HERRAMIENTA DE 5W + H
El día de hoy vamos a tratar acerca de una de las herramientas que es a mi parecer una de las más utilizadas en distintos ámbitos de la vida laboral; pero que quizás, no te has dado cuenta que la estabas utilizando. Estamos hablando de la herramienta de las 5 W + H. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:
¿Qué es esta herramienta?
Esta herramienta se compone de 6 preguntas formuladas en inglés:
- What, de ¿Qué?
- Who, de ¿Quién?
- When, de ¿Cuándo?
- Where, de ¿Dónde?
- Why, de ¿Por qué? y
- How de ¿Cómo?
En otros métodos se utiliza una pregunta adicional proveniente del
How Much, que significa ¿Cuánto?
En esos casos la herramienta de trabajo se llama: 5W + 2H
Pero es más conocida o más aplicada en su versión abreviada de 5W + H.
Cualquier persona puede utilizar esta herramienta. Es más; si recuerdas, al comienzo del Blog te mencioné que esta es una herramienta que quizás ya la has utilizado sin darte cuenta y es que su aplicación en distintos ámbitos laborales es muy variada y casi imperceptible.
Estas 6 o 7 siete preguntas (como las quieras utilizar) las puedes aplicar en diferentes ámbitos de trabajo o de la vida cotidiana. Es muy utilizada para el ámbito periodístico, para el ámbito investigativo, para la gestión de proyectos (tanto para la planificación del proyecto como para la elaboración de los programas de trabajo de dicho proyecto).
Por ejemplo:
Todos sabemos que la planificación de un proyecto cuenta con distintos elementos. Pero dentro de los principales elementos básicos estarían los Objetivos, Alcance, Recursos (tanto recursos materiales como recursos humanos), Responsables, Cronograma de trabajo o periodo de tiempo de duración del proyecto y las Actividades a realizar. Si queremos trasladar estas preguntas hacia algún proyecto que queremos desarrollar, con el fin de no olvidarnos de contar con cualquiera de estos elementos podríamos formular las siguientes preguntas:
- WHY: ¿Porqué se va a hacer este proyecto? OBJETIVO
- WHERE: ¿Dónde o hasta dónde abarcará este Proyecto? ALCANCE
- WHAT: ¿Qué se va a necesitar en este Proyecto? RECURSOS
- WHO: ¿Quiénes van a realizar estas actividades? RESPONSABLES
- WHEN: ¿Cuándo se realizará el Proyecto? PERIODO o CRONOGRAMA
- HOW: ¿Cómo se va a realizar el proyecto? ACTIVIDADES
Estas 6 preguntas también podemos trasladarlas a otras áreas de trabajo; como por ejemplo, en el ámbito investigativo.
Podemos hacerlo de la siguiente manera, supongamos que sucedió un accidente y eres un periodista encargado de dirigirte a la zona y realizar la recolección de datos. Una vez en el lugar procederás a realizar las siguientes preguntas:
- 1era pregunta: ¿Qué fue lo que pasó?
- 2da pregunta: ¿Quiénes estaban involucrados?
- 3ra pregunta: ¿Cuándo sucedió?
- 4ta pregunta: ¿Dónde sucedió?
- 5ta pregunta: ¿Porqué sucedió? y
- 6ta pregunta: ¿Cómo sucedió?
En este momento te estarás diciendo que son preguntas muy obvias, pero en la práctica son muchas las veces que estas preguntas básicas no se formulan y conlleva a que no se tomen los apuntes y anotaciones de los detalles básicos necesarios para conocer de algún accidente o asunto investigativo. Incluso te sorprendería las veces que me a tocado preguntar acerca de un suceso y recibir respuestas como "No sé" "No pregunté" "No investigué", lo que denota una falta de método de trabajo en la persona que brinda este tipo de respuestas.
Bueno, continuemos explicando del tema.
Estas mismas preguntas que acabamos de formular, también las podemos utilizar para la investigación preliminar de un accidente. Si tú ya has realizado o participado de alguna investigación de accidente, te podrás percatar que son las preguntas básicas que siempre se suelen hacer. Esta herramienta de 5W + H junto con el método de los 5 Porqués y el Diagrama de Ishikawa te ayudarán bastante en este tipo de investigaciones. Acuérdate bien de este tipo de herramientas, porque son básicas y te van a ayudar en distinto tipo de actividades laborales.
Yo particularmente, cada vez que quiero realizar un procedimiento de trabajo, también me planteo este tipo de preguntas:
- WHAT - ¿Qué se va a hacer? o ¿Qué se quiere lograr? -> OBJETIVO GENERAL
- WHY - ¿Porqué se va a realizar? -> OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- WHERE -¿Dónde se va realizar? -> ALCANCE
- WHO - ¿Quién lo va a realizar? o ¿Quiénes están involucrados con la tarea? -> RESPONSABILIDADES
- WHEN - ¿Cuándo se va a realizar? -> TIEMPO O FECHA DE INICIO O LÍMITE
- HOW - ¿Cómo se va a realizar? -> DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
- HOW MUCH - ¿Cuánto tardará esta actividad? o ¿Cuánto personal se necesitará? DETALLES DEL PROCESO
Fíjate que en este último ejemplo e utilizado no solo 1H sino 2H. Y esto es algo que tú deberás manejar a tu necesidad o elección.
La importancia de esta herramienta radica principalmente en ayudarte a contemplar todos los factores necesarios para un proyecto o trabajo que tengas que realizar. También nos ayuda a plasmarlos en una hoja o apunte para poder ordenarlos, realizarles seguimiento y que posteriormente no se nos olviden.
Por ejemplo para hacer este Blog e considerado también estas 6 preguntas, Fíjate cómo.
Para elaborar este tema e tenido que plantear y responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué son las 5W + H?
- ¿Quién las debe o puede utilizar?
- ¿Cómo? ¿Dónde? y
- ¿Cuándo se puede utilizar esta herramienta? (ahí te e planteado ejemplos) y;
- ¿Porqué es importante?
¿Te diste cuenta cómo utilicé esta herramienta en este último ejemplo?
Al plantearme estas preguntas me aseguro de tratar la mayoría de los detalles necesarios para que puedas comprenderlo mejor.
Bueno, quiero dejarte una pregunta ¿Cómo has utilizado tú esta herramienta de 5W + H? o ¿Cómo piensas utilizar este método ahora que ya lo conoces?
Como ya sabes, cualquier sugerencia la puedes dejar en los comentarios, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:
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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
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