Gestor Calidad - SSOMA

Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.

Saludos cordiales,

jueves, 23 de junio de 2022

HERRAMIENTA 5W + H

HERRAMIENTA DE 5W + H

El día de hoy vamos a tratar acerca de una de las herramientas que es a mi parecer una de las más utilizadas en distintos ámbitos de la vida laboral; pero que quizás, no te has dado cuenta que la estabas utilizando. Estamos hablando de la herramienta de las 5 W + H. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

¿Qué es esta herramienta?

Esta herramienta se compone de 6 preguntas formuladas en inglés:

What, de ¿Qué?
Who, de ¿Quién?
When, de ¿Cuándo?
Where, de ¿Dónde?
Why, de ¿Por qué? y
How de ¿Cómo?

En otros métodos se utiliza una pregunta adicional proveniente del

How Much, que significa ¿Cuánto?

En esos casos la herramienta de trabajo se llama: 5W + 2H

Pero es más conocida o más aplicada en su versión abreviada de 5W + H.

Cualquier persona puede utilizar esta herramienta. Es más; si recuerdas, al comienzo del Blog te mencioné que esta es una herramienta que quizás ya la has utilizado sin darte cuenta y es que su aplicación en distintos ámbitos laborales es muy variada y casi imperceptible.

Estas 6 o 7 siete preguntas (como las quieras utilizar) las puedes aplicar en diferentes ámbitos de trabajo o de la vida cotidiana. Es muy utilizada para el ámbito periodístico, para el ámbito investigativo, para la gestión de proyectos (tanto para la planificación del proyecto como para la elaboración de los programas de trabajo de dicho proyecto).

Por ejemplo:

Todos sabemos que la planificación de un proyecto cuenta con distintos elementos. Pero dentro de los principales elementos básicos estarían los Objetivos, Alcance, Recursos (tanto recursos materiales como recursos humanos), Responsables, Cronograma de trabajo o periodo de tiempo de duración del proyecto y las Actividades a realizar. Si queremos trasladar estas preguntas hacia algún proyecto que queremos desarrollar, con el fin de no olvidarnos de contar con cualquiera de estos elementos podríamos formular las siguientes preguntas:

WHY: ¿Porqué se va a hacer este proyecto? OBJETIVO
WHERE: ¿Dónde o hasta dónde abarcará este Proyecto? ALCANCE
WHAT: ¿Qué se va a necesitar en este Proyecto? RECURSOS
WHO: ¿Quiénes van a realizar estas actividades? RESPONSABLES
WHEN: ¿Cuándo se realizará el Proyecto? PERIODO o CRONOGRAMA
HOW: ¿Cómo se va a realizar el proyecto? ACTIVIDADES

Estas 6 preguntas también podemos trasladarlas a otras áreas de trabajo; como por ejemplo, en el ámbito investigativo.

Podemos hacerlo de la siguiente manera, supongamos que sucedió un accidente y eres un periodista encargado de dirigirte a la zona y realizar la recolección de datos. Una vez en el lugar procederás a realizar las siguientes preguntas:

1era pregunta: ¿Qué fue lo que pasó?
2da pregunta: ¿Quiénes estaban involucrados?
3ra pregunta: ¿Cuándo sucedió?
4ta pregunta: ¿Dónde sucedió?
5ta pregunta: ¿Porqué sucedió? y
6ta pregunta: ¿Cómo sucedió?

En este momento te estarás diciendo que son preguntas muy obvias, pero en la práctica son muchas las veces que estas preguntas básicas no se formulan y conlleva a que no se tomen los apuntes y anotaciones de los detalles básicos necesarios para conocer de algún accidente o asunto investigativo. Incluso te sorprendería las veces que me a tocado preguntar acerca de un suceso y recibir respuestas como "No sé" "No pregunté" "No investigué", lo que denota una falta de método de trabajo en la persona que brinda este tipo de respuestas.

Bueno, continuemos explicando del tema.

Estas mismas preguntas que acabamos de formular, también las podemos utilizar para la investigación preliminar de un accidente. Si tú ya has realizado o participado de alguna investigación de accidente, te podrás percatar que son las preguntas básicas que siempre se suelen hacer. Esta herramienta de 5W + H junto con el método de los 5 Porqués y el Diagrama de Ishikawa te ayudarán bastante en este tipo de investigaciones. Acuérdate bien de este tipo de herramientas, porque son básicas y te van a ayudar en distinto tipo de actividades laborales.

Yo particularmente, cada vez que quiero realizar un procedimiento de trabajo, también me planteo este tipo de preguntas:

WHAT - ¿Qué se va a hacer? o ¿Qué se quiere lograr? -> OBJETIVO GENERAL
WHY - ¿Porqué se va a realizar? -> OBJETIVOS ESPECÍFICOS
WHERE -¿Dónde se va realizar? -> ALCANCE
WHO - ¿Quién lo va a realizar? o ¿Quiénes están involucrados con la tarea? -> RESPONSABILIDADES
WHEN - ¿Cuándo se va a realizar? -> TIEMPO O FECHA DE INICIO O LÍMITE
HOW - ¿Cómo se va a realizar? -> DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
HOW MUCH - ¿Cuánto tardará esta actividad? o ¿Cuánto personal se necesitará? DETALLES DEL PROCESO

Fíjate que en este último ejemplo e utilizado no solo 1H sino 2H. Y esto es algo que tú deberás manejar a tu necesidad o elección.

La importancia de esta herramienta radica principalmente en ayudarte a contemplar todos los factores necesarios para un proyecto o trabajo que tengas que realizar. También nos ayuda a plasmarlos en una hoja o apunte para poder ordenarlos, realizarles seguimiento y que posteriormente no se nos olviden.

Por ejemplo para hacer este Blog e considerado también estas 6 preguntas, Fíjate cómo.

Para elaborar este tema e tenido que plantear y responder las siguientes preguntas:

¿Qué son las 5W + H?
¿Quién las debe o puede utilizar?
¿Cómo? ¿Dónde? y
¿Cuándo se puede utilizar esta herramienta? (ahí te e planteado ejemplos) y;
¿Porqué es importante?

¿Te diste cuenta cómo utilicé esta herramienta en este último ejemplo?

Al plantearme estas preguntas me aseguro de tratar la mayoría de los detalles necesarios para que puedas comprenderlo mejor.

Bueno, quiero dejarte una pregunta ¿Cómo has utilizado tú esta herramienta de 5W + H? o ¿Cómo piensas utilizar este método ahora que ya lo conoces?

Como ya sabes, cualquier sugerencia la puedes dejar en los comentarios, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad.

Saludos cordiales,

jueves, 16 de junio de 2022

TÉCNICA DE LOS 5 PORQUÉ

En este Blog vamos a explicar este tipo de Herramienta para el análisis de causas. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

La estrategia de los "5 porqués" como su propio nombre lo dice, consiste en examinar cualquier problema y formularnos la pregunta:

"¿Por qué?".
Una vez respondido el primer "porqué" se va a generar otro "¿porqué?";
La respuesta al segundo "¿porqué?" pedirá que nuevamente generemos otro "¿porqué'" y
Así sucesivamente...
... ¿Porqué?

Ese es el motivo del nombre de esta herramienta de análisis de "5 ¿porqué?".

Se recomienda tratar de llegar a realizar 5 veces esa misma pregunta, para de esa manera ahondar o investigar más a fondo en el meollo del problema. Pero en muchas ocasiones no necesariamente se va a poder repetir la misma pregunta varias veces. En algunas oportunidades se podrá peguntar hasta tres o incluso dos veces. Lo ideal sería que puedas completar con los 5 porqués.

Esta herramienta es sencilla y fácil de aplicar, no tiene gran dificultad de aplicación, y muchas veces es muy eficaz para descubrir la raíz de un problema.

Está muy relacionada con la capacidad investigativa que tienen algunos niños en etapa de aprendizaje. Donde se aprecia que son muy insistentes y hasta acosadores con las preguntas del "porqué de las cosas".

Debido a su simplicidad de aplicación, se puede adaptar de forma rápida para que puedas resolver casi cualquier problema, por lo que debemos hacerla nuestra y aplicarla siempre que sea necesario.

Cuando quieras resolver un problema, comienza con el resultado final de la situación que quieres analizar y trabaja hacia atrás; hacia la raíz. Pregunta de manera continua: "¿Por qué pasó esta situación?" Repite una y otra vez la pregunta hasta que la causa raíz del problema se haga evidente.

No obstante, debes tener en cuenta que si no obtienes una respuesta correcta de manera rápida, es posible que tengas que aplicar otras técnicas para solucionar problemas como el ISHIKAWA.

Si no sabes mucho de esta herramienta te dejaré el enlace de uno de mis videos en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA el cual puedes verlo dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Regresemos a revisar nuestra herramienta. El objetivo final de los "5 Porqué" es determinar la causa raíz de un defecto o problema. Vamos a ponerlo en práctica mediante un ejemplo.

Se ha presentado la siguiente situación.

PROBLEMA:

"El piso del baño está generando resbalones del personal que ingresa a utilizarlo"

RIESGO:

"Caídas del personal que ingresa a utilizar el Baño debido al piso resbalozo"

Vamos a resolver este problema aplicando esta técnica:

1er Porqué: ¿Porqué el piso del baño está generando resbalones del personal que ingresa a utilizarlo?

RPTA N° 1: Porque el piso se encuentra mojado o con presencia de humedad.

2do Porqué: ¿Por qué el piso se encuentra mojado o con presencia de humedad?

RPTA N° 2: Porque nadie le está haciendo limpieza y mantenimiento constante.

3er Porqué: ¿Porqué nadie le está haciendo limpieza y mantenimiento constante?

RPTA N° 3: Porque ha cambiado el programa y la frecuencia de limpieza y mantenimiento.

4to Porqué: ¿Por qué ha cambiado el programa y la frecuencia de limpieza y mantenimiento?

RPTA N° 4: Porque el personal del área de mantenimiento a disminuido.

5to Porqué: ¿Por qué el personal del área de mantenimiento a disminuido?

RPTA N° 5: Porque se ha reducido el presupuesto de dicha área.

Ahora ¿entiendes un poco mejor?... Este ejemplo es muy sencillo y con el único objetivo que las respuestas también sean sencillas y evidentes para su fácil comprensión.

Sé muy bien que en el ámbito laboral o personal te encontrarás con problemas más complejos que resolver.

En este ejemplo también hemos visto que lo que parecía ser un problema superficial, asignable quizá a una mala ejecución del servicio, terminó siendo un problema presupuestario y quizá si se sigue estableciendo preguntas, podría llegarse a otras causas mayores.

Como verás, esta es una técnica que puede ser muy práctica, y no necesariamente tienes que siempre llegar a formular estos "5 porqués", en algunos casos sólo bastará con 3. Y en algunos otros casos, las 5 preguntas quizás lleguen a ser insuficientes. Para casos como esos, estaríamos tratando con problemas más complejos y para analizarlos podrías adoptar otras técnicas como el ISHIKAWA, o el Árbol de Problemas. Como ya lo mencionamos minutos antes puedes consultar el video relacionado que dejo en la descripción.

Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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viernes, 10 de junio de 2022

LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING

La lluvia de ideas es una herramienta de trabajo que potencia la creatividad de los equipos con la finalidad de encontrar soluciones a situaciones concretas. Generalmente, estas sesiones de BRAINSTORMING se realizan en un ambiente más relajado porque el objetivo principal es que las ideas fluyan. Lo recomendable es que se realice esta técnica con integrantes de la organización que tengan distintas funciones y niveles jerárquicos. Esto último mencionado, es con el propósito de aprovechar el conocimiento colectivo del grupo y desarrollar un listado de acontecimientos relacionados. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

El objetivo es que se generen ideas acerca de los PROBLEMAS de la organización. Y cuando hablamos de PROBLEMAS, nos estamos refiriendo a cualquier acontecimiento desfavorable. Podríamos decir: RIESGOS, ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC.

También puede utilizarse como marco de referencia un listado o conjunto de categorías de PROBLEMAS pre-establecidos. Este listado o conjunto de PROBLEMAS servirán para romper el hielo y hacer que los participantes aporten sus opiniones.

Hablemos ahora acerca de los Requerimientos para desarrollar esta técnica:

¿Qué es lo que necesitamos para desarrollarla?

PRIMERO: Debemos tener un PROBLEMA a solucionar. Vuelvo a repetirlo, cuando hablamos de PROBLEMA nos podemos referir a ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, RIESGOS (para iniciar una Gestión de Riesgos), PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC.
SEGUNDO: Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser desde un pequeño equipo operacional de entre 5 y diez personas (por ejemplo: Gerentes, especialistas, asesores, entre otros)
TERCERO: Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos como una pizarra con algunos plumones para escribir, o una pantalla digital o proyector donde podamos hacer gráficos o escrituras.
Y como CUARTO punto: Un facilitador, alguien cuya función es obtener las sugerencias de los participantes, que no imponga sus opiniones, pero que tenga aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propósito de la sesión.

Ahora:

¿Cómo realizar esta técnica?

Antes de hablar del procedimiento vamos a tratar acerca de las Reglas básicas:

El facilitador es el que dirige cada sesión: Esto es algo que debemos dejar en claro y hacer que se respete al inicio y durante el desarrollo de cada sesión de BRAINSTORMING. Esto es con el fin de que no se desordene el grupo, y se desvíen del propósito principal que tiene esta herramienta.
Definir bien los objetivos: Todos los participantes deben estar al tanto de cual es el problema o situación a solucionar. Esta es la manera más efectiva de orientar las ideas hacia un objetivo en común.
Promover la colaboración: El facilitador siempre puede y debe dar sugerencias a los participantes a manera de motivarlos a opinar. Pero debemos de recordar que la lluvia de ideas es un trabajo en equipo. Es por ello importante dejar claro, que es mejor aportar opiniones entre todos; en lugar de generar una especie de competencia por dar la mejor idea u opinión.
No se debe permitir la crítica negativa a la sugerencia de cualquier integrante: En el BRAINSTORMING, TODAS las ideas están permitidas, por muy extrañas o alocadas que parezcan. De hecho, la mayoría debería de surgir de manera espontánea y el análisis llegará después. Mientras tanto, es necesario fomentar las participación y que los integrantes se sientan con libertad de expresión.
Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).
Tenemos que usar una comunicación abierta y eficaz
Desarrollar la confianza entre los miembros del equipo
Gestionar los conflictos de manera constructiva.
Fomentar la resolución de los problemas y la toma de decisiones de modo colaborativo; es decir, en equipo.

Ahora ya podemos hablar del Procedimiento:

DEFINIR EL PROBLEMA: Antes de comenzar la sesión o debate, ya deberías de tenerlo definido. Este es el punto de partida, y para que la técnica funcione, es fundamental que el PROBLEMA a analizar sea preciso desde el inicio. Si no lo tienes definido o IDENTIFICADO, pide sugerencias. Para ello puedes plantearlo en forma de pregunta.
DEJAR EN CLARO EL ROL DE LOS PARTICIPANTES: Así como te lo hemos explicado a tí en minutos anteriores. También debemos explicárselo a los participantes. Ten en claro que ellos forman parte del debate. Selecciona a aquellos que realmente pueden ser útiles en la solución del PROBLEMA. Luego, selecciona al MODERADOR. Recuerda que también hemos mencionado las características que esta figura debe tener y no necesariamente tienes que ser tú.
ESTABLECER LAS REGLAS DEL JUEGO: Tú conoces a tu equipo y el objetivo que te propones. Por tanto eres el más indicado para decir las reglas que todos deben seguir. Ahora, hay una regla que NUNCA debe faltar y es que NO SE DEBE CRITICAR A LOS DEMÁS. Sé que lo estoy repitiendo varias veces; pero RECUERDA, es la ÚNICA manera, que todas las ideas puedan salir a la luz con total libertad.
COMENZAR LA TORMENTA DE IDEAS: ¿Cómo empezamos con esta tormenta? Escribe el PROBLEMA para que sea visible por TODOS. Puedes utilizar una diapositiva, una pizarra, un papelógrafo o cualquier otra herramienta visual que tengas a la mano. Una vez hecho esto, tenemos dos alternativas. La primera es dar algunos minutos para que los participantes piensen de manera individual. Y la segunda, es desarrollar la técnica de manera totalmente espontánea. Plantea el tema y deja que las ideas fluyan libremente. Recuerda No permitir las críticas a las sugerencias de los demás por parte de nadie.
CULMINAR LA LLUVIA DE IDEAS: La actividad termina cuando los participantes dejen de generar ideas. Luego de ello, debemos resumir en la pizarra las decisiones del grupo: Las causas o efectos, El impacto, La probabilidad, Controles existentes, etc. Agrupamos las OPINIONES que guarden relación y se descartamos las que resultan repetitivas. Explicamos con más detalle aquellas opiniones que puedan generar dudas. Las ordenamos por prioridad (empezando por los que el equipo considere más importantes). Y al final, cuando todas estén organizadas, se redactará un documento que permita analizar claramente las diferentes alternativas para enfrentar determinado PROBLEMA.

VAMOS A TRATAR ESTO MEDIANTE UN EJEMPLO:

Tenemos el siguiente riesgo para un PROYECTO (A manera de EJEMPLO Estamos hablando de RIESGO pero también podemos decir que se trata de un PROBLEMA).

PROYECTO: NUEVO ESTABLECIMIENTO PENITENCIARIO EN LA CIUDAD DE XXX
PROBLEMA O RIESGO: "Oposición o condicionamiento de la comunidad a la continuidad del PROYECTO"
EQUIPO DE TRABAJO ASIGNADO: "Equipo profesional técnico desarrollador del PROYECTO" (en este caso está conformado por 12 especialistas)

Las conclusiones tomadas de la lluvia de ideas realizada con el equipo fueron las siguientes:

~ Falta de aceptación Comunitaria al proyecto
~ Incremento de quejas y reclamos sociales
~ Pérdida de credibilidad de las instituciones públicas ante la comunidad
~ Insatisfacción respecto a la seguridad de la población.

Ante estas dificultades, se establecieron las siguientes soluciones:

~ Implementación de charlas informativas.
~ Aplicación de Estrategia Comunicativa radial y Televisiva a nivel local
~ Implementación y desarrollo de escenarios de información, concertación y compromiso.
~ Seguimiento a ejecución de compromisos institucionales

Una vez más quiero agradecer que hayas visto el Blog hasta este punto y decirte que espero puedas ver el próximo Blog que suba. Sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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