MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES [MOF] | NORMA
ISO 5.3 Roles Responsabilidades y Autoridades
Ya hemos tratado en anterior Blog acerca del
apartado 5.3 de la Norma ISO referente a Roles, Responsabilidades y Autoridades
en la Organización, donde aprendimos como utilizar el ORGANIGRAMA para cumplir “parcialmente”
con este punto de la Norma. Si no has visto todavía este tema, puedes ir a mi
página de Blog donde hablo al respecto y DESCARGAR el material que te ayudará a
implementarlo, en el siguiente enlace: https://gestorisos.blogspot.com/2021/10/organigrama-norma-iso-53-roles.html
Y también puedes ver el video explicativo de este
tema en mi canal de YouTube:
En esos enlaces hablamos acerca del ORGANIGRAMA; ese es uno de los primeros documentos que nos ayudarán a implementar el punto 5.3 de la Norma ISO pero no abarca el total de lo solicitado por ella. Así que en este Blog vamos a tratar de este segundo documento conocido como MOF o también conocido como “Manual de Organización y Funciones” por sus siglas. Recuerda que al final de este Blog te dejaré el enlace para que DESCARGUES el FORMATO de documento para que lo puedas aplicar dentro de tu organización.
¿Qué es
el Manual de Organización y Funciones?
Como su propio nombre lo dice es un Manual donde
están Ordenados los cargos y Funciones de cada integrante de la organización. A
diferencia del Organigrama este documento tiene más detalles de las funciones y
responsabilidades asignadas en el interior de la empresa. Debo mencionarte que
es necesario tener listo un ORGANIGRAMA antes de comenzar con la elaboración de
este Manual.
Esto es necesario porque como veremos más adelante, el ORGANIGRAMA es parte integrante y ayudará a la segmentación de las áreas o puestos de trabajo. Vamos a ver ahora un modelo de este Manual de Organización y Funciones que puedes descargar para seguir con la explicación.
Como puedes apreciar en el encabezado posee un
título, en el lado izquierdo de la pantalla se puede apreciar una casilla vacía
donde se puede colocar el logo de tu empresa y en la otra casilla del lado
derecho debe de contar con un código de documento, una versión y una fecha.
Esto de ponerle código, versión y fecha lo hemos repetido en varios videos y es
que esos detalles nos van resultar muy importantes para poder llevar un
correcto y adecuado manejo de la información documentada.
Sigamos explicando el documento, seguido tenemos
la hoja de control de cambios en este cuadro colocaremos los principales
cambios en la versión de cada documento. Como para este ejemplo es la primera
versión no se ha colocado ningún cambio, es por eso que se encuentra en la
versión inicial.
Continuando con la revisión de este documento nos encontraremos con el índice y en la siguiente página como inicio del documento debe estar colocado el organigrama, el cual nos va a servir de guía para poder designar las responsabilidades y funciones de acuerdo a los niveles y departamentos o áreas correspondientes.
En el FORMATO se muestra un ejemplo de la
descripción del primer cargo (en algunos casos el más importante dentro de toda organización), el
cargo de "Gerente General".
¿Qué es
lo que debemos detallar en esta descripción?
En primer lugar, se debe colocar la definición
general del puesto de trabajo explicando el propósito o la importancia de este
cargo, la razón de ser y otros detalles que consideremos necesarios de explicar,
pero de manera general.
Luego viene la identificación; en este caso, a qué
Gerencia pertenece este cargo, la dependencia a la cual pertenece y sus
subordinados.
En el punto "c" con las Funciones
Básicas de este puesto;
En el punto "d" detallaremos las
"Responsabilidades y Ocupaciones" de este cargo.
Para terminar con la descripción de las Funciones
y Responsabilidades de este puesto debemos colocar en el punto "e" el
Marco de Relación; ¿A qué nos referimos con este punto? Bueno, pues a las áreas
o personas con quienes deben interactuar de manera interna y externa este
puesto de trabajo.
Un ejemplo: En este caso, el gerente general va a
interactuar principalmente (de manera interna) con las otras Gerencias, la
gerencia de Administración, de Finanzas, de RRHH, de Operaciones; y de forma
externa con los Gerentes de otras empresas, clientes o proveedores nacionales o
extranjeros. Ese sería su "Marco de Relación".
En este Manual de Organización y Funciones se
tienen que detallar todos los demás puestos. Para este ejemplo solo se ha
detallado el puesto de Gerente General ya que en cada empresa u organización
estas funciones y responsabilidades pueden variar.
Es un trabajo regular pero si ya tienes una hoja o
formato de PERFIL DEL PUESTO y un Organigrama implementados en tu organización
ya tienes el 80% del trabajo realizado. Es por ello necesario que cuentes con
estos documentos para un mejor y ágil detalle del MOF. Si no conoces al
respecto del Formato de Perfil del puesto, puedes acceder a mi Blog donde te explico
de ello y podrás DESCARGAR el documento que te ayudará a implementar lo
explicado en el siguiente enlace: https://gestorisos.blogspot.com/2021/10/formato-de-perfil-del-puesto-norma-iso.html
Y también puedes ver el video explicativo de este
tema en mi canal de YouTube:
Bueno espero que con este ejemplo hayas comprendido un poco mejor este documento que nos va a servir para poder implementar nuestro apartado 5.3 de la Norma ISO. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
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