7.2 Competencia | Norma ISO | Interpretación e implementación

 

Norma ISO, Punto 7.2: Competencia

El día de hoy vamos a tratar el apartado 7.2 de la Norma ISO correspondiente a "Competencia". Este punto de la Norma ISO ya lo hemos explicado en un video subido a mi canal de YouTube donde se explica este punto de la Norma. Te dejo el enlace donde accederás a este tipo de explicación:

 Como habrás entendido a través de los distintos blogs y videos que se han subido a esta página y en mi canal de YouTube. Hay distintas formas de implementar los requisitos que te pide la norma. lo que hacemos acá es mostrarte alguna de las formas más comunes. En el primer video donde sugerimos la implementación te mostramos el formato de Perfil del Puesto y la forma de cómo llenarlo. Te dejo los enlaces de estos temas para que también puedas comprender lo que te estoy mencionando.

Perfil del puesto: https://gestorisos.blogspot.com/2021/10/formato-de-perfil-del-puesto-norma-iso.html

Pero también existen otros documentos que reforzarán este punto de la norma. Entre estos documentos está el "programa de capacitación", "registros de asistencia a la capacitación" y la evaluación del desempeño.

Vamos a volver a revisar lo que nos dice la norma ISO en este punto:

"7.2 Competencia

La organización debe:

a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad;

b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas;

c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas;

d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia".

¿A qué se refiere la norma en este punto?... hay una realidad que también la mencionamos en el video referente al "Perfil del puesto", que por cierto te recomiendo que lo veas para que entiendas mejor de lo que te estoy hablando.

Y es que es casi una realidad frecuente que en las algunas organizaciones existan personas que no cumplan con el perfil necesario para ocupar un puesto de trabajo. Y que no te sorprenda, porque es una realidad que pasa en muchas organizaciones. Que por antigüedad o experiencia; quizás hay integrantes de la organización que fueron los fundadores de la empresa, con el tiempo alcanzaron la estabilidad laboral y que llegaron a ocupar un puesto determinado. Y cuando comienzan a implementar el sistema de gestión se topan con esta realidad, que no cumplen con el perfil mínimo que te pide (de repente) la legislación laboral o algún cliente en específico, pero están ahí. Y tienes que darle una solución. Entonces... ¿Qué debemos hacer?... ¿despedirlos?... No... esa no es la idea que promueve la Norma.

La idea a la que apunta la Norma es la de brindarles las herramientas para que complementen su competencia. En este caso podemos optar por capacitarlas(os). Y con ello, también debemos guardar los registros o evidencias necesarias de dicha capacitación o educación que se le ha brindado a este personal.

Recuerda también que los conocimientos van cambiando y también los conocimientos que en algún momento eran oportunos, con el pasar del tiempo dejan de serlo. Así que lo conveniente es hacer una planificación de las necesidades de capacitación que debe requerir el personal para mantenerlos a través del tiempo.

También existen requisitos de capacitación que nos solicita la reglamentación Nacional. Por citar un ejemplo, en el Perú existe la Ley 29783 que exige a las empresas realizar 4 capacitaciones anuales como mínimo en materia de SST. Es por ello que dentro de tu Programa de Capacitaciones también debes incluir estos 4 cursos que te pide la Reglamentación Nacional.

La norma ISO nos muestra también una Nota adicional que nos detalla más respecto a la competencia, vamos a revisarla:

"NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes".

En esta Nota nos menciona también que no solo tenemos la opción de capacitar o formar la competencia del personal; sino que también, podemos reasignar a aquellas personas que no cumplen con el perfil necesario a otro puesto de trabajo.

Y en esta opción debemos ser muy cuidadosos porque hay países donde está prohibido degradar o bajar de rango jerárquico de puesto de Trabajo a una persona. Si lo hacemos, estaríamos incumpliendo un requisito legal y también un requisito de la Norma, porque la misma norma nos dice que no se antepone a la ley. Así que mi recomendación es que antes de realizar o cambiar de cargo a una persona consultes con un asesor legal al respecto. Pero lo que sí está permitido en la mayoría de países, es que se traslade a un cargo similar del mismo nivel jerárquico.

De no existir dicho cargo o puesto similar, lo que optan algunas organizaciones es crear el puesto que cumpla con lo mencionado. Quizá una jefatura adjunta o supervisor adjunto. También nos dice que de no contar con personal con la competencia necesaria, este puede ser contratado o subcontratado. No te limita tampoco a tenerlo dentro de tu organización.

Para ayudarte a generar este control del cuidado de la competencia del personal, lo más sencillo que puedes hacer es generar un programa de capacitaciones anual el cual tiene que cumplir la organización.

Acá te mostramos un ejemplo del Programa de Capacitaciones, que te ayudará a ordenar y realizar seguimiento a los cursos que tengas programados y verificar el cumplimiento del mismo, cabe mencionar que la eficacia de estas capacitaciones también deben ser monitoreadas, más adelante vamos subir un video que explicará la manera de realizar la verificación de la eficacia de estas capacitaciones. Te dejo el enlace para que puedas descargar dicho documento:

Descargar Documento

Así que pasaremos a explicar este documento:

Como puedes ver; el documento descargable tiene:

* Un encabezado donde puedes colocar tu Logo

* Una casilla donde puedes colocar el código del documento con la versión y fecha de aprobación de este documento

* Abajo se detallan las actividades que se van a realizar, que están separadas por

* Reuniones mensuales de concientización y Compromiso de la Alta Dirección, tenemos las capacitaciones, las charlas mensuales y las charlas o reuniones con los auditores internos.

Estas actividades pueden variar dependiendo del tamaño de la organización y la cultura organizacional que se tenga, porque en algunas organizaciones quizás no practican reuniones de la Alta Dirección con su personal, en otras hacen mayor cantidad de Capacitaciones por áreas, y también en este tipo de documento suelen colocar el monto o presupuesto asignado. Eso también lo puedes colocar.

Acá te tengo que aclarar que este modelo lo puedes utilizar para el Sistema de Gestión de la Calidad, pero si se trata de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, debes usar un formato que te brinda la legislación laboral para el Perú. A continuación te mostramos el formato que nos brinda la Resolución Ministerial Número 050 del año 2013 que tiene casi los mismos puntos que el documento anterior, pero con la diferencia que debe estar incluido en el Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo que tenga implementado tu organización. 

Descargar Documento

Otra de las diferencias es que incluye: el objetivo de estas actividades, los indicadores que se van a utilizar en el cumplimiento de este programa, las metas y el Presupuesto que se ha asignado.

Cabe mencionar que debes guardar y adjuntar las evidencias del cumplimiento de estas capacitaciones, para ello puedes apoyarte utilizando una lista de asistencia a las capacitaciones que reciben los integrantes de la organización y/o fotos que tomes de los eventos realizados y que nos servirán posteriormente para responder ante cualquier auditoría que se tenga. Te dejo el enlace de visualización y descarga del documento en mención:

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7.1.6 Conocimientos de la organización

 

Norma ISO, Punto 7.1.6: Conocimientos de la organización

Hola a todos nuevamente. El día de hoy vamos a hablar acerca de este punto tan importante de la Norma ISO referente Conocimientos de la organización. Te dejo enlace del video subido a mi canal de YouTube donde explico de este tema para que también puedas acceder a él.

Veamos a continuación qué es lo que nos menciona la Norma ISO en este punto:

"7.1.6 Conocimientos de la organización

La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea necesario.

Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas.

NOTA 1 Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

NOTA 2 Los conocimientos de la organización pueden basarse en:

a) fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios);

b) fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos)"

Para poder interpretar este punto de la norma debes primero preguntarte: ¿Qué conocimientos son necesarios para la operación de tus procesos?... ¿Ya lo pensaste?, muy bien. Pueden existir muchos requisitos. Solo por citar unos ejemplo, podría tratarse de contratos, clausulas específicas de los contratos, reglamentación legal, normas técnicas internacionales, documentos o procedimientos de trabajo que debes cumplir por parte del cliente o terceros, etc.

Una vez identificados estos conocimientos, debemos de mantenerlos. Con esto nos estamos refiriendo a que debemos de guardarlos o almacenarlos adecuadamente, si es que estamos tratando con algún documento físico y en el caso de ser algún documento virtual, debemos de almacenarlos en una base de datos adecuada.

También nos está diciendo que debemos ponerlos a disposición del personal para que los integrantes de la organización puedan acceder a estos conocimientos, consultarlos cuando sea necesario o tenerlos en cuenta para la ejecución de las operaciones y procesos.

Aquí debemos de tener en cuenta también la privacidad del tipo de documento con el que estás tratando. Si estamos hablando de contratos ¿Quién debe o quién puede tener acceso a dicho documento? No todos los miembros de una organización deberían tener acceso a todos los documentos. Eso depende de la privacidad de los mismos y es algo que también debemos saber evaluar e identificar en conjunto con los integrantes de la organización; porque como entenderemos, existen algunos documentos o conocimientos críticos para algunas organizaciones que si se llegara a filtrar o perder algunos documentos de gran interés, podría representar incluso muy perjudicial para la organización.

Por citar un ejemplo: COCA COLA tiene conocimientos adquiridos a través de toda su existencia como organización; y uno de los secretos mejor guardados de esta marca es la fórmula secreta. Hay personas que conocen y saben de esta formula, pero no todos tienen acceso a ella. ¿Es un conocimiento bien guardado? SI.

Es por ello también tan importante que cuidemos de dichos documentos. El ambiente físico de almacenamiento y cuidado debe ser el adecuado y controlado de posibles robos de información o copias de documentos críticos. En caso de tratarse de una base de datos, esta debe ser lo suficientemente capaz, adecuada y protegida de algún ataque virtual. La copias virtuales o Back-Up también deben estar contempladas para prevenir pérdida de esta información.

En otro de los párrafos de este punto de la norma, nos menciona acerca de las necesidades y tendencias cambiantes. Recuerda que estos conocimientos van cambiando con el tiempo. Normalmente nos son estáticos. Conforme al pasar del tiempo van encontrándose nuevos conocimientos o estos conocimientos se renuevan. No todos tan frecuentemente o tan rápidamente como algunos. Pero es de conocimiento general que los contratos tienen nuevas clausulas o reemplazan algunas de estas clausulas, los requisitos van cambiando, las normas legales se reemplazan por otras actuales; lo mismo pasa con las normas técnicas internacionales que cambian de versión, los procedimientos se actualizan, y esto es algo que vas a tener que controlar muy frecuentemente en tu organización.

Existen algunas formas de implementar este punto de la norma, lo más práctico que suelen hacer algunas organizaciones, es implementar una mini biblioteca física o virtual con registros de documentos, accesos o permisos controlados.

Y para la actualización de dichos conocimientos, algunas organizaciones tienen suscripciones a boletines legales, contratan algún asesoramiento legal externo o interno donde les alertan de nuevas normas pertinentes al sector al que pertenece la organización, o revistas técnicas donde también les alertan de alguna nueva norma técnica o la actualización de la misma.

Existen dos notas adicionales que nos deja la Norma ISO en este punto, donde nos explica que: al hablar de conocimientos, no solo se está refiriendo a los conocimientos externos también se está refiriendo a los conocimientos internos. Por ejemplo: si en tu organización se elaboró un procedimiento de trabajo. Eso vendría a formar parte del conocimiento de la organización, lo mismo si se realizó un flujograma, un Mapa de riesgos, etc. Todo eso también viene a ser material intelectual perteneciente a la organización y los integrantes deben poder acceder a este conocimiento cuando sea necesario, con el fin de lograr los objetivos planteados dentro de nuestro sistema de gestión. Entre estos conocimientos también deben estar las "Lecciones aprendidas" de los distintos proyectos ejecutados, ya sean "positivas" o "negativas", participaciones de conferencias en las que se haya estado presente, material didáctico adquirido o brindado por los clientes y/o proveedores, etc.

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7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

 

Norma ISO, Punto 7.1.5: Recursos de seguimiento y medición

El día de hoy Vamos a revisar el apartado 7.1.5 de la Norma ISO que nos habla acerca de los "Recursos de seguimiento y medición". Te recuerdo que si quieres ver el video explicativo de este tema puedes ir a mi página de YouTube en el siguiente enlace:

Vamos a ver lo que nos menciona en el

7.1.5.1 referente a "Generalidades"

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. La organización debe asegurarse de que los recursos proporcionados:

a) son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas;

b) se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua para su propósito.

La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito.

Recuerden que en un video anterior tratamos el punto 7.1.3 de la Norma ISO, en ese video hablamos acerca del requisito correspondiente a Infraestructura. En este punto es algo similar, sólo que con la diferencia que al hablar de recursos estamos abordando más específicamente de "los insumos que permitirán ejecutar las estrategias seleccionadas" (D. Alessio, 2008). Recuerda que toda organización debe establecer una estrategia para alcanzar una proyección a futuro (visión) y establecer los objetivos correspondientes (actividades) para alcanzar los resultados esperados de nuestro sistema de Gestión.

Para ayudarte a entender acerca de este punto, mejor hablaremos de la herramienta conocida como las "6M", esta herramienta de "6M" nos menciona los RECURSOS necesarios con que debemos contar y se compone de los siguientes puntos:

·         Mano de Obra

·         Máquina o  Equipos

·         Medio Ambiente

·         Moneda o Capital

·         Métodos y

·         Materiales

Estos son los RECURSOS que nos menciona las 6M, son los más comunes y frecuentes y también son los que deberías de identificar dentro de las actividades que desarrollas para poder cumplir con este punto de la norma. Pueden estar descritos en cualquier tipo de documento que creas conveniente. Pero lo más común es que se plasme en un procedimiento.

En algunas organizaciones suelen describir los recursos como cantidad de personas para desarrollar una actividad (incluyendo la supervisión en caso amerite), la cantidad y tipos de equipos a utilizar, materiales o accesorios, el tiempo en el cual deben ejecutar dicha actividad, los pasos a seguir, y el área correspondiente.

En este punto de la norma específicamente nos está pidiendo identificar los recursos necesarios para garantizar los parámetros o mediciones que nos está solicitando el cliente.

También nos dice que debemos asegurar y mantener estos recursos. Con esto nos está solicitando que realicemos un seguimiento de este tipo de Recursos. Por ejemplo, en el caso de los materiales necesarios que se cuente con stock disponible y con respecto al personal, que se cuente con la Mano de Obra disponible y se realice seguimiento al ausentismo y deserción laboral.

Si deseas saber cómo elaborar un Procedimiento de trabajo escrito, te dejaré el video correspondiente a la elaboración de un procedimiento y Flujograma.

Ahora que ya explicamos este punto, vamos a revisar el siguiente sub-apartado de la Norma

7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones

Revisemos lo que nos dice la Norma

Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito, o es considerada por la organización como parte esencial para proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe:

a) calibrarse o verificarse , o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación;

b) identificarse para determinar su estado;

c) protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición.

La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito previsto, y debe tomar las acciones adecuadas cuando sea necesario.

En este punto de la Norma, nos menciona principalmente a los equipos de medición. Todo producto o servicio; en su mayoría, requieren de mediciones necesarias. Ya dijimos que se deben identificar los equipos necesarios para la elaboración, pero también deben estar identificados los equipos de medición que se deben contrastar o comparar para obtener las correctas medidas que nos solicitan los clientes.

Veamos un ejemplo: si yo brindo el servicio de instalación de un pozo a tierra y me solicitan que la medición final sea menor a 15 ohmios. Entonces para realizar dicha medición final del ohmiaje debo utilizar un Telurómetro. Este Telurómetro debe estar correctamente calibrado y debe establecerse el periodo de tiempo necesario para volver a realizar nuevamente su calibración, en este caso por un laboratorio autorizado que emita el certificado correspondiente a dicha comparación.

En otro inciso de este punto de la Norma, nos dice que debe identificarse, en este caso debemos hacerle el seguimiento mediante la asignación de un registro en almacén (número de almacén) donde se especifique la marca del equipo, número de serie y otros detalles que sean de relevancia para identificarlos cuando sea necesario.

Y por último, también nos dice que debe estar protegido contra ajustes, daños o deterioro. Como en el ejemplo mencionado (Telurómetro) se trata de un equipo que sale a campo de trabajo. En estos casos el equipo corre el riesgo de sufrir algunos daños como caídas o golpes. Por lo que se debería establecer un procedimiento para el tratamiento de este equipo. Podría tratarse de alguna protección adicional a la carcasa del equipo, o un procedimiento de cuidado que debe tener el telurómetro, o un almacenamiento especial, etc.

A continuación vamos a ver un formato que nos puede ayudar a realizar el seguimiento a las calibraciones de los equipos y el periodo de renovación de la calibración necesaria. El enlace para la descarga de este formato lo voy a dejar a continuación:

Descargar Documento

Pasemos a explicar dicho formato: en una de las columnas se muestra la descripción del equipo, en otra la marca, el modelo la serie, fecha de calibración, la frecuencia de calibración, el código de almacén asignado o también el código de calibración asignado en laboratorio, el monto y el mes asignado para que al final nos brinde un presupuesto anual necesario para cumplir con las calibraciones anuales. Este aspecto es importante porque nos brinda una idea del monto que deberá ser asignado para que se cumpla con las calibraciones y prevenir que no se afecte dicha actividad.

Espero haberte ayudado con la explicación de este punto de la norma ISO y si tienes alguna duda me lo puedes dejar en los comentarios. Si te ayudó este Blog no olvides suscribirte compartirlo y darle like... Nos vemos hasta la siguiente oportunidad… Saludos.

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7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

 

Norma ISO, Punto 7.1.4: Ambiente para la operación de los procesos

En este blog revisaremos el punto 7.1.4 de la Norma ISO concerniente al "Ambiente para la operación de los procesos". Vamos a dar un breve repaso de este punto, lo explicaremos y veremos la forma de implementarlo y cumplir con los requisitos que nos solicita. Si quieres saber más de este tema te invito a ver el video que subí en mi canal de YouTube, suscribirte y compartirlo con aquellas personas que necesiten saber más acerca de este tema.

Vamos a revisar lo que dice la Norma ISO en este punto:

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios.

NOTA Un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, tales como:

a) sociales (por ejemplo, no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos);

b) psicológicos (por ejemplo, reducción del estrés, prevención del síndrome de agotamiento, cuidado de las emociones);

c) físicos (por ejemplo, temperatura, calor, humedad, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido).

Estos factores pueden diferir sustancialmente dependiendo de los productos y servicios suministrados.

¿Qué nos está solicitando este punto de la Norma ISO?

Para mantener un ambiente que garantice la Calidad de los productos y servicios que se entregan de cara al cliente. Tenemos que evaluar todas las actividades que vamos a realizar para brindarles principalmente al personal que desarrolla los procesos, las condiciones de trabajo adecuadas.

Recuerda que estamos hablando de Calidad, pero en el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo se debe garantizar la Salud del personal y en el caso del Medio Ambiente el cuidado del Medio Ambiente.

Con esto queremos referirnos al entorno que rodea al trabajador, todo el ambiente donde desarrolla las actividades. Recordemos que el ambiente de trabajo se compone de varios factores como el factor social, clima laboral y condiciones de infraestructura e implementos que lo rodean. Es por ello que en la norma están mencionados algunos factores como el ambiente laboral o clima laboral (también conocido por ese nombre), donde están incluidos los asuntos discriminatorios, los factores psicológicos, estrés laboral y factores emocionales de las personas. Otro punto mencionado en la nota es la infraestructura y ambiente que rodea al trabajo o la labor que desarrollan las personas como son: el ruido, calor, humedad, iluminación, aire, condiciones de salubridad, entre otros.

No tendría coherencia decir que tenemos un Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad o Medio Ambiente "adecuado" si en la práctica el personal siente que no cuenta con las condiciones mínimas de trabajo adecuadas para desarrollar una buena labor. Claro está, y debo mencionarlo que siempre van a existir diferencias o quejas por parte del personal, eso pasa en todos lados. Pero la labor constante es tratar de mejorar esos aspectos. Ese es el fin principal de todo sistema de gestión. Así que debemos enfocarnos en identificar primero cuáles son las condiciones principales a mejorar y comenzar a trabajar en mejorarlas.

¿Qué es lo que tenemos que hacer para abordar estos temas?

Lo principal para tratar este punto de la norma es monitorear todos aquellos factores de riesgos que afecten el ambiente de trabajo.

Lo más común es solicitar un Monitoreo de Agentes de Factores de Riesgo Laboral. Este punto está solicitado en el Reglamento de la Ley 29783 que viene a ser, la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente para el Perú. 

Si no eres de Perú, te explico en qué consiste este monitoreo de agentes de factores de riesgo. Este es un estudio donde se evalúan las condiciones de trabajo por un laboratorio certificado. Se realiza Monitoreo de Ruido en el Ambiente laboral, también se realizan evaluaciones de factores de riesgo o condiciones psicosociales donde lo más común es que utilicen los formatos del ISTAS 21, que es el formato más conocido internacionalmente para identificar este tipo de riesgos; posee varias versiones dependiendo del tipo de empresa que estén evaluando, si es pequeña, mediana o grande, tienen que usar el formato el cual ayudará a identificar este tipo de factores de riesgo.  A  continuación te dejo el enlace para que descargues el manual breve de aplicación del cuestionario ISTAS 21.

Descargar Documento

Para los llamados factores o riesgos discriminatorios también se puede usar el cumplimiento de la reglamentación nacional o internacional vigentes. En el caso del Perú existen diversas normas que regulan el empleo para personas con discapacidad, el empleo femenino y condiciones de trato igualitario que se les debe brindar dentro de un centro laboral. Para los factores de Seguridad y Salud en el Trabajo también debes revisar la normativa vigente que se debe emplear para factores Disergonómicos y límites máximos permisibles para factores físicos, biológicos y químicos como ruido, polvo, moho, entre otros que puedan estar presentes en tu Organización. A continuación te dejo dos archivos de Guías que te ayudarán en este tema:

Descargar documento

Descargar documento

En el caso de tu país también debes revisar la normativa correspondiente para cumplir con este punto de la Norma. Recuerda que en cada país tienen distintos estándares concernientes a Seguridad y Salud en el Trabajo, pero de no tenerlos. También puedes optar por guiarte de normativa internacional con las OSHAS o las Normas Técnicas de Prevención Españolas que están disponibles en Internet para su libre consulta.

Espero que esta información te sea de gran utilidad. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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ACTUALIZACIÓN DE MATRIZ DE PARTES INTERESADAS COVID-19

 

ACTUALIZACIÓN DE MATRIZ DE PARTES INTERESADAS COVID-19

 

En este Blog vamos a actualizar dicha matriz de acuerdo a las nuevas necesidades y expectativas de nuestras Partes Interesadas o también llamadas “STAKEHOLDERS”. Acompáñame a revisar estos nuevos cambios.

Cabe mencionar que para actualizar esta Matriz, he realizado encuestas al personal y directivos de distintas empresas para recolectar sus apreciaciones respecto a las necesidades y expectativas actuales en tiempos de pandemia. En un vídeo subido a mi página de YouTube hablamos de la elaboración de nuestra Matriz de Partes Interesadas.

En un Blog anterior, te mostré el formato que utilizó para recolectar estos datos. Recordemos que todo está pasando a la era digital, así que también deberías hacer las encuestas de manera virtual; hacer las encuestas o formatos de manera virtual tiene sus beneficios porque facilita y agiliza la transferencia de datos o intercambio de datos. Veamos los principales cambios en la Matriz de Partes Interesadas. Voy a explicarte primero cómo estamos identificando los cambios en esa Matriz de Partes Interesadas.

DescargarDocumento

Todas las casillas o cuadros resaltados de color gris oscuro son las necesidades identificadas antes de la pandemia y las casillas con letra inclinada y de color rojo son las nuevas necesidades y expectativas emergentes a raíz de la pandemia del COVID-19.

Vamos a revisar el primer punto que es correspondiente al cliente ¿Cuáles son las nuevas necesidades o expectativas de los clientes? como primer punto tenemos continuidad de las operaciones y evitar contagios de COVID dentro de sus instalaciones. Esto que nos quiere decir que el CLIENTE espera continuar con el servicio o producto dentro de los plazos establecidos, pero también quieren evitar que se contagie el personal dentro de sus instalaciones. ¿Qué es lo que tenemos que hacer para poder contener o satisfacer esas necesidades y expectativas? ¿Qué nos están pidiendo? Primero tenemos que empezar con la planificación de la prevención ante el COVID-19, elaborar los protocolos sanitarios de prevención ante el COVID y también tenemos que hacer el monitoreo de la salud de los trabajadores. Como evidencia vamos a hacer el cumplimiento de atención para prevención del COVID y también los protocolos de regreso reinicio a las actividades. ¿Quiénes van a ser los encargados o los responsables en esos aspectos?; el jefe del Sistema Integrado de Gestión o Jefe SSOMA. También hay que incluir dentro de ellos al comité de seguridad y salud en el trabajo. ¿Por qué? La razón es porque te lo pide la ley, en ella menciona que el Plan de Vigilancia Prevención y Control para el COVID-19 tiene que ser firmado y aprobado por el comité de seguridad y salud de trabajo. Y en este caso la frecuencia tiene que ser previo al Reinicio de labores y para el monitoreo de la salud de los trabajadores tiene que existir un médico o un responsable de salud ocupacional dentro de la empresa y en este aspecto, la frecuencia tienen que estar de manera permanente.

PARTE INTERESADA	NECESIDADES Y EXPECTATIVAS	ACTIVIDAD A REALIZAR	EVIDENCIA	PROCESO Ó ÁREA RELACIONADO	RESPONSABLE	FRECUENCIA
CLIENTES: EMPRESAS RECEPTORAS DEL SERVICIO	Calidad en el Servicio	Medición del grado de  satisfacción a los clientes	Encuestas de satisfacción al cliente	Operaciones	Jefe de operaciones (Nomb. y Ap.)	Cada término de obra
	Cumplimiento en la Entrega		Seguimiento de Obra	Control y planeamiento	Nomb. y Ap.	Mensual
	Buena recepción de Servicio (en buen estado)	Cumplimiento de requisitos	Acta de entrega de Obra	Operaciones	Jefe de operaciones (Nomb. y Ap.)	Cada término de obra
	Continuidad de las operaciones	Plan de prevención ante covid-19. Protocolo sanitario de prevención ante covid-19.	Cumplimiento de protocolos de atención para prevención del covid-19.	SSO	Jefe SIG / SSOMA / CSSO	Previo al reinicio
	Evitar contagios dentro de sus instalaciones	Monitoreo de la Salud de los trabajadores	Protocolos de regreso o reinicio de actividades		Médico o Resp. De Salud Ocupacional	Permanente

 

Pasamos al siguiente caso: “Usuario final” ¿Qué es lo que quiere el usuario? en estos tiempos de pandemia principalmente “no ser contagiado por COVID”, dicho de otra forma: “que no le lleves el virus o la enfermedad a su hogar” a través del producto o servicio que brindas. Para esto ¿Qué es lo que tenemos que hacer? tenemos que establecer protocolos de atención durante el estado de emergencia por pandemia y como evidencia tenemos que cumplir el protocolo de atención para prevenir el COVID-19. Para estos casos algunas compañías de Delivery están evidenciando el cumplimiento de entrega de productos o servicios a través de fotos, vídeos, entre otras evidencias que se puedan adjuntar. ¿Cuál es el proceso o área relacionado? en este caso es Atención al cliente (ATC), ellos serían los a los que les correspondería evidenciar este tipo de cumplimiento; y la frecuencia viene a ser de manera permanente.

PARTE INTERESADA	NECESIDADES Y EXPECTATIVAS	ACTIVIDAD A REALIZAR	EVIDENCIA	PROCESO Ó ÁREA RELACIONADO	RESPONSABLE	FRECUENCIA
USUARIO FINAL (del servicio o producto)	Atención dentro del plazo acordado	Establecer objetivos en los tiempos de atención.	Control de Cumplimiento de Plazos	ATC	Nomb. y Ap.	Semanal
	No ser contagiado por COVID-19	Establecer protocolos de atención durante estado de emergencia covid	Cumplimiento de protocolo de atención para prevenir el covid-19 (fotos, otros)	ATC	Nomb. y Ap.	Permanente

 

Continuando, vamos a ver las necesidades y expectativas de los trabajadores; acá así como en los demás puntos, se realizó encuestas a algunas personas por Facebook y a otras de manera virtual para recolectar los datos, dándonos como resultado como necesidad: “no contraer COVID-19” y “mantener sus ingresos o su empleo”. En este punto nos está mostrando que tiene que ofrecerse ciertos cambios en el ambiente laboral, tienen que implementarse nuevas condiciones y espacios de trabajo; nuevos métodos de trabajo, no sólo en el ámbito presencial, sino también en el trabajo a distancia o trabajo remoto ¿Qué tenemos que hacer acá? en este caso para que no se contraiga el COVID-19 en el trabajo, tenemos que implementar los cambios y elementos contenidos en el plan COVID-19. Recuerda que existen siete lineamientos básicos que se están estipulados en la Resolución Ministerial 972-2020-TR. En otro vídeo también explico de estas actualizaciones;  te dejó el enlace para que lo puedas revisar.

Aquí mi video de Actualización R.M. 972-2020-TR

Y como evidencia del cumplimiento de esta necesidad, tenemos que hacer un registro diario semanal y mensual de las actividades implementadas para eso vamos a utilizar los anexos que están contenidos en la R.M. 972-2020, el proceso relacionado va a ser del área de Sistema Integrado de Gestión (SIG) o SSOMA, y el responsable va a ser el Jefe de dichas áreas; en este caso también tenemos que incluir al comité de seguridad y salud en el trabajo (CSSO) porque ellos son los que van a tener que aprobar ese plan y la frecuencia va a tener que ser previa al inicio diario semanal y mensual. Para mantener los empleos de los trabajadores tenemos que establecer mecanismos que faciliten el acceso a la información para el trabajo remoto a través de los aplicativos de la empresa. Debemos revisar la correcta actualización de los aplicativos. Para esta actividad el proceso relacionado es el área de sistemas, tenemos que colocar el nombre del responsable y la frecuencia será previa al inicio y de manera permanente.

TRABAJADORES / EMPLEADOS	Respeto a los acuerdos	Control y actualización de contratos	Contratos de los trabajadores	Administracion y Finanzas	Nomb. y Ap.	Cada ingreso de personal
	Sueldo a tiempo / Cumplimiento en los pagos	Control en cumplimiento de pagos	Transferencias			Mensual
	No contraer el COVID-19 en el trabajo	Implementación plan Covid-19	Registro diario semanal y mensual de las actividades implementadas (anexos 448)	SIG / SSOMA	Jefe SIG / SSOMA / CSSO	Previo al inicio / Diario / Semanal / Mensual
	Mantener sus ingresos (empleo)	Establecer mecanismos que faciliten el acceso a la información para trabajo remoto a traves de los aplicativos de la empresa.	Verificación de la actualización de los aplicativos.	Área de Sistemas	Nomb. y Ap.	Previo al inicio / permanente

 

Ahora vamos a continuar con los proveedores. ¿Qué nuevas necesidades o expectativas tienen los proveedores? Se ha colocado: “continuidad de las relaciones de negocio” porque los proveedores están tan preocupados de continuar con los negocios o relaciones comerciales al igual que nosotros. Para esto se debe trabajar de la mano, porque no nos conviene que un proveedor deje de brindarme sus servicios. Como sabemos, un proveedor es un socio estratégico, de lo contrario quién me podría brindar las materias o insumos para continuar con mis actividades. ¿Qué es lo que debo hacer? debo mantener una comunicación referente a los nuevos requisitos y nuevos documentos que se estén generando en esta etapa de pandemia; tengo que tener como evidencia de esta comunicación: los correos, las cartas, los comunicados, etc. Los procesos relacionados y responsables son todas las jefaturas. La frecuencia tiene que ser previo al inicio y de manera permanente.

PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS	Cumplimiento de pagos	Control en cumplimiento de pagos	Transferencias	Administracion y Finanzas	Nomb. y Ap.	Mensual
	Concretar ventas efectivas	Cerrar trato con los proveedores	Orden de compra / Factura	Área de logística	Nomb. y Ap.	Mensual
	Fidelización de proveedores	Incrementar venta de sus servicios ofrecidos	Evaluacion de Proveedores / subcontratistas			Anual / cada vez que se requiera
	Continuidad de las relaciones de negocio	Comunicación de nuevos requisitos / Nuevos Documentos	Correos / Cartas / Comunicados	Todas las Jefaturas involucradas	Todas las Jefaturas involucradas	Previo al inicio / permanente

 

Accionistas o alta dirección; acá se ha colocado: “continuidad del negocio” porque es lógico que se piense en las consecuencias graves que podría dejar una paralización permanente de las actividades, a cuántos trabajadores podría afectar esta paralización, cuántos ingresos se perderían. En algunas empresas se ha implementado el comité de crisis, que viene a ser el comité conformado principalmente por la jefatura y sus gerencias. Esto con la finalidad de dar soluciones rápidas ante imprevistos; cabe mencionar que este tipo de actividades o reuniones de coordinación deben ser preferentemente virtuales.

ACCIONISTAS / ALTA DIRECCIÓN	Rentabilidad	Medición de la rentabilidad mensual	Correos de comunicaciones de los EEFF mensuales enviados a la matriz en España	Contabilidad	Nomb. y Ap.	Mensual
	Crecimiento en el mercado / Crecimiento de la organización	Medición de la facturación mensual
	Margen de utilidad	Mejorar el ratio de utilidad / Optimización de recursos / Reducción de costos y gastos.
	Continuidad del negocio	Creación o asignación de comité de crisis	Acta de Reuniones	Todas las Jefaturas involucradas	Todas las Jefaturas involucradas	Mensual

 

Para culminar vamos a ver la parte interesada del ESTADO. ¿Qué nos está pidiendo el estado? tenemos que guiarnos principalmente de las leyes y comunicados que ha presentado el gobierno. Una de las necesidades que tenemos es: “reanudación progresiva de las actividades” y la segunda es “evitar el contagio masivo dentro de los centros de trabajo”. ¿Qué actividades debemos hacer? como primera actividad tenemos que registrar el Plan de Vigilancia Prevención y Control. Ya sabemos que una principal necesidad es reanudar progresivamente las actividades económicas; la finalidad es evitar una catástrofe económica dentro del país; pero tiene que ser con responsabilidad. Y la manera de hacerlo es dejando evidencia constancia del registro del Plan de Vigilancia, Prevención y Control de la COVID-19 en el centro laboral; esto tiene que ser previo al inicio. Otra de las actividades que tenemos que realizar para evitar el contagio masivo en los centros laborales es implementar el Plan de Vigilancia, Prevención y Control de la COVID-19 porque no se trata solamente de registrar el plan sino de implementar todas las medidas que están contenidas dentro de él. Y como evidencia vamos a tener que hacer informes mensuales de las actividades implementadas; estos informes pueden ser mensuales o semanales, de acuerdo como tú lo plantees. Y para eso vamos a utilizar los anexos de la R.M. 972-2020. El proceso o área encargado o responsable va a ser el Sistema Integrado de Gestión (SIG) o SSOMA, y también tenemos que incluir al Comité de Seguridad y Salud Ocupacional (CSSO). La frecuencia será “previo al inicio” y de manera “mensual”.

ESTADO	Cumplir con los permisos y licencias	Contar con licencias y permisos de funcionamiento	Licencia de Funcionamiento y permisos	Administración	Nomb. y Ap.	Anual
	Estar al dia en los impuestos	Cumplir con los pagos de impuestos	Transferencias	Contabilidad	Contador	Mensual
	Cumplimiento de las normas laborales	Elaborar la identificacion de requisitos legales y otros requisitos.	Revisión de Matriz de Requisitos legales	Calidad SSOMA	Jefe de Calidad SSOMA (Nomb. y Ap.)	Semestral
	Puntualidad y honestidad en la información	Actualizar la informacion brindada	Presentaciones fisicas	Contabilidad	Contador	Mensual
	Reanudación progresiva de las actividades	Registro del Plan de Vigilancia Prevención y Control de la COVID-19 en el Trabajo	Constancia de Registro del PVPC COVID-19	SIG / SSOMA	Jefe SIG / SSOMA / CSSO	Previo al inicio
	Evitar el contagio masivo en los centros laborales	Implementación del Plan de Vigilancia Prevención y Control de la COVID-19 en el Trabajo	Informes mensuales de las actividades implementadas (anexo 448)			Previo al inicio y Mensual

 

Bueno, con esto me despido; espero que ya con este vídeo no te rompas tanto la cabeza y actualices tu matriz de Partes Interesadas post-pandemia. No olvides suscribirte para que accedan más vídeos y nos vemos hasta la próxima oportunidad.

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Gestor Calidad