FORMATO DE PERFIL DEL PUESTO | NORMA ISO 7.2.
COMPETENCIA
El día de hoy vamos a revisar el formato de Perfil
del puesto. Recuerda que al final del Blog dejaré el enlace para que puedas ACCEDER al FORMATO y DESCARGARLO. Si quieres ver la explicación en video puedes air al enlace YouTube que dejaré en la siguiente línea.
En el punto 7.2 correspondiente a COMPETENCIA en la norma ISO nos menciona 4 puntos importantes que "La organización debe cumplir para tener implementado este apartado:
a) determinar la competencia necesaria de las
personas que realizan, bajo su control un trabajo que afecta al desempeño y eficacia
del sistema de gestión de la calidad;
En este punto nos está solicitando que debemos
establecer por algún tipo de documento los requisitos que debe cumplir cada
personal que desempeñe funciones dentro del alcance de nuestro sistema de
Gestión ya sea previo a su contratación o durante el desempeño del mismo. El
documento que nos va a ayudar en este caso es el formato de perfil del puesto;
este documento lo vamos a presentar al final del video y haremos una breve
descripción de su correcto llenado.
b) asegurarse de que estas personas sean
competentes, basándose en la educación, formación o experiencias apropiadas;
Para explicar un poco al respecto lo que nos
menciona en este inciso debemos aclarar que la EDUCACIÓN son los estudios
formales que una persona debe tener para un determinado cargo o rol. Cuando se
menciona FORMACIÓN nos hace referencia al "Nivel de conocimientos que una
persona posee sobre una materia en específico" se podría citar como ejemplo
un diplomado o curso de extensión o especialización en un tema o asunto en
particular. Y al hablar de EXPERIENCIA tiene que ver con el tiempo que ha
desempeñado dicha función a lo largo de su vida laboral.
Se puede decir que una persona es COMPETENTE
cuando tiene la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades con el fin de
lograr los resultados previstos.
Estos requisitos que te acabo de explicar los
tenemos que definir dentro de nuestra organización en base a criterios y
experiencias propias del negocio en el cual estamos estableciendo nuestro
sistema de Gestión.
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para
adquirir la competencia necesaria y evaluar las acciones tomadas;
En este inciso la norma ISO nos está tratando de
decir que una vez que hayamos definido las competencias necesarias del personal
y en caso no se cumplan (porque te vas a topar con este tipo de casos) porque en
algunas organizaciones, existe personal que ya se encuentra
trabajando durante bastante tiempo y que quizás tiene la experiencia pero le
falta la educación necesaria o tal vez algunas especializaciones.
De ser ese el caso... ¿Qué debes hacer en estos casos?
¿Despedirlos? ¿Deshacernos del personal? ¡No!, esa no es la finalidad de esta
norma; la finalidad es otra. Lo que se requiere en estos casos, es que se tome
las acciones necesarias, como puede ser la especialización o educación de
aquellas personas que no cumplan con el perfil.
Existe una nota final que nos habla más acerca de
esto.
d) conservar la información documentada apropiada
como evidencia de la competencia.
Claro, Como requisito final debemos tener
evidencias de este cumplimiento y conservar esta información que nos puede ser
solicitada en cualquier auditoría. Como lo dice en su descripción debemos
conservarla como información documentada. Un ejemplo de este manejo común sería
la creación de una carpeta que contenga todas las hojas de vida de nuestros
empleados con las evidencias de sus formaciones y/o capacitaciones
correspondientes. Esta carpeta puede ser física o digital cualquiera de las
formas es valedera.
NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por
ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas
actualmente; o la contratación de personas competentes"
Ahora vamos a presentar y explicar un poco acerca
de este formato de Perfil del puesto.
Antes de nada tenemos que mencionar que para el
llenado correcto de este formato sería ideal contar con otros dos documentos
adicionales como son: El organigrama y el MOF o Manual de Organización y
Funciones.
¿Por qué?
Bueno porque como verás en la primera sección de
este formato es necesario poner
·
El
nombre del Puesto
·
El
área al que pertenece dicho puesto
·
Y
el puesto al que reporta o puesto que le tiene que reportar a él o ella de ser
el caso.
Un documento que nos ayuda a tener ordenado este
tipo de datos es el ORGANIGRAMA.
En la sección 2 de este formato nos solicita el
objetivo del puesto ¿Qué es lo que se quiere obtener de este puesto? o ¿Cuál es
su finalidad? y también nos pide las funciones y responsabilidades principales
del puesto en descripción. Es por ello, que el MOF o Manual de Organización y
Funciones nos va a ser de gran aporte en el llenado de esta sección.
Ahora veamos la parte de "Competencias
generales" que es el corazón de este documento. En esta sección vamos a
describir los requisitos mínimos y óptimos de Educación, Formación, Experiencia
y otros; que sean necesarios para el puesto.
Un ejemplo:
Si queremos preparar el "Perfil de
puesto" para un "Residente de Obra" podríamos poner como
educación mínima el grado de "bachiller en ingeniería" y como óptima
el grado de "Ingeniero titulado y colegiado".
Para la formación mínima podemos poner un
"curso en gestión de proyectos" y como requisito de óptimo un
"Diplomado en gestión de Proyectos" o "PMI".
Como experiencia pondríamos un mínimo de 3 años en
cargos iguales o similares y como óptimo 5 años en cargos iguales al puesto.
Recuerda que esto es solo un ejemplo, y debe ser completado teniendo en cuenta los requisitos que se establecen siguiendo la experiencia de tu empresa u organización, también existen casos donde el cliente solicita ciertos criterios de selección o aquellos donde se deben seguir ciertos requisitos legales establecidos por el estado para algunos tipos de cargos, principalmente cuando se trata de concursos o proyectos públicos.
Y sin más que agregar será hasta otra
oportunidad... Nos vemos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario