9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
Hola a todos nuevamente, en el BLOG del día de hoy vamos a hablar acerca del apartado 9.1 de la Norma ISO que nos solicita el Seguimiento, medición, análisis y evaluación del Sistema de Gestión
¿Cómo hacer seguimiento, medición, análisis y evaluación del Sistema de Gestión?
Esta es una gran pregunta... Y me recuerda esa gran frase que menciona que "Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre".
Antes de avanzar en este tema... déjame decirte que puedes ver la versión en video de este tema en mi canal de YouTube dándole click aquí. O en la figura que ves líneas abajo:
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Volviendo al tema; ¿Porqué me recuerda esa frase? --> "Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre"
Porque la principal actividad que debes realizar, es de definir tus objetivos. ese es el comienzo de todo trabajo, para luego plantear metas a alcanzar, medirlas estableciendo los indicadores, y tomando decisiones de mejora.
Plantéate las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos planteados en tu Sistema de Gestión?
- ¿Para qué estás implementando tu sistema de Gestión?
- ¿Qué es lo que quieres lograr?
- ¿Qué es lo que quieres conseguir con la implementación de tu sistema de gestión?
Quizá ¿quieres recudir los accidentes o incidentes en tu organización? o talvez ¿quieres mejorar la calidad de un producto? ¿Reducir los defectos? ¿Aumentar la satisfacción del cliente? o ¿El nivel de producción? o quizá simplemente quieres comenzar a cumplir con los requisitos legales... que también es válido.
Entonces como punto principal debes de tener bien definidos tus OBJETIVOS... y con esto me refiero a los OBJETIVOS PRINCIPALES y LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Si ya tienes planteados tus objetivos... entonces ya tienes la mitad del trabajo realizado para poder cumplir con este apartado de la norma.
Pero si no tienes planteados tus objetivos y no sabes cómo plantear estos objetivos, te recomiendo que veas el video que tengo en mi canal en donde hablo acerca de cómo plantear tus objetivos utilizando la metodología SMART y mi otro video donde hablo del apartado 6.2 de la norma donde explico cómo plantear los objetivos para Calidad, Seguridad y/o Medio Ambiente.
El requisito de Seguimiento, medición, análisis y evaluación está contemplado en el apartado 9.1 de la norma ISO. Vamos a ver qué es lo que nos menciona la norma ISO acerca de este tema:
"9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
La organización debe determinar:
a) qué necesita seguimiento y medición;
b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos;
c) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición;
d) cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición.
La organización debe evaluar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de los resultados".
Ahora que ya hemos revisado lo que nos solicita la norma ISO podrás darte cuenta de la importancia de tener tus objetivos planteados.
¿Porqué te menciono esto?
Porque muchas veces (y esto es muy común en casi la mayoría de las organizaciones) no se tienen objetivos definidos o planteados para el sistema de gestión el cual están implementando. Y no me sorprendería que estés pasando por la misma situación. Ya que la mayoría de organizaciones suelen copiar algunos procesos de implementación y no elaboran o planifican una implementación particular y adaptada a su organización.
Es por ello que recalco siempre la importancia de plantear tus objetivos antes de cumplir con este punto de la norma.
Luego de platear los objetivos, debes establecer actividades que te ayudarán a alcanzar dichos objetivos. Es decir, debes de fraccionar el objetivo en actividades ¿Qué cosas tienes que hacer para conseguir dicho objetivo?. Por ejemplo, si uno de los objetivos de tu organización es aumentar las ventas en tu organización un 30% con respecto al año anterior ¿Qué actividades debes realizar?. Una de esas actividades podría ser el aumentar las visitas o reuniones con los clientes. Otra actividad sería aumentar las publicaciones de tus anuncios de venta, o quizás aparecer en nuevos medios de comunicación como internet, radio, TV, página Web, etc.
Entonces como verás son varias las actividades que van a apoyar el cumplimiento de un objetivo. De igual forma se aplicaría para Seguridad y Salud en el Trabajo. En caso que quieras reducir los accidentes de trabajo ¿Qué debes hacer? ¿Qué actividades? ¿Capacitación quizás? o mejoras de las condiciones de trabajo en el entorno laboral, o adquisición de nuevos Equipos de Protección Personal o máquinas o herramientas más seguras. Y para el caso del sistema de gestión Medioambiental, si tu objetivo es Disminuir los impactos o aspecto ambientales ¿Qué debes hacer?... mmm. En los videos que te mencioné hace un momento hablo más al respecto.
Y una vez que ya definiste las actividades, debes asignar responsables... ¿Quiénes van a ser los responsables de realizar dichas actividades? y ¿Con qué frecuencia deben de ejecutarse?
Por decir... Si en Seguridad y Salud en el Trabajo yo planifiqué realizar 12 capacitaciones al año para el personal operativo. Entonces podría plantear como frecuencia de ejecución una capacitación mínimo al mes para que al final del año llegue a las 12 que me plantié como objetivo final.
Luego debemos de medir el avance del cumplimiento que tiene; es decir que debes establecer indicadores ¿Cómo vas a medir el cumplimiento o logro de dichas metas que te has establecido? Para ello debes saber cómo medir cada uno de tus objetivos.
Con respecto a este tema tengo otros dos videos donde explico más a detalle los KPI o Indicadores Clave de Desempeño. En un primer video hablo del significado de un KPI.
Y en un segundo video explico la manera de cómo crear un KPI o plantear estos indicadores para su seguimiento.
Para Seguridad y Salud en el trabajo ya existen algunos Indicadores establecidos por normas o reglamentación nacional (tengo otro video donde hablo de los KPI para SST). Eso va a depender del país en donde te encuentres. Pero lo más común que puedes establecer como indicador es un porcentaje de cumplimiento; es decir, si te planteaste realizar 12 capacitaciones al año, entonces deberías de cumplir con 1 capacitación mensual. Y hacer seguimiento de este cumplimiento.
Por ejemplo, si te planteaste como objetivo realizar las 12 capacitaciones en el mes de enero y ya han pasado seis meses (es decir que estás en el mes de junio). Entonces ya deberías de haber realizado 6 capacitaciones como mínimo. Si es que ya tienes las 6 capacitaciones entonces estás por el camino correcto. Pero si por el contrario, no has realizado ninguna capacitación, entonces quiere decir que no te estás tomando tan en serio el cumplir con estos objetivos. Es por ello, que también se hace necesario que establecer fechas de revisión del cumplimiento de estas actividades. Por ejemplo; para este caso, el cumplimiento debería ser mensual. De esta manera controlas que se cumpla por lo menos una capacitación mensual y de esta manera no descuidas el resultado final de tus objetivos.
Ahora bien; con lo mencionado anteriormente no estoy diciendo que el seguimiento deba de ser mensual siempre... eso va a variar. Hay actividades que necesitan un seguimiento quincenal, semanal, diario o incluso por horas.
Finalmente debes analizar y evaluar qué tanto estos objetivos han ayudado a la organización a conseguir los resultados que se estaban esperando. Quizás no te ayudaron o no se obtuvo los resultados esperados que se esperaban en un comienzo. Es ahí donde se debe tomar decisiones, volver a reformular los objetivos o poner metas más fuertes o más comprometedoras.
En otro blog hablo del siguiente sub apartado 9.1.2 que trata de Satisfacción del cliente así que te invito a que te suscribas y de esta manera no te pierdas lo que tengo que mencionar de este punto de la norma.
Sin más que agregar me despido y conmigo será hasta una próxima publicación.
Espero haberte ayudado a entender este punto de la norma y sin más que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA, compartir este material con todas las personas que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:
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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.
Saludos cordiales,
