CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA | REQUISITO 7.5.2 DE LA NORMA ISO

INFORMACIÓN DOCUMENTADA 

7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN 

Saludos a todos nuevamente, el día de hoy vamos a revisar el apartado 7.5.2 de la Norma ISO correspondiente a la Creación y Actualización de la Información Documentada. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Sin mucho preámbulo, vamos a ver lo que nos dice la Norma ISO:

7.5.2 Creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:

a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);

b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);

c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

Antes de explicar la lectura de esta parte de la Norma, déjame formularte las siguientes preguntas:

* La documentación que tienes en tu Sistema de Gestión ¿Está correctamente identificada? ¿Tiene título, fecha de creación o actualización, número de versión y vigencia del documento?

* La documentación mencionada ¿está correctamente aprobada? ¿Quién o quiénes son la personas que aprueban dicha documentación? ¿Quién puede crear los documentos de gestión? ¿Qué tipos de documentos puede crear cada integrante de la organización?

Para la implementación de este punto de la norma, este tipo de preguntas son las que se deben responder. 

Lo más común que se genera en una organización para implementar este punto es "El Procedimiento de Creación y Actualización de documentos del Sistema de Gestión"

Descargar archivo

En este tipo de procedimiento se detalla la forma en la que se codificarán los documentos para ordenarlos, el encabezado que tendrá cada procedimiento, el pie de página y la estructura que debe cumplir por cada tipo de documento. 

Es decir, si se trata de un Plan de Gestión, nos debería mencionar los apartados de dicho documento como: ALCANCE, OBJETIVO, RESPONSABLES, RECURSOS, ACTIVIDADES, PROGRAMA, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES, entre otros. Lo mismo si se trata de un Procedimiento de trabajo o estándar de trabajo. En este procedimiento se debe detallar los apartados con los que debe de contar. De esta forma se tendrá un estándar de creación y se también una misma idea al momento de crear procedimientos, planes instructivos, directivas, etc, y no se escapen puntos importantes al momento de la creación de los mismos.

Y también nos debería decir detalles como el tipo de formato de hoja, tipo de letra y tamaño de texto a utilizar. Esto último es principalmente como parte estética del documento porque se ve que en varias organizaciones se comete el error de tener documentos con un tipo de letra especial y en otros documentos se comete una variación y aunque te parezca irrelevante, le quita seriedad a la documentación ver un tipo de letra, título, color de página, tipo de encabezado distinto en cada uno de los documentos que la organización presenta. Incluso podrían tomarlo como una copia traída de otra organización. Es por ello necesario que te tomes el tiempo de definir estos detalles para poder ordenar y manejar de mejor manera la información documentada en tu organización.

Si quieres saber más acerca de este punto de la norma puedes acceder al Blog explicativo del apartado 7.5.1 de la Norma ISO correspondiente a "Generalidades" dándole click aquí; y también puedes ver el video explicativo en YouTube haciendo click en la siguiente imagen:

Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este punto de la norma te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de este tema, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir con todos sus amigos el presente documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA | 7.5.1 GENERALIDADES

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA | 7.5.1 GENERALIDADES

El día de hoy vamos a tratar este sub apartado de la norma Iso correspondiente al manejo de la información documentada. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este punto en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Como sabrás, una de las mejoras que se evidencian al momento de implementar un Sistema de Gestión (ya sea de 9001, 45001 o 14001) es el Orden de la documentación.

Pero... antes debemos comenzar por explicar ¿Qué es la información Documentada?

Según la Norma ISO 9000 en su versión 2015 nos dice que la información documentada: "Es esa información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene".

Vamos a ver un ejemplo: Supongamos que en nuestra organización hemos identificado un proceso crítico, de vital importancia para la organización, entonces hemos decidido plasmarlo en un procedimiento de trabajo o estándar escrito de trabajo. 

Ese procedimiento es una información documentada, ¿porqué? te estarás preguntando... simplemente porque es un documento el cual debemos de controlar (con esto de controlar me refiero a aquellos documentos que debemos de guardar, almacenar, cambiar o actualizar cada vez que se requiera). Esta información debemos también de mantener y cuidar en un medio físico como el papel, disco duro, CD o cualquier otro medio virtual como en una base de datos o en una nube.

¿Cómo podemos decidir si queremos documentar un proceso? 

Para estos casos podemos plantearnos la siguiente pregunta: ¿existe la posibilidad o probabilidad de que el proceso no se lleve a cabo como se planificó? Si la respuesta es "afirmativa", entonces deberíamos de dejarlo documentado para de esta manera evitar el riesgo de que se cometan errores o desviaciones en el cumplimiento del proceso.

Antes de avanzar con este apartado de la Norma, déjame plantearte las siguientes preguntas:

* ¿Cómo manejas la información documentada?

* ¿Quién puede crear los documentos correspondientes al sistema de gestión?

* ¿Cómo los ordenas?

* ¿Cómo los identificas?

* ¿Qué tanto de esta documentación se difunde correctamente?

* ¿Cómo lo difundes?

* ¿Cómo cuidas que la información difundida sea pertinente? o ¿Está vigente?

Ya lo pensaste un poco... Bueno, ahora vamos a revisar lo que nos dice la norma en este apartado:

7.5 Información documentada

7.5.1 Generalidades

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;

b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

NOTA: La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:

— el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;

— la complejidad de los procesos y sus interacciones; y

— la competencia de las personas.

Como verás, la norma nos está pidiendo que evidenciemos la documentación requerida tanto por la Norma ISO, como también la documentación que la organización crea pertinente al Sistema de Gestión. Y también nos menciona que la cantidad y el tipo de documentos considerados van a variar dependiendo del tamaño de la empresa y la actividad que realicemos. 

Es lógico que una gran empresa debe de tener mayor cantidad de documentos necesarios para realizar sus actividades, ya sean procedimientos, flujogramas, requisitos legales, etc, etc. a diferencia de una pequeña, mediana o micro empresa. Esto debido principalmente a la diferencia en la cantidad de personal y áreas existentes en su organización.

Cuál es la recomendación en este punto?

Para implementar lo correspondiente a este apartado, se recomienda contar con los siguientes registros:

* Listado de documentos vigentes, también conocido como "Lista maestra de documentos internos". Que vendría a ser el listado de todos los documentos generados por la organización.

* Listado de registros vigentes, que viene a ser el control de todos los registros generados como producto de las inspecciones o auditorías al sistema de gestión.

* Y el Listado de documentación externa controlada, también conocida como "lista maestra de documentos externos".

A continuación te mostraré algunos ejemplos de los formatos mencionados que puedes utilizar para llevar el control correspondiente en este punto de la norma:

Acá se muestra el formato de "Lista maestra de documentos internos"

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Luego tenemos el modelo de formato de "Listado de registros vigentes"

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Y por último la "lista maestra de documentos externos"

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Cabe mencionar que en este blog sólo estamos tratando lo correspondiente al apartado 7.5.1 correspondiente a Generalidades y en un próximo video hablaremos acerca del apartado 7.5.2 correspondiente a "Creación y actualización de la información Documentada"

Bueno, sin más que agregar me despido esperando que hayas entendido este apartado de la norma y conmigo será hasta un próximo blog... Saludos

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Saludos cordiales,

Gestor Calidad

INDICADORES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 INDICADORES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Saludos a todos nuevamente... el día de hoy vamos a explicar los indicadores más comúnmente utilizados para gestionar la seguridad y salud en el trabajo. Recuerda que si quieres, también puedes ir a la explicación en video que tengo disponible en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Ya explicamos en un blog anterior el significado de un KPI, indicador, medida e índice (también puedes acceder a la explicación en video haciendo click aquí). También hemos explicado que para elaborar cualquier tipo de indicador de desempeño, debemos de seguir la metodología SMART (accede a la explicación en video aquí). Esa metodología consiste en que los indicadores de gestión deben ser Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y en un Tiempo definido. Si quieres conocer más acerca de estos videos referente a los KPI´s o Indicadores Clave de Desempeño, te invito a que revises los videos que te dejaré a continuación para que puedas entender mejor de lo que voy a explicar.

Con respecto a la seguridad y Salud en el trabajo existen dos de los principales indicadores usados en la mayoría de los casos para la Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y son:

1. Índice de Frecuencia, y el

2. Índice de Gravedad

Como ya hemos explicado en otros videos "Un indicador" sirve para "indicarnos" algo, nos va a brindar datos de importancia o relevancia para ponernos en conocimiento la existencia de algo que nos interesa.

En este caso, el principal objetivo de todo sistema de gestión de seguridad y Salud en el Trabajo es: "Reducir los accidentes, incidentes o problemas relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo del personal". 

A este tipo de indicadores se les conoce como "Indicadores Reactivos" porque no previenen los Accidentes de Trabajo. Solo nos brindan información de qué tanto ha cambiado o variado la aparición y gravedad de los accidentes a través de un periodo de tiempo determinado.

Ahora pasaremos a explicar cada uno de estos indicadores.

* Índice de Frecuencia: Este tipo de indicador, mide la frecuencia en que sucede un accidente de trabajo por cada millón de horas hombre trabajadas. Veamos a continuación, la fórmula relacionada con este tipo de indicador:

   Índice de Frecuencia: [(Nro de accidentes de trabajo)/(Nro Total de HHT)] x 1 000 000

   Donde: 

   HHT = Horas Hombre Trabajadas

Como podrás apreciar se tiene la relación entre el número de accidentes ocurridos entre el número total de Horas Hombre Trabajadas (HHT), todo este resultado multiplicado por 100. 

Este indicador representa el número de accidentes ocurridos en un periodo de tiempo, nos permite comparar la variación entre los accidentes acontecidos entre un mes y otro. Veamos a continuación una imagen de referencia donde se puede observar la variación que puede existir cuando aplicamos esta medida en la vida real.

¿Qué es lo que nos quiere decir esta imagen?

Con la variación de este tipo de gráfico, como en el caso de un notorio incremento o despunte; podemos deducir que en la organización donde se está llevando a cabo este tipo de medición y en el periodo que se está revisando, están sucediendo cada vez más frecuentemente accidentes de trabajo y; por el contrario, en el caso de que la medición de este tipo de indicador disminuya, nos quiere decir que la cantidad o frecuencia de aparición de accidentes también se está reduciendo.

* Índice de Gravedad: También conocido como Índice de severidad en otros ámbitos o países de Latinoamérica. 

Este indicador nos informa respecto a la cantidad de días perdidos a causa de los accidentes del trabajo por cada millón de horas trabajadas. Veamos a continuación, la fórmula relacionada con este tipo de indicador:

   Índice de Gravedad: [N° de días perdidos]/[N° Total de HHT]  x 1 000 000

   Donde: 

   HHT = Horas Hombre Trabajadas

A diferencia del indicador anterior, se puede observar que se utiliza el N° de días perdidos sobre las horas hombre trabajadas y todo eso se multiplica por el factor de un millón.

Este indicador representa el número de jornadas perdidas en un periodo de tiempo, nos permite comparar la variación entre la cantidad de días perdidos a través del avance de los meses del año. Recordemos que para efectos de este indicador, la gravedad o severidad de un accidente de trabajo se compara por los días perdidos. Un accidente que genera un descanso o paralización del personal por el resto del turno es menos grave que el accidente de trabajo que genera un pérdida de 30 o 60 días laborales. 

Veamos a continuación una imagen de referencia donde se puede observar la variación que puede existir cuando aplicamos esta medida en la vida real:

Con la variación de este tipo de gráfico, para el caso de un notorio incremento; podemos deducir que en la organización donde se está llevando a cabo este tipo de medición están sucediendo accidentes cada vez más graves y; en el caso de disminuir este indicador, nos quiere decir que están presentándose accidentes menos graves o con lesiones menores a través del tiempo.

Con respecto a esto último mencionado, te invito a que te suscribas a mi canal porque pronto subiré un video explicando la forma de cómo crear este tipo de gráficos e indicadores en una archivo excel con el formato correspondiente para elaborar tu registro y seguimiento de estos indicadores.

A continuación te dejaré un material adicional donde se explica a más detalle el uso de estos indicadores:

Descargar archivo

Bueno, sin más que agregar me despido esperando que hayas logrado entender mejor este tipo de indicadores de Seguridad y Salud en el trabajo... conmigo será hasta un próximo blog. Los invito a que compartan con todos sus amigos el presente documento y me sigan en las redes sociales:

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Gestor Calidad - SSOMA

¿QUÉ ES EL PETAR O PTS?

¿QUÉ ES EL PETAR O PTS?

El día de hoy vamos a continuar hablando acerca de otro de los documentos de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que sirven de complemento al Análisis de un Trabajo Seguro (ATS). Nos estamos refiriendo al PETAR. Recuerda que también puedes ver el video explicativo en mi página de YouTube dándole click a la siguiente imagen:

Pero... ¿Qué es el PETAR?

El PETAR es el acrónimo de PERMISO ESCRITO de TRABAJOS de ALTO RIESGO (PETAR), en otras organizaciones también es conocido como PTS y para esos casos, el significado del acrónimo sería PERMISO DE TRABAJO SEGURO.

Según el Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para el Sector Construcción D.S. 011-2019 en su art. 5, inciso i) nos dice que: El PETAR (también conocido en algunas organizaciones como PTS) "es un documento que autoriza la ejecución de trabajos considerados de Alto Riesgo".

En otras de las definiciones, en este caso para el Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería, el Permiso Escrito para Trabajos de Alto Riesgo (PETAR) "Es un documento firmado para cada turno de trabajo por el ingeniero supervisor y jefe de Área donde se realiza el trabajo mediante el cual se autoriza a efectuar trabajos en zonas o ubicaciones que son peligrosas y consideradas de alto riesgo". (D.S. 024-2016)

Es por estas DOS definiciones mostradas que el PETAR es un documento legal y se utiliza como una herramienta de control administrativo la cual nos permite tener una guía para revisar y asegurar que las medidas y consideraciones de seguridad previas a la realización de un Trabajo de Alto Riesgo en específico, estén correctamente implementadas. 

Por ejemplo: Ya hemos mencionado en un Blog anterior que uno de los principales documentos de gestión con el que debe de contar un trabajo es el ATS . Todo trabajo, por pequeño que sea, debe contar con un Análisis de Trabajo Seguro. Si quieres puedes ver el video explicativo en mi página de YouTube haciéndo click aquí o en la siguiente imagen:

Pero, a diferencia del ATS, no todos los trabajos necesitan tener un PETAR elaborado. El PETAR solo es generado cuando se está realizando un trabajo considerado como Trabajo de Alto Riesgo. Y los trabajos de Alto Riesgo más comunes son: 

* Los Trabajos en Altura, 

* Los Trabajos en Caliente, 

* Los Trabajos en espacios confinados, 

* Los Trabajos de Izaje de cargas pesadas,

* Los Trabajos con Electricidad o Energías Peligrosas, entre otros.

Si quieres saber y conocer más acerca de las definiciones de estos tipos de trabajos, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA porque próximamente subiré un video donde explicaré más acerca de estos tipos de Trabajos y porqué se les llama así. También puedes acceder a los videos de inducción que tengo en mi canal acerca de los trabajos en caliente, trabajos con electricidad y trabajos en altura. 

Volviendo al ejemplo. Imaginemos que estamos realizando una actividad laboral que implica realizar un Trabajo en Altura. Al mencionar que vamos a realizar una actividad que implica un Trabajo en Altura (es decir, un trabajo por encima de 1.8 metros de altura) estamos hablando de la realización de un trabajo de Alto Riesgo; entonces, para este tipo de trabajo, muy aparte de contar con el ATS, debemos de elaborar un Permiso escrito de trabajo de alto riesgo (es decir un PETAR o PTS) para Trabajos de Altura.

¿Porqué debemos de contar con un PETAR o PTS? 

La importancia de este documento radica en que nos permite identificar los controles específicos necesarios para cada tipo de trabajo de Alto Riesgo. Por ejemplo, para un trabajo en altura como el que se mencionó anteriormente, se podrá apreciar que el documento cuenta con una la lista de chequeo correspondiente a la inspección previa del arnés, de la escalera portátil o también el correcto armado del andamio.

Cabe mencionar que: todo trabajo de Alto Riesgo debe de contar con su PETAR correctamente lleno, y este documento físico debe estar presente en el lugar de trabajo. Debe ser llenado antes del inicio del trabajo y “NO DURANTE EL PROCESO DE TRABAJO”. No se podrá iniciar la jornada si no se cuenta con el PERMISO ESCRITO DE TRABAJO DE ALTO RIESGO completamente lleno y también, debe contar con las firmas de aprobación y autorización correspondientes.

A continuación te mostraré un formato PETAR que te puede servir como modelo para que lo utilices en tus actividades.

Descargar documento

Como verás tiene una casilla con el nombre del documento, otra casilla con el código que le puedes asignar para ordenar el documento, un número de versión y fecha de creación o aprobación. También tiene un espacio para la colocación de tu logo.

Más abajo veremos detalles del trabajo como la fecha, hora de inicio y fin de la actividad. El nombre de la empresa, la descripción de la actividad y la ubicación donde se realizará dicha actividad.

Líneas más abajo se debe marcar con una X, si se realizó la capacitación del personal que realizará la tarea y también debemos marcar los elementos de protección personal básicos que se utilizarán.

Continuando con el llenado, en la parte principal del documento se aprecia una lista de chequeo con los aspectos básicos que debe tener controlado todo trabajo de alto riesgo

Conforme vayas bajando, vas a preciar que este formato que te estoy mostrando tiene varias listas de chequeo de acuerdo a cada tipo de trabajo de Alto Riesgo que se quiera realizar: Espacios confinados, altura, caliente, riesgo electrico, izaje, entre otros.

Ya en la parte final del documento se debe colocar los nombres y apellidos de todos los participantes y más abajo las firmas de las personas que autorizan dicha actividad.

Cabe mencionar que el enlace para la descarga de este modelo de PETAR, te lo dejaré en la descripción del video para que puedas descargarlo de mi página de Blogger.

Y bueno, hasta aquí hemos explicado brevemente lo que trata este tipo de documento denominado PETAR. Recuerda que en otras organizaciones se le conoce como PTS, pero en la reglamentación nacional está conocido como PETAR así que debemos respetar la denominación que nos brinda la Ley para no generar confusiones.

Sin más que agregar, me despido y será hasta el próximo blog... Saludos.

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