INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Saludos a todos nuevamente, el día de hoy vamos a revisar el apartado 7.5.2 de la Norma ISO correspondiente a la Creación y Actualización de la Información Documentada. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
Antes de explicar la lectura de esta parte de la Norma, déjame formularte las siguientes preguntas:
* La documentación que tienes en tu Sistema de Gestión ¿Está correctamente identificada? ¿Tiene título, fecha de creación o actualización, número de versión y vigencia del documento?
* La documentación mencionada ¿está correctamente aprobada? ¿Quién o quiénes son la personas que aprueban dicha documentación? ¿Quién puede crear los documentos de gestión? ¿Qué tipos de documentos puede crear cada integrante de la organización?
Para la implementación de este punto de la norma, este tipo de preguntas son las que se deben responder.
Lo más común que se genera en una organización para implementar este punto es "El Procedimiento de Creación y Actualización de documentos del Sistema de Gestión"
En este tipo de procedimiento se detalla la forma en la que se codificarán los documentos para ordenarlos, el encabezado que tendrá cada procedimiento, el pie de página y la estructura que debe cumplir por cada tipo de documento.
Es decir, si se trata de un Plan de Gestión, nos debería mencionar los apartados de dicho documento como: ALCANCE, OBJETIVO, RESPONSABLES, RECURSOS, ACTIVIDADES, PROGRAMA, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES, entre otros. Lo mismo si se trata de un Procedimiento de trabajo o estándar de trabajo. En este procedimiento se debe detallar los apartados con los que debe de contar. De esta forma se tendrá un estándar de creación y se también una misma idea al momento de crear procedimientos, planes instructivos, directivas, etc, y no se escapen puntos importantes al momento de la creación de los mismos.
Y también nos debería decir detalles como el tipo de formato de hoja, tipo de letra y tamaño de texto a utilizar. Esto último es principalmente como parte estética del documento porque se ve que en varias organizaciones se comete el error de tener documentos con un tipo de letra especial y en otros documentos se comete una variación y aunque te parezca irrelevante, le quita seriedad a la documentación ver un tipo de letra, título, color de página, tipo de encabezado distinto en cada uno de los documentos que la organización presenta. Incluso podrían tomarlo como una copia traída de otra organización. Es por ello necesario que te tomes el tiempo de definir estos detalles para poder ordenar y manejar de mejor manera la información documentada en tu organización.
Si quieres saber más acerca de este punto de la norma puedes acceder al Blog explicativo del apartado 7.5.1 de la Norma ISO correspondiente a "Generalidades" dándole click aquí; y también puedes ver el video explicativo en YouTube haciendo click en la siguiente imagen:
Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:
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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
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