GESTIÓN DE RIESGOS - PARTE 2 (DEFINICIONES DE RIESGO)

GESTIÓN DE RIESGOS - PARTE 2 (DEFINICIONES DE RIESGO)

En el Blog del día de hoy vamos a revisar los conceptos y definiciones que se tienen de Riesgo. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Comencemos explicando lo siguiente: ¿Qué es incertidumbre? 

La incertidumbre podemos decir que es el grado de desconocimiento acerca de los eventos en el futuro. La incertidumbre está muy asociada al concepto que tenemos de riesgo.

Pero no podemos decir que la incertidumbre es un riesgo como tal. Porque el riesgo guarda relación con la Probabilidad o posibilidad de que un evento o acontecimiento con consecuencias ocurra o no, es decir que tendrá un efecto negativo o positivo sobre uno o más objetivos del Sistema de Gestión. 

Como te podrás percatar, la diferencia entre incertidumbre y riesgo son las consecuencias; es decir, que los riesgos tienen consecuencias, la incertidumbre no tiene consecuencias.

Vamos a explicarlo mediante un ejemplo: 

Un evento incierto sucede por ejemplo en una carrera de caballos de la cual no sabemos cuál será el resultado final del caballo que nos interesa.

Pero supongamos que a esa carrera de caballos nosotros le apostamos un dinero y no gana nuestro caballo favorito, entonces ahí si vamos a tener consecuencias. 

En el caso de que apostáramos dinero ya estamos en presencia de un riesgo, la consecuencia sería la pérdida o la ganancia multiplicada del dinero apostado. 

Es decir, aquí podemos ver que los riesgos pueden verse desde 2 perspectivas diferentes. Desde el punto de vista de alguien que está visualizando la amenaza o desde quien está viendo esa misma situación como algo favorable; es decir, como una oportunidad. 

En este ejemplo estamos hablando de la misma situación que es visto desde 2 puntos de vista: Positivo o Negativo. Es por eso que la definición nos dice que el Riesgo puede tener efecto negativo o positivo. 

Basado en esto, los riesgos tienen tres componentes principales. 

¿Cuáles son estos componentes? 

1. El EVENTO o la situación que estamos visualizando; que como ya vimos anteriormente, puede ser una AMENAZA o una OPORTUNIDAD.
2. La POSIBILIDAD de que ocurra esa situación y
3. la CONSECUENCIA NEGATIVA o desde el punto de vista positivo: la OPORTUNIDAD, (que así se le llama a los riesgos positivos) donde las consecuencias serían positivas en ese sentido. 

Para explicarlo más detalladamente, podemos decir que un riesgo con efecto negativo para un Sistema de Gestión puede ser "que no se cumplan los objetivos planteados". Y desde el punto de vista positivo puede ser "que se superen en demasía los objetivos". 

Entonces a los riesgos negativos les vamos a llamar RIESGOS como tal. Y a los riesgos positivos les vamos a llamar OPORTUNIDADES. 

Otra característica de los riesgos es que tienen un alto grado de subjetividad dependiendo de la percepción humana. 

¿A qué nos referimos?

Si nosotros visualizamos solamente la amenaza, podríamos tener un actitud de aversión, de desconfiianza o pesimismo hacia el riesgo. ¿Por qué? Porque percibimos un peligro significativo, una amenaza que nos puede afectar negativamente. Lo que nos va a generar esto es el no enfrentar el riesgo; por el contrario, trateremos de evitarlo. 

También podríamos verlo desde el otro punto de vista, desde el punto de vista como una situación de OPORTUNIDAD, algo favorable. Aquí estamos frente a alguien que no está viendo que va a perder, no está viendo que se pueda fracasar; sino que está viendo lo positivo. A esto se le llama una actitud de buscadora o tomadora de riesgos; es un extremo, esto podría ser una persona que le gusta el juego, le gusta apostar en los casinos y no está viendo que puede perder dinero sino que puede ganar y ganar y ganar, ¿verdad?. 

Los 2 anteriores casos son extremos. En medio hay algo que se le llama una actitud de neutralidad, donde la persona no ve la amenaza o la oportunidad, ve ambas situaciones y es un equilibrio. 

Pero analiza esta situación. Ahí lo que estamos viendo es que esta persona se basa en hechos, en datos y basado en esta información toma una decisión. A esto se le llama una actitud de neutralidad hacia el riesgo. Más que no hacer nada es analizar la situación y en base a eso tomar decisiones. 

Son 3 formas diferentes de actitudes hacia riesgos: 

1. Aversión al riesgo, 
2. Buscadora de riesgos o 
3. Neutralidad hacia el riesgo. 

Aquí estamos viendo una imagen donde muestro 2 enfoques, lo que sería la aversión a riesgo y lo que sería el tomador de riesgo. 

En la zona del medio es una zona de confort donde a todos nos gusta estar, no hay ningún problema, ninguna situación amenazante, pero si nos vamos hacia la extrema derecha, ahí empezamos a ganar y a ganar y, nuestro confort va aumentando y eso puede generar algo que se le llama una adicción a ganar. 

En el otro extremo podríamos ver que si nos fuerzan a salir de nuestra zona de confort y empezamos a perder y a perder, nos va mal en los objetivos, los resultados son malos, bueno vamos a llegar a una situación de paranoia ¿verdad?.

Ahí como ven son 2 extremos diferentes en tanto la aversión y en la parte de tomadora o buscadora de riesgos.

Esos son los enfoques que tenemos hacia las actitudes hacia el riesgo. ¿Los riesgos cómo se clasifican? Pues básicamente se sugiere que usemos 4 categorías: 

1. los riesgos técnicos, 
2. los riesgos externos, 
3. los riesgos organizacionales y,
4. los riesgos de administrativos. 

Como se ve en la gráfica extraída del PMI, conocida como la estructura desglosada de los riesgos. Están clasificados los diferentes riesgos que podamos identificar en un proyecto. Como riesgos técnicos, externos, organizacionales y de administración de proyectos.

¿Cómo se hace esta clasificación? 

Por ejemplo, si el factor que dispara el riesgo es una tecnología nueva, entonces ese sería un riesgo clasificado como técnico. 

Si el factor que dispara el riesgo es la falta de habilidades ó conocimientos para estimar los riesgos, ese sería un riesgo de administrativo. O si los riesgos son disparados por cuestiones climáticas, cuestiones de los proveedores o del cliente, entonces podríamos decir que es un riesgo externo. O si el factor es falta de recursos, dinero, eso sería un riesgo organizacional. Esto es lo que se conoce como la estructura desglosada de los riesgos.

Con esto podemos decir que la administración o gestión de riesgos simplemente es: "El proceso sistemático de identificar, analizar y responder a los riesgos". 

Es un proceso sistemático porque esto se hace desde el principio hasta el final del Sistema de Gestión. Durante todo el ciclo de vida del Sistema de Gestión, hay que estar constantemente identificando, analizando y respondiendo a los riesgos para minimizar o eliminar riesgos negativos, o hacer que se presenten las oportunidades o también conocidos como: RIESGOS POSITIVOS.

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

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GESTIÓN DE RIESGOS - PARTE 1 (IMPORTANCIA)

GESTIÓN DE RIESGOS PARTE 1 - IMPORTANCIA

El día de hoy vamos a conocer la importancia de manejar adecuadamente los riesgos en las organizaciones, los factores, consecuencias e impactos que se pueden producir en caso de no manejarlos adecuadamente. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

¿Porqué es importante considerar los riesgos para el Sistema de Gestión?

En cualquier ámbito de nuestra vida cotidiana, proyecto u organización que trabajes siempre existe la posibilidad de que algo previsto o imprevisto, pueda afectar el logro de tus objetivos. Repito, es fundamental considerar aquellos factores que pueden llevarnos tanto al fracaso como que también nos pueden impulsar hacia el éxito. Es por ello importante gestionar los riesgos. 

Vamos a introducirnos en este tema mediante un ejemplo que es muy conocido y recordado por la mayoría de personas mayores de 30 años:

"La caída de las torres gemelas" el 11 de setiembre del año 2001

Podría ser un ejemplo un poco extremo pero no cabe duda que este fue un suceso que impactó fuertemente no solo a los EEUU sino también a una escala mundial. A partir de este hecho se desnudó la vulnerabilidad de los sistemas de seguridad de algunas potencias mundiales y a partir de ese suceso, se procedió a implementar medidas de control más fuertes en diversas potencias que habían recibido amenazas de ataque similares.

¿Alguien pudo imaginar que sucedería un desastre como ese? Probablemente pocas personas. Y es precisamente en ese factor de incertidumbre que debemos de comenzar a abordar nuestros riesgos ¿Qué tan probable es que algún riesgo se concrete o se haga realidad en nuestra organización? este tipo de preguntas son claves para identificar los riesgos a los que nuestros proyectos podrían estar expuestos.

Mediante este ejemplo mencionado, hemos querido que entiendas lo fundamental que es considerar los riesgos dentro de tu organización, principalmente los que pueden provocar efectos negativos en el desempeño de nuestro Sistema de Gestión. 

Algo principal que tenemos que entender es que los riesgos siempre están relacionados con la Incertidumbre. Es decir, que no sabemos si sucederán o no sucederán. Cuanto más sepamos o conozcamos sobre el riesgo, menor será la incertidumbre.

¿Por qué existen los riesgos, o por qué se generan los riesgos? 

Son múltiples los factores que pueden desencadenar riesgos en las organizaciones. Podemos considerar factores que surgen del entorno legal, tecnológico, cultural, social, económico ya sea nacional, regional, local o internacional, .

Algunos de los ejemplos más comunes serían: 

• Cuando los objetivos no están muy claros en lo que vamos a hacer, 
• Cuando no tenemos apoyo gerencial, 
• Cuando hay una falta de involucramiento y compromiso de los diferentes interesados en el Sistema de Gestión, 
• La falta de definición y uso de indicadores de desempeño 
• La efectividad de nuestros sistemas de comunicación 
• O cuando inclusive hacemos administración de riesgos pero esto es poco efectivo. 

¿Cuáles son las consecuencias o los impactos que podrían tener estos riesgos? 

Así como en el ejemplo de las torres gemelas, las consecuencias pueden ser diversas para nuestra organización y van desde el detenimiento de nuestras operaciones hasta la pérdida completa de clientes, proyectos o sectores del mercado.

Otra consecuencia negativa de esta falta de análisis de riesgos se traduce en la pérdida de imagen corporativa, o pérdida de reputación que tiene la organización, o el deterioro de la confianza que algunos clientes anteriormente tenían depositada. 

Está demás decir que cuando las organizaciones no consideran los riesgos, el impacto final podría ser considerablemente perjudicial. Y que por el contrario, en aquellas organizaciones donde se tomaron el tiempo de analizar los diversos tipos de riesgos a los cuales están expuestos; se puede identificar la respuesta por medio de planes que amortigüen su impacto negativo.

Esas son solo algunas de las consecuencias negativas de no manejar adecuadamente los riesgos en un proyecto, es por eso necesario que exista un manejo adecuado de los riesgos en las organizaciones o proyectos, para que no se produzcan eventos no deseados como los mencionados anteriormente. 

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¿Qué es una Condición Subestándar o Condición insegura?

¿Qué es una Condición Subestándar o Condición insegura?

El día de hoy vamos conocer el concepto que nos brinda el D.S. 005-2012-TR respecto a Condición Subestándar, también conocida como Condición Insegura. Revisemos la definición que nos brinda: 

Condición Subestándar: "Es toda condición en el entorno del trabajo que puede causar un accidente".

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Al hablar de entorno estamos hablando del ambiente laboral, todo el ambiente o entorno de trabajo que rodea al personal integrante de la organización y la interacción que tiene con el mismo incluyendo la infraestructura, herramientas y equipos de trabajo que pueden generar accidentes o deterioro de integridad de la persona.

Para ayudar a su comprensión, vamos a citar algunos ejemplos de Condiciones subestándar: 

• Una escalera con peldaños rotos,
• Una herramienta de poder sin las guardas de protección,
• Mobiliario inadecuado para la ejecución de las tareas
• Niveles excesivos de ruido; 
• Iluminación inadecuada (falta de luz, lámparas que deslumbran, mala distribución de las zonas de luz y sombra);
• Ambientes de trabajo con presencia de humos o polvos excesivos
• Falta de sistemas de alarma; 
• Falta de orden y limpieza en los lugares de trabajo; 
• Escasez de espacio para trabajar y almacenar materiales; 
• Falta de señalización de zonas de peligro; 
• Existencia de materiales combustibles o inflamables cerca de focos de calor; 
• Pisos en mal estado; irregulares, resbaladizos; entre otros.

Si te percatas con detenimiento podrás apreciar que al hablar de condiciones inseguras estamos hablando principalmente de falta de controles organizacionales. Para poder mejorar estos aspectos debemos identificar adecuadamente los riesgos y peligros a los que está expuesto el personal en las distintas tareas y labores que ejecuta para poder implementar medidas de control que mitiguen o disminuyan las consecuencias que pueden generar riesgos o accidentes de trabajo. Lo más común que realizan las organizaciones es partir de la elaboración de su matriz IPER-C, que es la matriz de Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Control.

Si no conoces de este tipo de herramienta puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

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¿Qué es el Acto Subestándar o Acto inseguro?

¿Qué es el Acto Subestándar o Acto inseguro?

Antes de avanzar con este tema, vamos a ver la definición del Acto Inseguro o también conocido como Acto Subestándar.

Definición: "Es toda acción o práctica incorrecta ejecutada por el trabajador que puede causar un accidente" 

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En la definición mostrada nos está diciendo que son acciones propias de la persona y son acciones que están consideradas por debajo del estándar de trabajo establecido por las organizaciones. Estas acciones inseguras pueden darse de manera imprudente o por negligencia de la misma persona.

Cabe mencionar que los estándares de trabajo, varían de acuerdo al tipo de organización, al tipo de actividad o incluso dependiendo del tipo de reglamentación que tenga el país. 

Por citar un ejemplo, la mayoría de normas de Seguridad y salud en el trabajo califican al trabajo de Altura a partir de un (01) metro ochenta (80) centímetros de altura. Pero hay otras organizaciones donde los trabajos de altura son considerados a partir de un (01) metro veinte (20) centímetros de altura (como en el caso de algunas actividades mineras); esto quiere decir que el estándar de un (01) metro veinte (20) centímetros es más exigente que el de 1.8 metros de altura. Dependiendo del tipo de estándar de trabajo definido por la organización va a significar si estás o no realizando un trabajo inseguro.

Existen mucha teorías que manifiestan que los actos inseguros o también llamados actos subestándar son las principales causas de accidentes en los distintos  sectores laborales, la mayoría apunta a que están entre el 80 y 90% de las causas de accidentes.

Vamos a citar algunos ejemplos de actos inseguros o actos subestándares: 

• Realizar trabajos sin la autorización necesaria; 
• No respetar las normas del Reglamento de Seguridad y salud en el trabajo
• Como usar vestimenta de trabajo inadecuada, demasiado holgada, con partes colgantes, con manchas de grasa o anillos, pulseras, collares, medallas u otros accesorios que generen riesgo de atrapamiento cuando se trabaja con máquinas que tienen partes móviles o rotativas.
• Hacer bromas durante la jornada laboral; 
• Trabajar en condiciones inseguras 
• Trabajar a velocidades excesivas; 
• No reportar las condiciones de peligro que se observen, 
• No señalizarlas o controlar las condiciones de peligro;
• No reportar los accidentes de trabajo
• No utilizar los dispositivos de Seguridad, 
• Bloquear o anular los dispositivos de Seguridad, 
• Retirar los dispositivos de seguridad con que van equipadas las máquinas 
• o instalaciones; 
• Soltar o desplazar cargas, sin advertir a los demás; 
• Utilizar cables, cadenas, cuerdas, eslingas y aparejos de elevación, en mal estado de conservación; colocarse debajo de cargas suspendidas
• Utilizar herramientas o equipos defectuosos o en mal estado; 
• Usar las herramientas, máquinas o instalaciones, de forma insegura o imprudente; 
• Reparar máquinas o instalaciones de forma provisional; 
• Realizar reparaciones para las que no se está autorizado; 
• Adoptar posturas incorrectas durante el trabajo; entre otros.

Son distintos los factores por los que una persona realiza actos o acciones inseguras. Pero dentro de los principales factores tenemos:

• La falta de conocimiento que tiene la persona respecto a los riesgos de la actividad.
• La falta de Concientización que se le brinda respecto a estos riesgos
• Los malos hábitos de trabajo que se tienen dentro de la organización (o falta de estándares de trabajo) y falta de disciplina.

Como verás, estos factores son propios de la persona y van a variar dependiendo del tipo de población laboral que tengas dentro de tu organización. Lo primero que deberías hacer es identificar cuales son los principales factores que encuentras dentro de tu organización, para poder implementar la estrategia de trabajo adecuada que mitigue o atenúe dichos factores.

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HERRAMIENTA 5W + H

HERRAMIENTA DE 5W + H

El día de hoy vamos a tratar acerca de una de las herramientas que es a mi parecer una de las más utilizadas en distintos ámbitos de la vida laboral; pero que quizás, no te has dado cuenta que la estabas utilizando. Estamos hablando de la herramienta de las 5 W + H. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

¿Qué es esta herramienta? 

Esta herramienta se compone de 6 preguntas formuladas en inglés: 

• What, de ¿Qué?
• Who, de ¿Quién?
• When, de ¿Cuándo?
• Where, de ¿Dónde?
• Why, de ¿Por qué? y 
• How de ¿Cómo?

En otros métodos se utiliza una pregunta adicional proveniente del

How Much, que significa ¿Cuánto?

En esos casos la herramienta de trabajo se llama: 5W + 2H

Pero es más conocida o más aplicada en su versión abreviada de 5W + H.

Cualquier persona puede utilizar esta herramienta. Es más; si recuerdas, al comienzo del Blog te mencioné que esta es una herramienta que quizás ya la has utilizado sin darte cuenta y es que su aplicación en distintos ámbitos laborales es muy variada y casi imperceptible. 

Estas 6 o 7 siete preguntas (como las quieras utilizar) las puedes aplicar en diferentes ámbitos de trabajo o de la vida cotidiana. Es muy utilizada para el ámbito periodístico, para el ámbito investigativo, para la gestión de proyectos (tanto para la planificación del proyecto como para la elaboración de los programas de trabajo de dicho proyecto).

Por ejemplo: 

Todos sabemos que la planificación de un proyecto cuenta con distintos elementos. Pero dentro de los principales elementos básicos estarían los Objetivos, Alcance, Recursos (tanto recursos materiales como recursos humanos), Responsables, Cronograma de trabajo o periodo de tiempo de duración del proyecto y las Actividades a realizar. Si queremos trasladar estas preguntas hacia algún proyecto que queremos desarrollar, con el fin de no olvidarnos de contar con cualquiera de estos elementos podríamos formular las siguientes preguntas:

• WHY:       ¿Porqué se va a hacer este proyecto?                              OBJETIVO 
• WHERE: ¿Dónde o hasta dónde abarcará este Proyecto?            ALCANCE
• WHAT:    ¿Qué se va a necesitar en este Proyecto?                        RECURSOS
• WHO:       ¿Quiénes van a realizar estas actividades?                    RESPONSABLES
• WHEN:    ¿Cuándo se realizará el Proyecto?              PERIODO o CRONOGRAMA
• HOW:       ¿Cómo se va a realizar el proyecto?                                ACTIVIDADES 

Estas 6 preguntas también podemos trasladarlas a otras áreas de trabajo; como por ejemplo, en el ámbito investigativo.

Podemos hacerlo de la siguiente manera, supongamos que sucedió un accidente y eres un periodista encargado de dirigirte a la zona y realizar la recolección de datos. Una vez en el lugar procederás a realizar las siguientes preguntas:

1. 1era pregunta: ¿Qué fue lo que pasó?
2. 2da pregunta: ¿Quiénes estaban involucrados?
3. 3ra pregunta: ¿Cuándo sucedió?
4. 4ta pregunta: ¿Dónde sucedió?
5. 5ta pregunta: ¿Porqué sucedió? y
6. 6ta pregunta: ¿Cómo sucedió?

En este momento te estarás diciendo que son preguntas muy obvias, pero en la práctica son muchas las veces que estas preguntas básicas no se formulan y conlleva a que no se tomen los apuntes y anotaciones de los detalles básicos necesarios para conocer de algún accidente o asunto investigativo. Incluso te sorprendería las veces que me a tocado preguntar acerca de un suceso y recibir respuestas como "No sé" "No pregunté" "No investigué", lo que denota una falta de método de trabajo en la persona que brinda este tipo de respuestas.

Bueno, continuemos explicando del tema.

Estas mismas preguntas que acabamos de formular, también las podemos utilizar para la investigación preliminar de un accidente. Si tú ya has realizado o participado de alguna investigación de accidente, te podrás percatar que son las preguntas básicas que siempre se suelen hacer. Esta herramienta de 5W + H junto con el método de los 5 Porqués y el Diagrama de Ishikawa te ayudarán bastante en este tipo de investigaciones. Acuérdate bien de este tipo de herramientas, porque son básicas y te van a ayudar en distinto tipo de actividades laborales. 

Yo particularmente, cada vez que quiero realizar un procedimiento de trabajo, también me planteo este tipo de preguntas:

• WHAT - ¿Qué se va a hacer? o ¿Qué se quiere lograr? -> OBJETIVO GENERAL
• WHY - ¿Porqué se va a realizar? -> OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• WHERE -¿Dónde se va realizar? -> ALCANCE
• WHO - ¿Quién lo va a realizar? o ¿Quiénes están involucrados con la tarea? -> RESPONSABILIDADES
• WHEN - ¿Cuándo se va a realizar? -> TIEMPO O FECHA DE INICIO O LÍMITE
• HOW - ¿Cómo se va a realizar? -> DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
• HOW MUCH - ¿Cuánto tardará esta actividad? o ¿Cuánto personal se necesitará? DETALLES DEL PROCESO

Fíjate que en este último ejemplo e utilizado no solo 1H sino 2H. Y esto es algo que tú deberás manejar a tu necesidad o elección.

La importancia de esta herramienta radica principalmente en ayudarte a contemplar todos los factores necesarios para un proyecto o trabajo que tengas que realizar. También nos ayuda a plasmarlos en una hoja o apunte para poder ordenarlos, realizarles seguimiento y que posteriormente no se nos olviden. 

Por ejemplo para hacer este Blog e considerado también estas 6 preguntas, Fíjate cómo. 

Para elaborar este tema e tenido que plantear y responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué son las 5W + H?
• ¿Quién las debe o puede utilizar?
• ¿Cómo? ¿Dónde? y
• ¿Cuándo se puede utilizar esta herramienta? (ahí te e planteado ejemplos) y;
• ¿Porqué es importante?

¿Te diste cuenta cómo utilicé esta herramienta en este último ejemplo? 

Al plantearme estas preguntas me aseguro de tratar la mayoría de los detalles necesarios para que puedas comprenderlo mejor.

Bueno, quiero dejarte una pregunta ¿Cómo has utilizado tú esta herramienta de 5W + H? o ¿Cómo piensas utilizar este método ahora que ya lo conoces?

Como ya sabes, cualquier sugerencia la puedes dejar en los comentarios, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

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TÉCNICA DE LOS 5 PORQUÉ

TÉCNICA DE LOS 5 PORQUÉ

En este Blog vamos a explicar este tipo de Herramienta para el análisis de causas. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

La estrategia de los "5 porqués" como su propio nombre lo dice, consiste en examinar cualquier problema y formularnos la pregunta: 

1. "¿Por qué?". 
2. Una vez respondido el primer "porqué" se va a generar otro "¿porqué?"; 
3. La respuesta al segundo "¿porqué?" pedirá que nuevamente generemos otro "¿porqué'" y 
4. Así sucesivamente...
5. ... ¿Porqué?

Ese es el motivo del nombre de esta herramienta de análisis de "5 ¿porqué?".

Se recomienda tratar de llegar a realizar 5 veces esa misma pregunta, para de esa manera ahondar o investigar más a fondo en el meollo del problema. Pero en muchas ocasiones no necesariamente se va a poder repetir la misma pregunta varias veces. En algunas oportunidades se podrá peguntar hasta tres o incluso dos veces. Lo ideal sería que puedas completar con los 5 porqués. 

Esta herramienta es sencilla y fácil de aplicar, no tiene gran dificultad de aplicación, y muchas veces es muy eficaz para descubrir la raíz de un problema.

Está muy relacionada con la capacidad investigativa que tienen algunos niños en etapa de aprendizaje. Donde se aprecia que son muy insistentes y hasta acosadores con las preguntas del "porqué de las cosas". 

Debido a su simplicidad de aplicación, se puede adaptar de forma rápida para que puedas resolver casi cualquier problema, por lo que debemos hacerla nuestra y aplicarla siempre que sea necesario.

Cuando quieras resolver un problema, comienza con el resultado final de la situación que quieres analizar y trabaja hacia atrás; hacia la raíz. Pregunta de manera continua: "¿Por qué pasó esta situación?" Repite una y otra vez la pregunta hasta que la causa raíz del problema se haga evidente.

No obstante, debes tener en cuenta que si no obtienes una respuesta correcta de manera rápida, es posible que tengas que aplicar otras técnicas para solucionar problemas como el ISHIKAWA.

Si no sabes mucho de esta herramienta te dejaré el enlace de uno de mis videos en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA el cual puedes verlo dándole click aquí o en la siguiente imagen:

Regresemos a revisar nuestra herramienta. El objetivo final de los "5 Porqué" es determinar la causa raíz de un defecto o problema. Vamos a ponerlo en práctica mediante un ejemplo.

Se ha presentado la siguiente situación.

• PROBLEMA: 

"El piso del baño está generando resbalones del personal que ingresa a utilizarlo"

• RIESGO: 

"Caídas del personal que ingresa a utilizar el Baño debido al piso resbalozo"

Vamos a resolver este problema aplicando esta técnica:

• 1er Porqué: ¿Porqué el piso del baño está generando resbalones del personal que ingresa a utilizarlo? 

RPTA N° 1: Porque el piso se encuentra mojado o con presencia de humedad.

• 2do Porqué: ¿Por qué el piso se encuentra mojado o con presencia de humedad? 

RPTA N° 2: Porque nadie le está haciendo limpieza y mantenimiento constante.

• 3er Porqué: ¿Porqué nadie le está haciendo limpieza y mantenimiento constante? 

RPTA N° 3: Porque ha cambiado el programa y la frecuencia de limpieza y mantenimiento.

• 4to Porqué: ¿Por qué ha cambiado el programa y la frecuencia de limpieza y mantenimiento? 

RPTA N° 4: Porque el personal del área de mantenimiento a disminuido.

• 5to Porqué: ¿Por qué el personal del área de mantenimiento a disminuido? 

RPTA N° 5: Porque se ha reducido el presupuesto de dicha área.

Ahora ¿entiendes un poco mejor?... Este ejemplo es muy sencillo y con el único objetivo que las respuestas también sean sencillas y evidentes para su fácil comprensión. 

Sé muy bien que en el ámbito laboral o personal te encontrarás con problemas más complejos que resolver.

En este ejemplo también hemos visto que lo que parecía ser un problema superficial, asignable quizá a una mala ejecución del servicio, terminó siendo un problema presupuestario y quizá si se sigue estableciendo preguntas, podría llegarse a otras causas mayores.

Como verás, esta es una técnica que puede ser muy práctica, y no necesariamente tienes que siempre llegar a formular estos "5 porqués", en algunos casos sólo bastará con 3. Y en algunos otros casos, las 5 preguntas quizás lleguen a ser insuficientes. Para casos como esos, estaríamos tratando con problemas más complejos y para analizarlos podrías adoptar otras técnicas como el ISHIKAWA, o el Árbol de Problemas. Como ya lo mencionamos minutos antes puedes consultar el video relacionado que dejo en la descripción.

Bueno, sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING

LLUVIA DE IDEAS - BRAINSTORMING 

La lluvia de ideas es una herramienta de trabajo que potencia la creatividad de los equipos con la finalidad de encontrar soluciones a situaciones concretas. Generalmente, estas sesiones de BRAINSTORMING se realizan en un ambiente más relajado porque el objetivo principal es que las ideas fluyan. Lo recomendable es que se realice esta técnica con integrantes de la organización que tengan distintas funciones y niveles jerárquicos. Esto último mencionado, es con el propósito de aprovechar el conocimiento colectivo del grupo y desarrollar un listado de acontecimientos relacionados. Recuerda que también puedes acceder a la vista del video explicativo de este tema en mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA dándole click aquí o en la siguiente imagen:

El objetivo es que se generen ideas acerca de los PROBLEMAS de la organización. Y cuando hablamos de PROBLEMAS, nos estamos refiriendo a cualquier acontecimiento desfavorable. Podríamos decir: RIESGOS, ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC. 

También puede utilizarse como marco de referencia un listado o conjunto de categorías de PROBLEMAS pre-establecidos. Este listado o conjunto de PROBLEMAS servirán para romper el hielo y hacer que los participantes aporten sus opiniones.

Hablemos ahora acerca de los Requerimientos para desarrollar esta técnica: 

¿Qué es lo que necesitamos para desarrollarla?

1. PRIMERO: Debemos tener un PROBLEMA a solucionar. Vuelvo a repetirlo, cuando hablamos de PROBLEMA nos podemos referir a ACCIDENTES, NO CONFORMIDADES, RIESGOS (para iniciar una Gestión de Riesgos), PROBLEMAS MEDIO AMBIENTALES, RECLAMOS, ETC.
2. SEGUNDO: Un grupo con potencial para trabajar en equipo. Puede ser desde un pequeño equipo operacional de entre 5 y diez personas (por ejemplo: Gerentes, especialistas, asesores, entre otros)
3. TERCERO: Un tablero, grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos como una pizarra con algunos plumones para escribir, o una pantalla digital o proyector donde podamos hacer gráficos o escrituras. 
4. Y como CUARTO punto: Un facilitador, alguien cuya función es obtener las sugerencias de los participantes, que no imponga sus opiniones, pero que tenga aptitudes de liderazgo para mantener el orden y el propósito de la sesión.

Ahora: 

¿Cómo realizar esta técnica?

Antes de hablar del procedimiento vamos a tratar acerca de las Reglas básicas:

• El facilitador es el que dirige cada sesión: Esto es algo que debemos dejar en claro y hacer que se respete al inicio y durante el desarrollo de cada sesión de BRAINSTORMING. Esto es con el fin de que no se desordene el grupo, y se desvíen del propósito principal que tiene esta herramienta.
• Definir bien los objetivos: Todos los participantes deben estar al tanto de cual es el problema o situación a solucionar. Esta es la manera más efectiva de orientar las ideas hacia un objetivo en común.
• Promover la colaboración: El facilitador siempre puede y debe dar sugerencias a los participantes a manera de motivarlos a opinar. Pero debemos de recordar que la lluvia de ideas es un trabajo en equipo. Es por ello importante dejar claro, que es mejor aportar opiniones entre todos; en lugar de generar una especie de competencia por dar la mejor idea u opinión.
• No se debe permitir la crítica negativa a la sugerencia de cualquier integrante: En el BRAINSTORMING, TODAS las ideas están permitidas, por muy extrañas o alocadas que parezcan. De hecho, la mayoría debería de surgir de manera espontánea y el análisis llegará después. Mientras tanto, es necesario fomentar las participación y que los integrantes se sientan con libertad de expresión.
• Todas las sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas).
• Tenemos que usar una comunicación abierta y eficaz
• Desarrollar la confianza entre los miembros del equipo
• Gestionar los conflictos de manera constructiva.
• Fomentar la resolución de los problemas y la toma de decisiones de modo colaborativo; es decir, en equipo.

Ahora ya podemos hablar del Procedimiento:

1. DEFINIR EL PROBLEMA: Antes de comenzar la sesión o debate, ya deberías de tenerlo definido. Este es el punto de partida, y para que la técnica funcione, es fundamental que el PROBLEMA a analizar sea preciso desde el inicio. Si no lo tienes definido o IDENTIFICADO, pide sugerencias. Para ello puedes plantearlo en forma de pregunta.
2. DEJAR EN CLARO EL ROL DE LOS PARTICIPANTES: Así como te lo hemos explicado a tí en minutos anteriores. También debemos explicárselo a los participantes. Ten en claro que ellos forman parte del debate. Selecciona a aquellos que realmente pueden ser útiles en la solución del PROBLEMA. Luego, selecciona al MODERADOR. Recuerda que también hemos mencionado las características que esta figura debe tener y no necesariamente tienes que ser tú.
3. ESTABLECER LAS REGLAS DEL JUEGO: Tú conoces a tu equipo y el objetivo que te propones. Por tanto eres el más indicado para decir las reglas que todos deben seguir. Ahora, hay una regla que NUNCA debe faltar y es que NO SE DEBE CRITICAR A LOS DEMÁS.  Sé que lo estoy repitiendo varias veces; pero RECUERDA, es la ÚNICA manera, que todas las ideas puedan salir a la luz con total libertad.
4. COMENZAR LA TORMENTA DE IDEAS: ¿Cómo empezamos con esta tormenta? Escribe el PROBLEMA para que sea visible por TODOS. Puedes utilizar una diapositiva, una pizarra, un papelógrafo o cualquier otra herramienta visual que tengas a la mano. Una vez hecho esto, tenemos dos alternativas. La primera es dar algunos minutos para que los participantes piensen de manera individual. Y la segunda, es desarrollar la técnica de manera totalmente espontánea. Plantea el tema y deja que las ideas fluyan libremente. Recuerda No permitir las críticas a las sugerencias de los demás por parte de nadie. 
5. CULMINAR LA LLUVIA DE IDEAS: La actividad termina cuando los participantes dejen de generar ideas. Luego de ello, debemos resumir en la pizarra las decisiones del grupo: Las causas o efectos, El impacto, La probabilidad, Controles existentes, etc. Agrupamos las OPINIONES que guarden relación y se descartamos las que resultan repetitivas. Explicamos con más detalle aquellas opiniones que puedan generar dudas. Las ordenamos por prioridad (empezando por los que el equipo considere más importantes). Y al final, cuando todas estén organizadas, se redactará un documento que permita analizar claramente las diferentes alternativas para enfrentar determinado PROBLEMA.

VAMOS A TRATAR ESTO MEDIANTE UN EJEMPLO:

Tenemos el siguiente riesgo para un PROYECTO (A manera de EJEMPLO Estamos hablando de RIESGO pero también podemos decir que se trata de un PROBLEMA).

• PROYECTO: NUEVO ESTABLECIMIENTO PENITENCIARIO EN LA CIUDAD DE XXX
• PROBLEMA O RIESGO: "Oposición o condicionamiento de la comunidad a la continuidad del PROYECTO"
• EQUIPO DE TRABAJO ASIGNADO: "Equipo profesional técnico desarrollador del PROYECTO" (en este caso está conformado por 12 especialistas)

Las conclusiones tomadas de la lluvia de ideas realizada con el equipo fueron las siguientes:

• ~ Falta de aceptación Comunitaria al proyecto
• ~ Incremento de quejas y reclamos sociales
• ~ Pérdida de credibilidad de las instituciones públicas ante la comunidad
• ~ Insatisfacción respecto a la seguridad de la población.

Ante estas dificultades, se establecieron las siguientes soluciones:

• ~ Implementación de charlas informativas.
• ~ Aplicación de Estrategia Comunicativa radial y Televisiva a nivel local
• ~ Implementación y desarrollo de escenarios de información, concertación y compromiso.
• ~ Seguimiento a ejecución de compromisos institucionales

Una vez más quiero agradecer que hayas visto el Blog hasta este punto y decirte que espero puedas ver el próximo Blog que suba. Sin más detalles que agregar respecto a este tema, te invito a que te suscribas a mi canal de YouTube conocido como Gestor Calidad - SSOMA y también si no te quedó claro algo de lo mencionado en este blog, te invito a que lo dejes en los comentarios, compartir este material con todas a las que les puede ayudar este documento y seguirme en las redes sociales:

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Nos vemos hasta la siguiente oportunidad. 

Saludos cordiales,

 Gestor Calidad - SSOMA