7.5.3 Control de la Información Documentada
- Parte 1
Hola a todos, el día de hoy hablaremos acerca del apartado 7.5.3 correspondiente al "Control de la Información Documentada". Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:
Todo el capítulo referente a la información documentada es un poco extenso de tratar en un solo video; es por ello que se ha dividido en 3 videos. Si deseas conocer más acerca de este capítulo de la Norma, te invito a que veas los dos videos anteriores donde explico mayores detalles de este tema.
Bueno, una vez mencionado este preámbulo, pasemos a ver lo que nos menciona en este apartado:
"7.5.3 Control de la Información Documentada
7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad)".
Lo mencionado en este párrafo es muy claro. La información debe estar disponible y ser idónea para su uso, es decir que debe estar al alcance de las personas interesadas en esta información y también debe ser fácil de entender; además debe estar en el lugar donde sea necesario.
Vamos a ver un ejemplo algo extremo. Si se tiene personal que desarrolla cierto tipo de actividades y tenemos como característica especial de este personal que es invidente, es decir que no pueden ver. Entonces la información documentada referente al proceso debería estar en un medio idóneo y entendible por ellos, en este caso puede tratarse de un medio audible o en Braille y también debe estar cerca al sitio donde se desarrolla la actividad. Puede ser que te sorprenda, pero hay organizaciones que cuentan con personal que tiene este tipo de limitaciones y en muchas ocasiones cuando se les consulta no tienen nociones de dónde puede acceder a la información necesaria para desarrollar su trabajo manteniendo los estándares de calidad. Lo que se necesita es que todos los involucrados en estas actividades deben saber acceder a dicha documentación en caso de alguna emergencia. Y lo más normal es que se tenga la información siempre a la mano en el área correspondiente. Podría tratarse de flujogramas, matrices de proceso, imágenes referenciales, etc.
También nos menciona lo correspondiente a la protección de la información, es decir que dicha información (si hablamos de una información sensible), no debería tener el acceso a todas las personas; lo mismo si se está hablando de información confidencial o información sensible de nuestros clientes. Además debemos de asegurarnos que este tipo de información no debe manipularse o deteriorarse por uso de terceros. Para esto podríamos crear carpetas digitales con accesos limitados e historial de cambios; podemos también usar formatos no editables como pdf o páginas escaneados con sellos de agua que ayuden a identificar si el documento es obsoleto o se encuentra vigente.
En el blog correspondiente al apartado 7.5.2 Creación y Actualización dejamos un formato del procedimiento de "Creación y Actualización" de la información documentada. Este material compartido también lo dejaremos acá para que puedas descargarlo.
Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:
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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
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