un próximo video hablaremos acerca del apartado 7.5.2 correspondiente a "Creación y actualización de la información Documentada"
Bueno, sin más que agregar me despido esperando que hayas entendido este apartado de la norma y conmigo será hasta un próximo blog... Saludos
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
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