7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA - PARTE 2

7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 

- PARTE 2

Información... ¿Sabes cuánta información compartimos a diario en nuestras vidas. Constantemente creamos información, en todas nuestras actividades diarias, principalmente en el Trabajo. El día de hoy revisaremos la segunda parte del apartado 7.5.3 y último de los Blogs correspondientes a Información Documentada. Revisaremos los puntos importantes de este apartado y la forma de cómo implementarlo en nuestra organización. Te recomiendo que te quedes hasta el final del Blog para que puedas ver los archivos y formatos compartidos en esta presentación. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Si es la primera vez que vez este tipo de blogs y no viste los demás concernientes a Información Documentada, te dejaré los enlaces para que puedas acceder a ellos y de esta manera conocer más de estos puntos de la norma ISO... Continuemos

Como lo mencionamos al inicio del video, existe otro subapartado de la norma que detalla más al respecto del control de la Información Documentada, antes de iniciar con la explicación, vamos a revisar lo que nos dice la norma:

"7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:

a) distribución, acceso, recuperación y uso;

b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;

c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);

d) conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar.

La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.

NOTA: El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada".

Ahora pasemos a interpretar este sub-apartado. Para ello, antes debemos responder las  siguientes preguntas relacionadas al inciso a):

-¿Cómo distribuyes los documentos de gestión en tu organización?

-¿Cómo accede el personal a dicha documentación? y 

-¿A qué documentos puede acceder y a cuales no? 

-¿Dónde está establecido el tipo de acceso de acuerdo al cargo? 

-¿Tienen alguna política cuadro de accesos o directiva?

En caso esa información se pierda ¿Cómo se recupera? 

-¿Realizan algún back-up o copia de seguridad de dicha información documentada? 

-¿Cada qué tiempo realizan esa copia?

Como verás, para implementar correctamente el inciso de este punto, tenemos que encargarnos de varias actividades. Continuemos con el inciso B):

-¿Cómo y Dónde se almacena la información documentada que tienes en tu organización? 

-¿Cómo cuidas que no sufra daño esta información? 

-¿En qué tipo de medio lo almacenas? físico o virtual 

En caso de estar documentada en papel u otro medio físico... ¿Cómo cuidas que este documento no sufra daños o pérdida de legibilidad?

-¿Bajo qué condiciones se encuentra preservado? 

-¿Por cuántos años se debe almacenar?

Pasemos ahora al inciso c:

-¿Cómo haces el seguimiento al control de cambios de la documentación? 

-Tus documentos de gestión ¿tienen algún cajetín donde mencione el número de versión o fecha de vigencia del documento?

-¿Dónde quedan identificados los cambios que se realizan a tus documentos?

-¿Cuentan con algún cajetín u hoja de control de cambios?

Y por último hablemos del inciso d):

-¿Cómo conservas la información documentada? ¿Dónde? 

-¿Está protegida contra ataques, daños o copias malintencionadas?

-¿Cómo se mantiene en buen estado? 

-¿Cómo está dispuesta dicha información? 

-¿En qué medio?

Para este punto de la Norma ya hemos mencionado que el manejo de la información documentada en nuestro sistema de gestión debe de controlarse y también documentarse para contar con un orden de generación, actualización y almacenamiento de todos los documentos que estemos generando para nuestro sistema de gestión.

En el Blog correspondiente al apartado 7.5.2 Creación y Actualización dejamos un formato del procedimiento de "Creación y Actualización" de la información documentada. 

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Y en otro de los Blogs de esta serie, para ser específicos en el Blog correspondiente al apartado 7.5.1 Generalidades, dejamos tres documentos que te ayudarán a implementar el total de estos requisitos solicitados por la Norma ISO.

Se muestra el formato de "Lista maestra de documentos internos"

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Luego tenemos el modelo de formato de "Listado de registros vigentes"

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Y por último la "lista maestra de documentos externos"

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Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA