ORGANIGRAMA – NORMA ISO 5.3 Roles
Responsabilidades y autoridades
En este Blog vamos a revisar el punto 5.3 de la
Norma ISO correspondiente a la asignación de Roles Responsabilidades y
Autoridades. Me gustaría que analices juntos este tema y te comento que al
final de esta página podrás encontrar el enlace para DESCARGAR los documentos correspondientes
a este punto. Antes de seguir avanzando veamos lo que menciona la Norma ISO en
su versión del año 2015 al respecto:
La alta
dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los
roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la
organización.
La alta
dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para:
a)
asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los
requisitos de esta Norma Internacional;
b)
asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas
previstas;
c)
informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de
gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1);
d)
asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización;
e) asegurarse
de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se
planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.
Antes de continuar explicando lo tratado en este
punto de la Norma, debo decirte que también puedes acceder a la explicación en video
donde de este tema que está en YouTube.
Una vez revisado lo que menciona la Norma, vamos a responder la siguiente pregunta:
¿Cómo
implementamos este punto de la norma?
Existen muchos documentos que nos ayudarán a
cumplir con este punto entre ellos tenemos:
·
El
Perfil del puesto
·
El
Manual de Organización y Funciones; y
·
El
Organigrama.
En este video vamos a hablar exclusivamente del
famoso y muy conocido "ORGANIGRAMA" y cómo nos ayuda a cumplir con
este punto.
¿Qué es
el ORGANIGRAMA?
Es muy probable que ya conozcas de este tipo de
documento, pero si es la primera vez que escuchas de él; debo decirte que
"El ORGANIGRAMA es una vista gráfica donde se aprecia la forma en la que
está ordenada una organización, la estructura, los cargos, los niveles
jerárquicos y/o autoridades que existen dentro de ella".
Este documento dibuja de manera sencilla o captura
una imagen visual y resumida de la forma en la que están divididas las
funciones y responsabilidades de una empresa.
El ORGANIGRAMA ayuda bastante a una fácil
comprensión y entendimiento del tipo de organización que se tiene; tanto para
el personal interno como para el personal externo. Es decir, si una persona de
un entorno ajeno ve el ORGANIGRAMA de una empresa y es un ORGANIGRAMA bien
hecho, bien dibujado, va a conocer de un solo vistazo la forma en la que esta
organización trabaja.
Esta característica del ORGANIGRAMA es muy
importante cuando queramos explicar al personal el Flujo de mando y el
funcionamiento de la empresa.
En esta breve explicación del ORGANIGRAMA debo
agregar esta conocida frase que dice: "Una imagen vale más que mil
palabras" ya que se aplica muy bien al ORGANIGRAMA.
¿Qué tipo
de ORGANIGRAMAS existen?
Los más conocidos son:
·
el
organigrama Horizontal y
·
el
organigrama Vertical
Pero también existe otro modelo de organigrama
como
·
el
organigrama circular.
Este último modelo de organigrama es menos común
que los anteriores y ayuda más en las áreas internas donde no se tienen demasiadas
ramificaciones. Vamos a ver un ejemplo de lo que quiero explicar:
En la imagen se aprecia el ORGANIGRAMA de una empresa que tiene bastantes áreas. Si este ORGANIGRAMA que acabamos de ver quisiéramos adaptarlo al modelo de ORGANIGRAMA circular sería un poco difícil de entender para algunos integrantes de la organización; no estoy diciendo que no se pueda hacer (todo se puede hacer) pero no sería lo más recomendable ya que perdería la facilidad de entendimiento de este tipo de documento.
Si deseas obtener estos organigramas te dejo los
enlaces a continuación para que puedas utilizarlos como plantilla e
implementarlos en tu organización.
https://templates.office.com/es-es/organigramas-visuales-tm03427541
https://templates.office.com/es-es/organigrama-del-equipo-tm33828058
https://templates.office.com/ES-ES/organigrama-horizontal-TM11968312
Bueno, a esta altura del Blog ya hemos hablado
bastante acerca de las fortalezas de este documento. Y digo fortalezas porque
también presenta ciertas debilidades.
Por ejemplo, una de estas debilidades es el no ser
lo suficientemente detallado, es decir que en este documento no se pueden
apreciar las funciones o responsabilidades de cada integrante; es por ello
recomendable que se complemente con
otros documentos como el Manual de Organización y Funciones y el Perfil del
puesto. Te dejo los enlaces de estos temas para que puedas conocer más de estos
documentos.
Video explicativo del manual de Organización y Funciones:
Video explicativo del Perfil del Puesto
https://gestorisos.blogspot.com/2021/10/formato-de-perfil-del-puesto-norma-iso.html
Otro de los problemas muy comunes que se
encuentran en las auditorías a los Sistemas de Gestión es que la mayoría de los
ORGANIGRAMAS se encuentra desactualizados. Esto sucede porque en algunas
empresas se producen constantes cambios. Es por ello importante que de manera
periódica se revisen y actualicen los cambios cada vez que se presentan
movimientos o reemplazos en los cargos del personal.
Uno de los métodos que ayudan a no perder de vista
esta actualización es el organigrama con foto.
Este organigrama es muy bueno porque de manera rápida puedes relacionar la realidad de la empresa con el organigrama y detectar qué integrante se encuentra fuera de la organización o ha cambiado de puesto.
Espero que con este video hayas comprendido un
poco más acerca de la importancia de contar con un ORGANIGRAMA en tu
organización y cómo está relacionado con este punto de la Norma ISO. Los invito
a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las
redes sociales:
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
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