PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ESCRITO Y FLUJOGRAMA
Hola, el día de hoy te vamos a ver una de las
maneras de elaborar un procedimiento escrito y un flujograma. Vamos a ver dos
métodos de elaborar un procedimiento escrito y paso a paso lo vamos a
transformar en un flujograma. Si deseas ver la explicación de este tema en video, te dejo líneas abajo el enlace para que puedas verlo en YouTube:
Ya mencionamos que el Mapa es una vista general, pero esto no quiere decir que sea una vista específica. Si pensaste que con hacer tu mapa del proceso ya estaba todo implementado; déjame decirte que no es así; una organización puede ser precisa o compleja en sus procesos y eso depende principalmente del tamaño de la organización. Mientras más grande sea la empresa, es muy probable que cuente con muchos procesos dentro de ella.
Volviendo al tema; vamos a ser un poco más
específicos respecto a los procesos. Es decir que vamos a ir de Mayor a menor;
de algo más global a algo más específico. En la imagen tenemos un Mapa de
Procesos de una empresa de servicios de Instalaciones
Por ejemplo en este proceso de Gestión de Operaciones vemos tres subprocesos:
·
PLANIFICACIÓN
·
INSTALACIÓN
·
CIERRE
Si tratamos de desmenuzar cada uno de esos
subprocesos encontraremos más subprocesos todavía. Por decir, si ahondamos en
las actividades de INSTALACIÓN encontraremos otras actividades como:
·
MONTAJE
·
DESMONTAJE
·
PROTOCOLOS
Y PRUEBAS
·
ETC.
Estos son sólo por citar algunos ejemplos de los
subprocesos que podemos encontrar.
PROCEDIMIENTO
DE TRABAJO ESCRITO
¿CÓMO
SE HACE UN PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ESCRITO?
Hay distintas formas de realizar un procedimiento
de trabajo escrito pero te voy a explicar dos de las principales y básicas
formas de realizar un procedimiento de trabajo escrito:
1.
Mediante
la OBSERVACIÓN (de la ejecución de la Tarea)
2.
Mediante
la ENTREVISTA (al responsable de la ejecución de la Tarea)
En el primer método vas a observar la manera en
que se realizan las actividades de transformación y vas a tomar los apuntes
necesarios para describir el proceso y para el segundo método (la entrevista)
vas a tener que contactarte con algún encargado o alguien conocedor del proceso
para que te dicte los pasos. Vamos a ver un ejemplo:
Suponiendo que nosotros queremos hacer un
procedimiento de pruebas hidrostáticas.
Estas son las pruebas que se realizan a las tuberías de agua para descartar que
existan algunas deficiencias o malos acoples en las uniones que puedan producir
algunas fugas de agua en el tendido de la tubería, que posteriormente pueden generar
de repente alguna rotura, filtraciones o inundaciones de agua.
Suponiendo que nosotros previamente hemos observado
el proceso y de repente hemos sacado la serie de pasos a seguir o que de
repente hemos consultado con algún encargado quedaría de la siguiente manera:
1.
Primero,
se tiene que instalar un manómetro para controlar la presión en las tuberías a
examinar
2.
Luego,
se tiene que llenar el agua hasta llegar a los 40 psi (el psi es la unidad de
medida de presión que se va a utilizar para la presión del agua)
3.
Se
debe esperar 15 minutos para asegurar que no se presenten fugas.
4.
Luego,
se tiene que verificar las uniones para descartar fugas, en caso de existir
alguna fuga se debe vaciar el agua, corregir las fallas y volver a llenar el
agua.
5.
Luego
de transcurrido el primer período de prueba, se debe proceder a subir a 120 psi
6.
Se
debe mantener esa presión durante dos (2) horas. No se acepta la variación
mayor a dos (2) psi.
7.
Se
debe verificar nuevamente las uniones para descartar fugas; en caso de existir
alguna se debe vaciar el agua; corregir las fallas y volver a llenar el agua.
8.
Si
no hay variación en el manómetro y sin fugas se da por aceptada la prueba.
Todo este procedimiento que líneas arriba está escrito,
lo vamos a ver en un flujograma.
¿Qué es
el flujograma?
Un flujograma es “una descripción gráfica de la secuencia de pasos que conforman un
proceso”.
Vamos a conocer a continuación, los gráficos
principales de esta herramienta de trabajo. Como gráficos principales tenemos a
la elipse, el rectángulo, el rombo y las flechas de dirección.
Elipse: 
Rectángulo: 
Rombo: 
Flechas: 
Vamos a explicar el significado de cada una de
estas figuras.
La
elipse significa inicio y final, se utiliza cada vez que vamos a dar inicio y
cada vez que termina el proceso
·
El
rectángulo se utiliza cuando se va a describir una actividad u operación
·
El
rombo, cuando se tiene que tomar una decisión y;
·
Las
flechas de dirección, indican hacia dónde va el flujo del proceso
Ahora que ya conocemos un poco más de estos
gráficos, vamos a transformar todo lo descrito en el procedimiento escrito líneas
arriba en un flujograma. Tenemos que empezar por graficar nuestro inicio (ya
hemos dicho que el inicio y el final se grafican por medio de la elipse).
El primer
paso descrito en el procedimiento escrito de trabajo, nos dice: instalar un
manómetro para controlar la presión en las tuberías a examinar. Este primer paso
vamos a graficarlo por medio de un rectángulo (el rectángulo representa la
operación) y en este caso lo hemos puesto lo más abreviado posible hemos
utilizado solamente cuatro palabras si es posible utilizar dos mucho mejor.
El siguiente paso lo hemos dividido en dos: “llenar
agua en tubería” y “llegar a los 40 psi”; cuando ya hemos llegado a los 40 psi
que nos dice el procedimiento descrito, nos indica que tenemos que esperar por
15 minutos para descartar posibles fallas.
El cuarto paso indica que tenemos que verificar
las uniones para descartar fugas. En este paso nos está diciendo que tomemos
una decisión. Para graficar las decisiones vamos a utilizar un rombo y nos
vamos a hacer la pregunta: ¿existen fugas? de ser positiva la respuesta;
tenemos que vaciar el agua, reparar las fallas y volver a llenar el agua.
De ser negativa (es decir, que no existan fugas), podemos
continuar con el siguiente paso: Tenemos que continuar llegando hasta llegar a los
120 psi (aumentando más agua para subir la presión) y esperar por dos horas
para descartar posibles fugas que sucedan en ese lapso de tiempo.
Siguiente paso, nuevamente tenemos que tomar otra
decisión. Tenemos que verificar si es que existen fugas; de ser positivo, tenemos
que volver a vaciar el agua, reparar nuevamente las fallas o fugas y volver a llenar
el agua en la tubería para volver a iniciar todo el proceso.
Y de ser negativo (que no existan fugas), ¿Cuál
sería el siguiente paso? Se concluiría con el proceso.
En el flujograma mostrado, se aprecia que hemos
transformado lo redactado en el procedimiento escrito, en una vista gráfica. Este
gráfico o flujograma es algo básico, no quiere decir que ésta sea la única
forma de hacer un flujograma. Hay distintas formas de hacer un flujograma, en
algunos estándares hay muchos más gráficos. Si tú averiguas en internet, vas a
encontrar distintas formas de hacer un flujograma, con otros tipos de gráficos,
pero la idea es la misma: hacer que nuestro proceso sea más visual. A continuación te dejo un modelo (distinto al del ejemplo) de un flujograma elaborado en excel, perteneciente a un proceso comercial, al final de este Blog también te dejaré el procedimiento de trabajo escrito de donde se elaboró este modelo.
Tenemos que adicionar algo acerca del procedimiento de trabajo escrito; lo normal es que haya un formato dentro de la empresa; en este formato se debe mencionar el objetivo general del proceso (qué es lo que se quiere lograr), también debe decir el alcance (a quienes va dirigido o hasta qué áreas, o sucursales va a abarcar su cumplimiento, en caso de que la empresa sea grande y tenga varias sucursales), también tiene que mencionarse las normas o referencias normativas, si se utilizó algún manual o alguna norma o ley de referencia no se debe descartar, porque también hay una parte del sistema de gestión donde menciona acerca del cumplimiento legal. También tiene que mencionarse puntos adicionales como: el glosario de términos, las responsabilidades; se tienen que anexar formatos, flujogramas (como el que hemos realizado en este blog), algunos documentos que sean necesarios u obligatorios y registros como listas de chequeos, entre otras. Y claro está, principalmente deben estar mencionados, los pasos de ejecución del proceso de trabajo. Te dejaré un modelo de trabajo escrito para un proceso comercial (solo es un ejemplo) que contiene los puntos básicos con los que este documento debe de contar.
Espero haberte ayudado con estos ejemplos, los
ejemplos que muestro son básicos pero te pueden ayudar a poner una base dentro
de tu organización. Si quieres conocer más al respecto de temas parecidos a
este, te invito a mi canal Gestor Calidad – SSOMA, para que te suscribas y
activar la campanita para que YouTube te avise cada vez que vuelva a subir
vídeo.
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
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