Norma ISO, Punto 6.1: Acciones para abordar los riesgos y oportunidades
El día de hoy vamos a tratar respecto al punto 6.1 de la Norma ISO donde nos pide las Acciones correspondientes para abordar los riesgos y oportunidades. A continuación te dejo el enlace del video explicativo que está en mi canal de YouTube
6.1.1 Al planificar el sistema de gestión de la calidad, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1 y los requisitos referidos en el apartado 4.2, y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de:
a)
asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados
previstos;
b)
aumentar los efectos deseables
c)
prevenir o reducir efectos no deseados;
d) lograr
la mejora.
¿Qué es lo que significa lo mencionado en este punto de la norma?
Como se puede leer en el primer párrafo de este
punto, la Norma ISO nos está pidiendo que utilicemos lo trabajado al momento de
implementar los puntos 4.1 y 4.2; aquellos factores que tratan acerca del
"Contexto de la Organización” y “Partes Interesadas"
correspondientemente.
¿Recuerdan cuando tratamos todo lo referido en el
punto 4.1 Contexto de la Organización? En esos Blogs menciono que hay distintas
formas de implementar este punto de la Norma ISO (FODA, PESTEL, AMOFHIT). En
caso de no recordarlo te dejo los enlaces de las páginas de mi Blog donde trato
de este tema.
FODA: https://gestorisos.blogspot.com/2020/08/uso-del-fodadofadafo-para-implementar.html
PESTEL: https://gestorisos.blogspot.com/2021/09/analisis-pestel-norma-iso-41-contexto.html
AMOFHIT: https://gestorisos.blogspot.com/2021/09/41-como-hacer-un-analisis-amofhit.html
PARTES INTERESADAS: https://gestorisos.blogspot.com/2020/08/identificacion-de-las-necesidades-y.html
Bueno, ahora que ya recordamos este tema, pues
ahora tenemos que utilizar todos aquellos aspectos positivos y negativos
encontrados en el FODA, PESTEL o AMOFHIT para planificar y abordar acciones que
ayuden a aprovechar estos aspectos positivos y prevenir que ocurran los
aspectos negativos identificados. Te dejaré también los enlaces de los videos
para que puedas saber más al respecto.
Por ejemplo, si al momento de implementar el punto 4.1 de la Norma ISO referente al contexto de la organización utilizaste el análisis FODA, entonces los riesgos vendrían a ser las AMENAZAS y las OPORTUNIDADES son aquellas que se han identificado por el mismo nombre.
En este punto la Norma nos está pidiendo que todas
esas AMENAZAS y OPORTUNIDADES identificadas sean incluidas en la planificación
de nuestro Sistema de Gestión. Esto es con la finalidad de que nuestro Sistema
tenga coherencia y pueda lograr los objetivos planteados, repotenciando las
acciones destinadas a aprovechar las OPORTUNIDADES identificadas. También de
manera preventiva que adopte acciones para evitar que las AMENAZAS
identificadas afecten el desempeño de nuestro sistema. Y de esta manera obtener
la ansiada Mejora continua.
Te Recuerdo nuevamente que debes considerar las AMENAZAS y OPORTUNIDADES ya que, no tendría coherencia que realices tu análisis de CONTEXTO y PARTES INTERESADAS y luego no los tomes en cuenta al momento de planificar tu Sistema de Gestión.
Sigamos viendo lo que nos dice la Norma en el punto 6.1.2.
La
organización debe planificar:
a) las
acciones para abordar estos riesgos y oportunidades;
b) la
manera de:
1) integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.4.);
2) evaluar la eficacia de estas acciones.
Las
acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser
proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los
servicios.
¿Qué es
lo que significa lo mencionado por este punto de la norma?
Como lo dijimos anteriormente, la organización
debe planificar ACCIONES. Es decir, ACTIVIDADES para poder CONTENER los RIESGOS
y APROVECHAR las OPORTUNIDADES. Lo primero que debes hacer es plantearte la siguiente
pregunta: ¿Cómo mitigo o controlo estos riesgos? ¿Qué debo de hacer? y ¿Cómo
aprovecho esta oportunidad? ¿Qué puedo hacer?
Lo siguiente a realizar es trasladar estos riesgos
y oportunidades en un documento donde procederás a planificar su tratamiento
colocando las actividades para contenerlos o aprovecharlos. Al final del video
te mostraré una plantilla en excel donde los puedes plasmar.
Recuerda que al hablar de planificación estamos
diciendo que vamos a determinar
* ¿Qué es lo que vamos a hacer?
* ¿Quién lo va a hacer?
* ¿Cómo se va a realizar dichas actividades?
* ¿Cuándo, durante y en qué tiempos se van a
realizar? y,
* ¿Dónde se va a poner en práctica dicha
actividad?
Es por este motivo que el documento donde se
plasme la planificación debe ser lo suficientemente completo y deje de lado las
ambigüedades.
Tenemos acá un archivo en excel que tiene todo lo
básico para poder ordenar la planificación de los riesgos y oportunidades.
Como puedes ver, en una parte tiene los RIESGOS y
en otra las OPORTUNIDADES, también tiene las filas correspondientes para saber
qué actividad se va a realizar, la frecuencia, el nombre o puesto encargado de
realizar dicha actividad, el responsable de hacerle seguimiento, un cronograma
de apoyo para saber las fechas o meses que se deben cumplir y el tipo de
evidencia necesaria para registrar su cumplimiento.
Ahora, debo decirte que este es un documento para
ordenar la planificación de este punto de la norma. Pero existe otro documento
donde se evaluarán los riesgos antes de ser ingresados en esta plantilla. ¿Por
qué? te estarás haciendo la pregunta en este momento. Bueno, la respuesta es
porque no todos los riesgos que has identificado quizás en tu FODA tienen el
mismo nivel de criticidad.
Un ejemplo. No debería tener la misma importancia
un riesgo que puede cerrar mi organización al Riesgo que quizá solo me genere
retrasos en la entrega de un producto o servicio. Ahí tienes que identificar
las diferencias entre uno y otro riesgo. Lo mismo con las OPORTUNIDADES.
Volviendo al documento, en algunas organizaciones
tienen distintos formatos para generar un PLAN. Algunas organizaciones tienen
un documento con Objetivos, Alcance, referencias normativas, Responsabilidades,
Anexos y Registros.
Cualquiera de los dos tipos de documentos sirve
para dar cumplimiento a este punto de la Norma. A menos que por normativa Legal
de tu país te obligue a plasmarlo en un documento específico. O quizá que
cumpla con alguna estructura específica. Recuerda que en caso de interponerse
normativa legal, la norma ISO te dice que debes darle cumplimiento a lo
establecido por la Ley.
Por ejemplo acá en Perú existe una norma que
regula la identificación de Riesgos para Proyectos e incluso te brinda los
formatos para la identificación y evaluación de estos RIESGOS. Me gustaría
ahondar más en esta norma pero eso lo veremos en otro video explicativo.
Ahora veamos también las dos notas adicionales que
nos deja Norma ISO en su documento:
NOTA 1
Las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir
riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar
la probabilidad o las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos
mediante decisiones informadas.
En esta Nota adicional que nos menciona la norma
ISO. Nos está brindando una parte de la metodología que podemos utilizar para
el control de los RIESGOS y OPORTUNIDADES. Es
similar a lo utilizado en la MATRIZ IPER, también explicada en la
Gestión de RIESGOS del PMBOK y en la ISO 31001. Hay un video explicativo de la
matriz IPER que puedes encontrar en mi
canal de YouTube.
NOTA 2 Las oportunidades pueden conducir a la adopción de nuevas prácticas, lanzamiento de nuevos productos, apertura de nuevos mercados, acercamiento a nuevos clientes, establecimiento de asociaciones, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización o las de sus clientes.
Como se puede leer en estas últimas Notas nos
menciona algunas formas y ejemplos de tratamiento que puedes adoptar para las
OPORTUNIDADES una vez que las has identificado.
Recuerda que hay varios videos previos que puedes
consultar en mi canal donde explico la importancia y las diversas herramientas
de trabajo para la identificación y gestión de RIESGOS y OPORTUNIDADES.
Bueno, espero que con esta explicación hayas
entendido un poco más acerca de este punto de la Norma.
Los invito a que compartan con todos sus amigos el
presente documento y me sigan en las redes sociales:
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Saludos cordiales,
Gestor Calidad
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